Liczba pracowników ma ogromne znaczenie dla pracodawcy. Przekroczenie terminu i niewłaściwa reakcja mogą np. spowodować, że naruszy prawo lub przybędzie mu dodatkowych zadań. Przeanalizujmy, jak liczebność personelu oddziałuje na różne sfery.
Obligatoryjny Płatnik
Art. 47a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje dwa sposoby przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych: papierową i elektroniczną. Pierwsza z nich, na oryginalnych formularzach dostępnych w terenowych jednostkach ZUS lub w formie wydruków z Płatnika składają osoby, które są płatnikami składek do pięciu osób. Natomiast ci, którzy rozliczają sześć i więcej osób są obowiązani do drugiej formy, czyli elektronicznej, utworzonej w aktualnej wersji programu Płatnik. Przy obliczaniu uwzględnia się wszystkich ubezpieczonych, nie tylko pracowników.
Płatnik składek (osoba przez niego upoważniona) powinien opatrzyć dokumenty elektroniczne przesyłane do ZUS bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. W uzasadnionych przypadkach ZUS może zwolnić płatnika składek rozliczającego składki za więcej niż pięć osób z wymogu elektronicznego przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych. Wówczas przekazuje się je w formie papierowej lub dostarczając do ZUS informatyczne nośniki danych – płyty CD/DVD, pamięć flash. Udzielenie przez ZUS zezwolenia jest uznaniowe. Nie musi to być decyzja. Jeżeli zobowiązany do elektronicznego przekazania dokumentów złoży je w inny sposób, będzie to równoznaczne z nieprzekazaniem ich w ogóle do ZUS (art. 47a ust. 4 ustawy). Jednak w elektronicznej transmisji danych natomiast płatnik składek nie da rady dokonać własnego zgłoszenia. Należy to uczynić na piśmie.
Ponadto w sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych ZUS musi prowadzić elektroniczną korespondencję z tymi płatnikami składek, którzy są zobowiązani do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w elektronicznej transmisji danych (art. 47a ust. 6 ustawy). Nie dotyczy to jednak decyzji, które sporządza się na piśmie.
Wypłata świadczeń
Zasiłki wypłacają ci pracodawcy, którzy do ubezpieczenia chorobowego zgłaszają powyżej 20 osób (art. 61 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa). Chodzi więc nie tylko o pracowników. ZUS wypłaca świadczenia za czas choroby pozostałym, zatrudnionym w mniejszych firmach oraz osobom prowadzącym działalność gospodarczą. Liczbę ubezpieczonych w firmie ustala się na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego. ZUS kontynuuje po 31 grudnia podjętą wcześniej wypłatę zasiłku, nawet jeżeli od 1 stycznia jest do niej zobowiązany płatnik składek. Pracodawca wypłaca zasiłek w terminach właściwych dla pensji. Natomiast ZUS – niezwłocznie po stwierdzeniu, że dana osoba jest do niego uprawniona, ale nie później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia niezbędnych dokumentów.
Firma, która wypłaca zasiłki, ma także prawo kontrolować prawidłowość wykorzystywania zwolnienia lekarskiego. Jeżeli wypłaca je ZUS, także on przeprowadza kontrolę. Ale może do niej dojść na skutek zgłoszenia od pracodawcy.
Regulamin wynagradzania...
Firma zatrudniająca co najmniej 20 pracowników, bez względu na wymiar ich etatu i rodzaj umowy o pracę, musi wydać regulamin wynagradzania. Jednak ze względu na wyłączenie spod regulacji regulaminowej w zakresie obligatoryjnego elementu, jakim są warunki wynagradzania osób zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy (art. 24126 § 2 w zw. z art. 772 § 5 k.p.), nie należy ich też uwzględniać przy ustalaniu liczby zatrudnionych. Nie wlicza się też pracowników tymczasowych angażowanych przez firmę (uwzględnia ich agencja). Przy liczeniu zatrudnionych należy przyjąć sposób wskazany w art. 7 ust. 1 i 3 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (P. Korus w Kodeks Pracy. Komentarz red. A. Sobczyk, C.H. Beck 2014). Zgodnie z tym przepisem liczbę pracowników ustala się na podstawie przeciętnej liczby zatrudnionych w okresie sześciu miesięcy. Aby jednak obliczyć przeciętną liczbę zatrudnionych, dodaje się zatrudnionych w kolejnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez sześć. Regulaminu wynagradzania nie wprowadza się, jeżeli pracowników obejmuje układ zbiorowy.
Z kolei spadek zatrudnienia poniżej 20 osób nie powoduje utraty mocy obowiązującej regulaminu wynagradzania. Firma nie może już jednak wprowadzać do niego zmian. Wolno jej natomiast od niego odstąpić (lub go wypowiedzieć, jeżeli działa w niej zakładowa organizacja związkowa). O odstąpieniu należy zawiadomić załogę. Pracodawca ma prawo wypowiedzieć warunki pracy i płacy na podstawie art. 24113 § 2 k.p.
...i organizacji pracy
Wymóg wprowadzenia regulaminu pracy dotyczy tych, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników, a o organizacji i porządku pracy nie wypowiada się układ zbiorowy pracy (art. 104 § 2 k.p.). Ustalenie liczby pracowników następuje tak jak wyżej, ale z tą różnicą, że należy wliczyć pracowników zarządzających.
Spadek liczebności załogi nie powoduje utraty mocy wiążącej regulaminu. Pracodawca może od niego odstąpić. Warto jednak się zastanowić, czy pozostawienie regulaminu nie będzie lepszym rozwiązaniem, niż ustalanie spraw porządkowych poleceniami służbowymi.
Zwolnienia grupowe
Firma zatrudniająca co najmniej 20 pracowników stosuje ustawę o zwolnieniach grupowych, która nie przewiduje sposobu liczenia podwładnych (można zastosować powyższe zasady). Określono natomiast zasady uznawania zwolnienia za grupowe.
Fundusz socjalny
Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 592 ze zm.) dzieli firmy uprawnione do rezygnacji z działalności socjalnej (czyli wszystkie poza sferą budżetową) na dwie grupy. Pierwszą stanowią te zatrudniające według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Wprawdzie ustawa przewiduje, że muszą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (art. 3 ust. 1 ustawy), ale jednocześnie art. 4 ustawy dopuszcza możliwość całkowitej rezygnacji z niego.
Drugą grupą są pracodawcy, którzy według stanu na 1 stycznia roku kalendarzowego zatrudniają mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Nie mają obowiązku tworzenia zfśs (art. 3 ust. 3 ustawy). Mogą go tworzyć dobrowolnie lub wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe. Jeżeli jednak nie przewidują takich wypłat, muszą o tym poinformować pracowników. Dotyczy to każdej firmy, nawet osoby zatrudniającej jednego etatowca. Realizacja obowiązku informacyjnego zależy od tego, czy firma jest objęta układem zbiorowym pracy lub regulaminem wynagradzania. Zdarza się, że zatrudnia co najmniej 20 pracowników, ale w przeliczeniu na pełne etaty zaangażowanych jest ich mniej niż 20.
