Już w ubiegłych latach przedsiębiorcy docenili zalety dofinansowywanych szkoleń. Można było wysłać pracownika na kurs, ponosząc niewielkie wydatki. Większość pokrywał bowiem budżet sektorowego programu operacyjnego „Rozwój zasobów ludzkich”. Ponad 330 tysięcy firm skorzystało z tej możliwości. Podczas gdy budżet całego programu „Rozwój zasobów ludzkich” w latach 2004 – 2006 wynosił blisko 2 mld euro, tak na lata 2007 – 2013 kształtuje się na poziomie ponad 11 mld euro. Będą one dostępne dla różnych instytucji, w tym m.in. dla przedsiębiorców w programie „Kapitał ludzki”. Jego podstawowym celem jest wzrost zatrudnienia i spójności społecznej w Polsce. Dlatego środki programu są przeznaczone na przygotowania projektów skierowanych zarówno dla kadry zarządzającej, jak i dla etatowych pracowników. Wolno organizować szkolenia ogólne, jak i dostosowane do specyfiki konkretnej firmy.

Dotychczas, gdy chcieliśmy przeszkolić swoich pracowników z dofinansowaniem z „Kapitału ludzkiego”, musieliśmy skorzystać wyłącznie z usług instytucji szkoleniowych. Teraz już nie ma takiego obowiązku, chociaż taka możliwość, oczywiście, została. Sami możemy urządzić szkolenie, zatrudniając zewnętrznych fachowców lub werbując wykładowców spośród własnego personelu. W takiej sytuacji sami jednak bezpośrednio występujemy o środki na szkolenia. Czyli sami przygotowujemy i składamy wniosek, dostosowując program szkolenia do swoich rzeczywistych potrzeb. Jeśli więc mamy takie specyficzne potrzeby, a jednocześnie czujemy się na siłach oraz dysponujemy zapleczem technicznym i logistycznym, to „Kapitał ludzki” nas wesprze. Czasami szkolenia przeprowadzane we własnym zakresie mogą skuteczniej odpowiadać rzeczywistym potrzebom firmy. Ponadto łatwiej je dostosować do wymagań stawianych poszczególnym osobom i na specyficznych stanowiskach pracy. Nauka w miejscu pracy jest również tańsza, mniej kłopotliwa i łatwiejsza do zorganizowania niż wysyłanie pracowników na szkolenia zewnętrzne. Jeżeli nie chcemy się jednak borykać z formalnościami, postawmy na firmy zewnętrzne. Doświadczenie firm szkoleniowych na pewno będzie procentować w nadchodzących latach. Warto więc wciąż poszukiwać dofinansowywanych szkoleń na zewnątrz. Ich atutem jest właśnie to, że przedsiębiorcy i ich pracownicy są odbiorcami pomocy unijnej, ale nie muszą samodzielnie przygotowywać wniosków o dofinansowanie i startować w konkursach.

Trzeba dobrze przygotować samodzielny projekt i przeprowadzenie szkolenia we własnym zakresie. Pieniądze unijne muszą bowiem trafiać w rzeczywiste potrzeby firmy i rynku pracy oraz przyczyniać się do realizacji celów zarówno Europejskiego Funduszu Społecznego, jak i w szczególności polskiego programu „Kapitał ludzki”. Fundusze nigdy nie powinny zastępować środków własnych, są bowiem wartością dodaną. Dlatego należy bardzo precyzyjnie uzasadnić i potrzeby szkoleniowe, i to, dlaczego się staramy o unijne pieniądze. Dla przykładu: wykazujemy, że dzięki dotacji przeszkolimy więcej osób, że kursy zyskają szerszy zakres oraz zostaną na nich poruszane dodatkowe zagadnienia. Ponadto we wniosku warto podać, że część kursantów będzie w średnim wieku lub starszych. Preferowane są szkolenia dla osób w wieku 50+. Dlatego też ich udział w grupie szkolonych powinien być jak największy (oczywiście w miarę możliwości). Jednocześnie warto zorganizować kursy dla pracowników o niższych kwalifikacjach. Uzasadnienie, że dzięki szkoleniom będzie im łatwiej utrzymać się na rynku pracy, też powinno zyskać większą przychylność urzędników. Inny ważny argument: ze szkoleń skorzystają osoby, które nie miały takiej możliwości w poprzednich latach. W szczególności te, które nie korzystały ze wsparcia programów realizowanych w okresie 2004 – 2006. I wreszcie warto mieć na uwadze, że cele szkolenia powinny wpisywać się w szerszą koncepcję rozwoju przedsiębiorstwa. Stąd atutem może być załączona prezentacja strategii firmy w zakresie jej rozwoju, w tym polityki szkoleniowej.

Poziom dofinansowania zależy od tego, czy szkolenie ma charakter ogólny, czy specjalistyczny. I tak wielkość pomocy publicznej z tytułu szkolenia jednej osoby może wynieść od 35 do 80 proc. tzw. wydatków kwalifikowanych, czyli takich, na które przysługuje dofinansowanie. Zakres tych wydatków zawierają wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach programu operacyjnego „Kapitał ludzki”. Zgodnie z nim w zasadzie wszystkie wydatki mogą mieć charakter kwalifikowanych, jeżeli są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu oraz są efektywne. To znaczy, że spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat). W praktyce są to wszystkie koszty związane bezpośrednio ze szkoleniami, czyli tzw. wydatki miękkie. Jednak w pewnych granicach, w ramach tzw. cross-financingu, wolno również sfinansować inwestycje „twarde”, czyli związane z niewielkimi pracami budowlanymi (np. dostosowanie pomieszczeń do potrzeb szkoleniowych, w tym w szczególności do potrzeb osób niepełnosprawnych) oraz z zakupem sprzętu (np. pomoce naukowe, komputery, rzutniki do pokazu prezentacji, niezbędne wyposażenie biurowe itp.).