- Jak długo należy przechowywać ewidencję czasu pracy pracownika? Czy są w tym zakresie jakieś regulacje? – pyta czytelnik.

Karta ewidencji czasu pracy obejmuje informacje o pracy w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach. W stosunku do pracowników młodocianych zakład musi uwzględniać w ewidencji również czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Do ewidencji dołącza się wnioski pracowników o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny.

Należy przyjąć, że ewidencja powinna być przechowywana przez trzy lata. Wynika to pośrednio z art. 291 § 1 kodeksu pracy, zgodnie z którym roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Celem zaś prowadzenia ewidencji czasu pracy jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 k.p.).

Na taki okres jej przechowywania wskazuje także art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 1155 ze zm.). Jest to jedyna regulacja odnosząca się wprost do przechowywania ewidencji, ale dotyczy bezpośrednio tylko pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowców.

Okres trzech lat należy w tym wypadku liczyć od końca okresu rozliczeniowego czasu pracy, który obejmuje taki rejestr.

Ewidencja nie jest dokumentacją wchodzącą do akt osobowych pracownika ani dokumentacji płacowej. Tylko w przypadku tych dokumentów obowiązuje 50-letni okres przechowywania, liczony od:

- momentu ustania zatrudnienia – w przypadku akt osobowych lub

- dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.