W świetle art. 223 § 1-3 kodeksu pracy, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu jej świadczenia oraz właściwego użytkowania udostępnionych podwładnemu narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring). Ten nadzór nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych etatowca.
Z przywołanych przepisów jednoznacznie wynika, iż pracodawcę obowiązuje zakaz czytania prywatnych e-maili podwładnych wysłanych ze służbowej elektronicznej skrzynki pocztowej.
Spisane zasady
Cele, zakres i sposób zastosowania w/w monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a jeśli zatrudniający nie jest objęty układem zbiorowym pracy bądź nie jest zobligowany do ustalenia regulaminu pracy – w obwieszczeniu. Pracodawca ma obowiązek poinformować załogę o tym, że wprowadza monitoring, w sposób przyjęty w zakładzie – np. poprzez rozesłanie maili czy wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń – najpóźniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Ta wiadomość musi być sformułowana w sposób przejrzysty, zwięzły, zrozumiały, napisana jasnym i prostym językiem (art. 12 ust. 1 RODO).
Z wiadomością o stosowanym w firmie monitoringu służbowej poczty elektronicznej trzeba odrębnie informować każdą nowo zatrudnianą osobę. Pracodawca ma obowiązek przekazać jej pisemną informację o celach, zakresie i sposobach zastosowania monitoringu przed dopuszczeniem jej do pracy.
Wprowadzając monitoring poczty, pracodawca musi oznaczyć ten fakt w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż na jeden dzień przed uruchomieniem kontroli w tej formie (art. 222 § 6-10 k.p.).
