Zasady korzystania z powierzonego mienia pracowniczego

Czy zachowania za kierownicą prowadzących auta służbowe zależą od wieku, płci, stanowiska zajmowanego w firmie? Czy i jak można je scharakteryzować?

Nie wiązałabym tego ani z płcią, ani ze stanowiskiem, może bardziej z wiekiem pracownika. Jednak to przede wszystkim zależy od konkretnego człowieka. Owszem, czasem młodzi ludzie bardziej żyłują auta firmowe i nie dbają o nie. Niekiedy nie troszczą się o takie samochody ci, którzy uważają, że dostali za mało prestiżowy model, nie spełniający ich oczekiwań i wtedy nonszalancko do nich podchodzą. Nie dbają o nie, a nawet celowo jeżdżą nimi szybko czy po dziurach, aby pokazać, że dostali złom, a nie auto.

Większość zapewne i tak wyznaje zasadę, że mają „najlepsze auto na świecie, bo firmowe", za które nie muszą płacić...

...dlatego kierując nim, prowadzący zazwyczaj mniej się o nie troszczą, nie przejmują się, bo i tak firma płaci za naprawy, ubezpieczenie itd. Dużą dbałość o taki samochód firmowy wykazują na ogół ci, którzy dostali go jako nagrodę lub kiedy sami mogli wybrać model, kolor, wyposażenie. O „swoje" służbowe auto będą też troszczyć się te osoby, które np. po kilku latach jego używania mogą je odkupić od firmy na bardzo korzystnych zasadach. Niekoniecznie one będą później jeździć tym samochodem, ale np. ich rodziny, znajomi lub sprzedadzą je innym ze sporym zyskiem.

Czy i jak pracodawcom wolno zachowania związane np. z wiekiem, pozycją w firmie różnicować w zakładowych przepisach, regulaminach dotyczących zasad udostępniania samochodów firmowych?

Po pierwsze warto pamiętać, po co daje się pracownikowi auto służbowe i po drugie – dokładnie określić, do czego i na jakich warunkach przekazuje się je w takie czasowe użytkowanie. To ma dotyczyć zarówno jazd służbowych w celach zawodowych, jak i prywatnych czy korzystania z samochodu w czasie urlopu wypoczynkowego, zwolnienia lekarskiego oraz okresu wypowiedzenia. Najlepiej, gdy jest to wszystko jasno i precyzyjnie rozpisane, aby pracodawca mógł potem rozliczać pracownika, jeśli zrobi coś innego niż to, na co strony się umawiały.

Na co więc należy zwrócić uwagę przy tworzeniu tych postanowień? Jakie braki czy niejasności w tych regulacjach mogą się potem zemścić na pracodawcy?

Jeśli firma przekazuje pracownikowi auto, daje mu nieograniczony limit paliwa, płaci za wszystkie parkingi oraz uchybienia i pozwala mu nim jeździć także w sprawach prywatnych, to nie może się potem dziwić, że podwładny używa go non stop i nagina różne przejazdy na własną korzyść. Taka niczym nieskrępowana i niekontrolowana wolność może prowadzić do wypaczeń i właśnie zupełnego lekceważenia firmowego mienia i braku dbałości o nie. Przykładowo gdy pracodawca co prawda nie płaci pracownikowi za korzystanie z firmowego auta w czasie jego wakacji, ale nie ogranicza dystansu, który może on wtedy przejechać, to nie może mu stawiać zarzutu nadmiernego zużycia, że terenowym volvo pojechał do Gruzji i Armenii. Zapewne niewielu jest takich pracowników, którzy potrafią docenić gest pracodawcy i tego nie wykorzystywać czy nie przekraczać zwykłej miary przyzwoitości.

Jakie propozycje, szczególne postanowienia rekomenduje pani pracodawcom w zakresie dysponowania flotą firmowych aut?

Po pierwsze jasne dla wszystkich mają być zasady przyznawania aut, np. w firmie, gdzie są przedstawiciele handlowi, dostaje je każdy, kto pracuje w terenie. W innej np. po osiągnięciu określonego stanowiska czy po przekroczeniu wyznaczonego poziomu przychodów, zysków, które pracownik wygenerował dla firmy.

Po drugie – nie przesadzałabym jednak z ujednolicaniem szczegółowych zasad, reguł korzystania z aut służbowych. Pracodawca powinien mieć tu sporą swobodę, ale nie całkowitą dowolność. Jeśli nawet komuś przyznaje auto z prawem do używania go np. na prywatny użytek, a innemu nie, to jasno, precyzyjnie i zasadnie musi umieć wytłumaczyć, dlaczego tak postanowił. Opowiadam się więc za zindywidualizowaniem reguł udostępniania aut służbowych – inne będą zasady dla przedstawiciela handlowego, a inne, korzystniejsze dla top menedżera. Zazwyczaj szef zna pracownika, któremu przekazuje taki samochód, zna jego poziom odpowiedzialności czy zaangażowania w pracy i temu, kto ma bardziej rozwinięte te cechy czy wyższe stanowisko można lepiej uregulować zasady użyczenia auta służbowego. Zapewne taka osoba nie zaryzykuje utraty posady i firmowych przywilejów, szarżując za kierownicą czy nabijając kilometry na własny użytek.