Zmieniając firmę pracownicy bardzo często nie dopełniają ciążących na nich obowiązków związanych z udokumentowaniem elementów lub informacji istotnych do rozliczeń. Zmiana pracodawcy – choć oznacza rozpoczęcie nowej karty w życiu – zobowiązuje do udokumentowania faktów z przeszłości.
Staż pracy
Do celów urlopowych niezbędne jest dostarczenie nowemu pracodawcy informacji, na podstawie których będzie on mógł ustalić jego wymiar. O ile prawo nie nakazuje dostarczenia wszystkich kopii świadectw pracy oraz dyplomów szkolnych, o tyle często jest to praktykowane w celu pewności co do prawidłowości wyliczeń.
Koniecznie jest natomiast dostarczenie do nowej firmy świadectwa pracy z ostatniego miejsca pracy, gdy okres zatrudnienia zakończył się w roku kalendarzowym podjęcia kolejnej pracy. Zawarte są w nim bowiem niezbędne informacje dotyczące wykorzystanego urlopu oraz innych absencji w danym roku kalendarzowym, które są limitowane.
Rozliczenie z ZUS do limitu
Pracownicy osiągający wysoki przychód muszą się liczyć z tym, że w przypadku zmiany pracodawcy powinni dostarczyć informację na temat osiągniętego przychodu, stanowiącego w danym roku kalendarzowym podstawę składek na ubezpieczenia społeczne. W przypadku bowiem przekroczenia limitu ZUS na dany rok nowy pracodawca będzie musiał zaprzestać naliczania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Choć co do zasady pracownicy nie muszą składać oświadczenia w tej sprawie, a pracodawca nie może od nich tego żądać, to jednak warto to zrobić, aby uniknąć niepotrzebnych nadpłat i korekt składek.
Inaczej z podatkiem
O ile przy rozliczeniu z ZUS prędzej czy później pracodawca ustali faktyczne dane, odmiennie ma się kwestia rozliczenia z fiskusem. Tu bowiem pracownik może wybrać i zadeklarować chęć naliczenia wyższej zaliczki. Jeżeli tego nie zrobi, nowy pracodawca ma obowiązek ustalać podstawę opodatkowania od początku, stosując obowiązującą skalę podatkową. W takim przypadku pracownik musi się liczyć z niedopłatą podatku w rozliczeniu rocznym.
Magdalena Ciałkowska, menedżer ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi i Administracji Kadrowo-Płacowej w Dziale Usług Księgowych BDO
Badania też ważne
W przypadku zmiany pracodawcy przy jednoczesnym zachowaniu stanowiska i zakresu obowiązków może się okazać, że nie ma potrzeby ponownego przeprowadzenia wstępnych badań lekarskich. Jeżeli bowiem pracownik posiada ważne zaświadczenie o braku przeciwwskazań do pracy na stanowisku, na którym występują warunki pracy jak na zajmowanym przez niego w poprzedniej firmie (określone w skierowaniu na badania), wówczas może dostarczyć je nowemu pracodawcy bez konieczności wykonywania kolejnych badań.
