Wychodząc naprzeciw podwładnym, pracodawcy coraz częściej umożliwiają im świadczenie pracy w domu. Zatrudnieni chętnie korzystają z takiej możliwości, która potocznie zwana jest home office. Efekty swojej pracy przekazują drogą elektroniczną.

Tej formy świadczenia pracy nie należy jednak mylić z typową telepracą. Cechuje ją to, że jest regularnie wykonywana poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Chodzi właśnie o tę regularność świadczenia zadań poza siedzibą pracodawcy. Gdy ta cecha odpada, nie mamy do czynienia z tą formą wykonywania pracy.

Home office, z którym najczęściej się spotykamy w zakładach, to pozostawiona pracownikowi możliwość wnioskowania o pracę zdalną, z domu, w dogodnym dla niego czasie. Tym, co odróżnia tę formę od telepracy, jest okoliczność, że to podwładny sam decyduje, czy i kiedy chce wykonywać zadania poza firmą.

Własne reguły

Z uwagi na brak przepisów prawnych kwestia uregulowania home office pozostawiona jest samym pracodawcom. W wielu firmach, których pracownicy korzystają z tego przywileju, brakuje jednak jakichkolwiek postanowień w tym zakresie. Na zasadzie zwyczaju, celem uzyskania zgody przełożonego, podwładny wnioskuje u szefa o możliwość pracy z domu. Pracodawcom zaleca się jednak, aby tworzyli regulaminy pracy w trybie home office, w formie samodzielnych dokumentów czy ewentualnie inkorporowanych do regulaminu pracy.

Skoro w kodeksie pracy nie ma regulacji, która wprost wskazywałaby na prawa i obowiązki korzystającego z home office i jego pracodawcy w tym zakresie, można sięgnąć po przepisy regulujące formę najbardziej zbliżoną, jaką niewątpliwie jest telepraca. Oczywiście nie mają one zastosowania wprost, ale odpowiednio można uczynić z nich użytek. W zakresie takiej procedury pracodawca z pewnością powinien szczegółowo uregulować kwestię wnioskowania i udzielania zgody na pracę z domu. Można wskazać również na przypadki, w których korzystanie z tej formy jest zabronione – np. w czasie realizacji określonych projektów, kiedy obecność załogi w firmie jest koniecznością.

Transparentność w tym zakresie pozwoli uniknąć zarzutu nierównego traktowania podwładnych. Może się bowiem zdarzyć, że przełożeni będą udzielali zgody na home office tylko niektórym pracownikom, co może być poczytane za ich faworyzowanie, choć prawdziwy powód będzie odmienny – jak rodzaj wykonywanej pracy, zadanie powierzone do realizacji.

Zapewniona łączność...

Regulacje dotyczące home office powinny również określać zasady porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności podwładnego na stanowisku pracy. Z uwagi na fakt, że przełożony nie ma bezpośredniej kontroli nad zatrudnionym w czasie, kiedy ten pracuje zdalnie, co utrudnia prowadzenie ścisłej ewidencji czasu pracy, niezbędne jest ustalenie sposobu potwierdzania rozpoczęcia i zakończenia pracy. W praktyce najczęściej godziny pracy ustala się na podstawie aktywności podwładnego w systemie. W skrócie można powiedzieć, że jego dniówka trwa od zalogowania się do wylogowania. Takie określenie jest jednak nieprecyzyjne, niezgodne z rzeczywistością. Zatrudnieni mogą przecież być zalogowani, choć faktycznie nie świadczą pracy.

...a także kontrola

Kolejnym zagadnieniem w zakresie procedury home office, które pracodawca powinien uzgodnić, jest sposób i forma kontroli wykonywania pracy. Jej przedmiotem jest przede wszystkim rzeczywiste i osobiste wykonywanie pracy, a także dbałość o ochronę danych. Pracodawca ma też prawo zweryfikować kwestię bezpieczeństwa i higieny pracy. Jeśli pracodawca chce prowadzić kontrolę bezpośrednio w miejscu zamieszkania podwładnego, powinien mieć na to jego pisemną zgodę. Co więcej, w takim przypadku istotne jest wskazanie konkretnej osoby z ramienia pracodawcy, która mogłaby weryfikować wykonywanie zadań przez zatrudnionego. Ważne jest, aby sposób przeprowadzania kontroli dostosować do miejsca wykonywania pracy i jej charakteru. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Prowadzenie kontroli za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość nie wymaga uprzedniego wyrażenia zgody przez pracownika. Należy też mieć świadomość, że w przypadkach zdalnego świadczenia pracy przez zatrudnionych nie da się wprowadzić ścisłej kontroli, jak to może być w przypadku świadczenia pracy w biurze. Z tego względu szef powinien darzyć pewnym zaufaniem osoby, którym zezwala na pracę z domu.

Sprzęt i pomoc techniczna

Odnosząc się do ewentualnych innych obowiązków pracodawcy, stosując odpowiednio przepisy dotyczące telepracy, wskazać należy na art. 6711 k.p., zgodnie z którym pracownikowi korzystającemu z home office należy:

- dostarczyć sprzęt niezbędny do wykonywania pracy, spełniający wymagania określone w rozdziale IV działu 10 k.p. pt. „Bezpieczeństwo i higiena pracy",

- ubezpieczyć ten sprzęt,

- pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,

- zapewnić pracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu.

Wydaje się, że pracodawca mógłby uchylić się od powyższych obowiązków na mocy postanowień stosownego regulaminu, wskazując np., że laptop nie jest ubezpieczany. Jeśli jednak podwładny używa własnego sprzętu do świadczenia pracy w domu, to ma prawo do ekwiwalentu za każdy dzień korzystania z niego. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu powinno brać się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Katarzyna Gospodarowicz

radca prawny z Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając (SDZLEGAL SCHINDHELM)

Pracodawca nie powinien zapominać o określeniu zasad ochrony danych przekazywanych zatrudnionym, którzy korzystają z opcji pracy z domu, jeśli wymusza to stworzenie nowych zasad. Warto też zadbać o odpowiednie szkolenie czy instruktaż podwładnych w tym zakresie. Zapoznanie się z tymi zasadami powinni oni potwierdzić, podpisując stosowne oświadczenie.

Z punktu widzenia pracownika istotne wydaje się również uregulowanie przez szefa przypadków, kiedy może on odwołać zatrudnionemu home office i wezwać do świadczenia pracy w firmie. Podejmowane decyzje w tym zakresie mogą być uzasadniane potrzebami pracodawcy. Choć zapewne nie uda się stworzyć wyczerpującego katalogu takich powodów, to warto w regulaminie wskazać kilka z nich jako przykłady.

Możliwa mieszana forma

Nie jest wykluczone zastosowanie umowy mieszanej – tj. telepracy i tej świadczonej w biurze. Jest to jednak możliwe w sytuacji, gdy można je jasno oddzielić. Przykładowo można taką decyzję podjąć, gdy z harmonogramu pracownika wynika, w jakie dni świadczy pracę w domu, a kiedy ma być obecny w firmie.