Przez wiele lat regulaminy pracy i wynagradzania mieli obowiązek tworzyć pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników. Od 1 stycznia 2017 r. stan zatrudnienia zobowiązujący do wprowadzania tych regulacji podniesiono do 50 etatowców.
Pracodawca, który rozpoczął działalność z początkiem 2017 r., ma jasną sytuację w tej kwestii. Problem mogą mieć firmy, które do 31 grudnia 2016 r. powinny były mieć regulaminy, a od nowego roku nie muszą ich tworzyć.
Po pierwsze nie ma podstaw, aby uznać, że wraz z 1 stycznia 2017 r. dotychczasowe regulaminy przestały obowiązywać. Żaden przepis nie przewiduje ich wygaśnięcia z uwagi na liczbę zatrudnianych pracowników mniejszą niż graniczne 50. W takim przypadku pracodawca może pozostawić regulaminy jako obowiązujące, co wydaje się być najmniej problematycznym rozwiązaniem. Może jednak również rozważyć ich uchylenie.
Przepisy nie regulują trybu uchylenia regulaminów. Należy przyjąć, że obowiązują tu zasady stosowane przy ich tworzeniu czy modyfikowaniu, z uwzględnieniem udziału pracowników, w szczególności zakładowych organizacji związkowych – jeżeli takie w zakładzie funkcjonują.
Jednak uchylenie tych przepisów nie wystarcza. Zagadnienia, które były w nich uregulowane, trzeba unormować w innej formie i przekazać do wiadomości pracowników.
Przy rezygnacji z regulaminu wynagradzania zawarte w nim postanowienia mogą stać się częścią umowy o pracę. W praktyce, gdy taki regulamin określał zasady przyznawania dodatkowych świadczeń – np. premii czy nagród, to wydaje się, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby ująć je w nowym regulaminie premiowania i w osobnym regulaminie nagród i wyróżnień, niebędących jednak formalnie nowym regulaminem wynagradzania. Regulacja zakładowa, która nie spełnia łącznie kryteriów w zakresie treści i sposobu wprowadzania przewidzianych dla regulaminu – zarówno wynagradzania, jak i pracy – zawierająca jednak cząstkowe uregulowania ich poszczególnych zagadnień, nie staje się bowiem automatycznie regulaminem wynagradzania czy pracy.
Z kolei rezygnacja z regulaminu pracy nie może oznaczać, że w zakładzie zapanuje chaos i anarchia, a pracownicy będą pozbawieni informacji o kwestiach porządkowo-organizacyjnych. Zasadą jest, że w zakładach niezobowiązanych do tworzenia regulaminu pracy informacja dodatkowa o warunkach zatrudnienia, którą trzeba przekazywać pracownikom w terminie 7 dni od zawarcia umowy, ma szerszy charakter. Poza określeniem pory nocnej, miejsca, terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy, powinna ona dodatkowo odnosić się do kwestii usprawiedliwiania nieobecności. Uchylenie regulaminu pracy spowoduje więc konieczność zaktualizowania tych informacji.
Należy też pamiętać, że takie zagadnienia jak systemy i rozkłady czasu pracy oraz informacje dotyczące przyjętego okresu rozliczeniowego w firmie niezobowiązanej do posiadania regulaminu pracy, trzeba ustalić w tzw. obwieszczeniu.
Gdy regulamin pracy zawierał postanowienia dotyczące odpowiedzialności porządkowej bądź procedury dodatkowe – np. w zakresie udzielania urlopów na żądanie, nic nie stoi na przeszkodzie, aby utrzymać je w mocy w ramach zakładowych źródeł prawa pracy, które nie mają rangi regulaminu pracy.
Autor jest prawnikiem, ekspertem prawa pracy
