Lista czynności, które właściciel firmy musi załatwić w kancelarii notarialnej, jest długa. Wśród nich króluje zawieranie aktów notarialnych.

Kupując lub sprzedając nieruchomość, przedsiębiorca musi odwiedzić notariusza, w przeciwnym razie transakcja będzie nieważna. Nie ma żadnych przepisów, które regulowałyby, jakie dokumenty są niezbędne przy tego typu czynnościach. Niemniej notariusze zawsze ich żądają. Chodzi o to, by uniknąć pomyłek oraz wyeliminować oszustów. Najważniejszy jest odpis z księgi wieczystej. Wynika z niego m.in., kto jest jej właścicielem oraz czy nie jest ona obciążona hipoteką.

Akt notarialny przed podpisaniem powinien być odczytany przez notariusza. Zostaje on w kancelarii, a strony otrzymują jego wypisy, które mają moc oryginału.

Za sporządzenie wypisu, odpisu lub wyciągu z akt notarialnych płaci się notariuszowi 6 zł za każdą stronę (7,32 zł z VAT). W sumie pięć zwyczajowo wypisów to 250–350 zł. Notariusz też pobiera wynagrodzenie. Solidarnie odpowiadają za nie strony umowy. Zazwyczaj notariusza opłaca kupujący.

Wysokość opłat notarialnych określa rozporządzenie ministra sprawiedliwości. Zawiera ono stawki maksymalne, jakie może pobrać rejent. Na transakcji zarabia też fiskus. W jego imieniu notariusz pobiera podatek od czynności cywilnoprawnych – 2 proc. wartości nieruchomości. Notariusz może pomóc załatwić formalności, tj. w sądzie wieczystoksięgowym złożyć wniosek o założenie księgi wieczystej lub o dokonaniu wpisu do niej.

Rejenci poświadczają też własnoręczność podpisu na dokumencie, np. na pełnomocnictwie. O poświadczenie można wystąpić w dwojaki sposób: podpisać się na dokumencie w obecności notariusza, który potwierdzi tylko podpis. Można też złożyć podpis wcześniej, a potem odwiedzić notariusza i uznać przed nim autentyczność swojego podpisu.

Przedsiębiorca może także u notariusza uwierzytelnić zgodność odpisu, wyciągu lub kopii dokumentu z jego oryginałem, np. wyciągu z KRS czy wyroku. To jednak nie wszystko.

U notariusz można poświadczyć datę okazania dokumentu (jest to tzw. pismo z datą pewną). W poświadczeniu wymienia się imię, nazwisko i miejsce zamieszkania osoby, która dokument okazała. Co to daje? Umieszczenie na dokumencie tego typu poświadczenia wzmacnia rangę dokumentu. Ma to znaczenie w kwestiach dowodowych, daje gwarancję, że dokument istniał w dacie, kiedy pokazano go notariuszowi.

Notariusz może przyjąć na przechowanie dokumenty, pieniądze oraz papiery wartościowe. W dwóch ostatnich przypadkach zgodzi się na to, tylko gdy ich przechowanie jest powiązane z inną czynnością przeprowadzaną w jego kancelarii, np. z transakcją nabycia nieruchomości.

U notariusza przedsiębiorca może też załatwić odpisy i wyciągi z dokumentów, a także poprosić o sporządzenie protokołu walnego zgromadzenia spółki.

Maksymalne stawki

Maksymalne stawki opłaty notarialnej przy akcie notarialnym

(w zależności od wartości jej przedmiotu):

- do 3 tys. zł – 100 zł

- powyżej 3 tys. zł do 10 tys. zł – 100 zł + 3 proc. od nadwyżki ponad 3 tys. zł

- powyżej 10 tys. zł do 30 tys. zł – 310 zł + 2 proc. od nadwyżki ponad 10 tys. zł

- powyżej 30 tys. zł do 60 tys. zł – 710 zł + 1 proc. od nadwyżki ponad 30 tys. zł

- powyżej 60 tys. zł do 1 mln zł – 1010 zł + 0,4 proc. od nadwyżki ponad 60 tys. zł

- powyżej 1 mln zł do 2 mln zł – 4770 zł + 0,2 proc. od nadwyżki ponad 1 mln zł

- ponad 2 mln zł – 6770 zł + 0,25 proc. od nadwyżki ponad 2 mln zł

- akt notarialny nie może kosztować więcej niż 10 tys. zł, jeśli kupuje się mieszkanie od kogoś z najbliższej rodziny – więcej niż 7,5 tys. zł

- niektóre transakcje mieszkaniowe objęte są opłatą ulgową

Ile zwykle kosztuje

- poświadczenie własnoręczności podpisu na pełnomocnictwach i innych dokumentach – 20 zł

- poświadczenie zgodności odpisu z okazanym dokumentem – 6 zł za każdą stronę

- doręczenie stronie przeciwnej oświadczenia wniesionego ustnie do protokołu – 40 zł