Kontrola zawsze wywołuje stres. Można go jednak zminimalizować, poznając swoje prawa i obowiązki. Dzięki tej wiedzy możemy stać się pełnoprawnymi uczestnikami postępowania i świadomie uczestniczyć w kontroli.
Granice uprawnień
Aby umożliwić inspektorowi pracy wejście do zakładu i przeprowadzenie w nim kontroli, ustawa z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 404 ze zm., dalej ustawa o PIP) gwarantuje mu wiele uprawnień. Warto je znać choćby po to, aby wiedzieć, jakimi uprawnieniami rzeczywiście dysponuje kontrolujący, a co przekracza już jego kompetencje.
Przykład
W trakcie kontroli inspektor pracy zwrócił uwagę na to, że w żadnym pomieszczeniu zakładu nie zauważył gaśnic. Mimo że kwestia ta z pewnością wpływa na bezpieczeństwo zatrudnionych pracowników, to należy ona do sfery ochrony życia i zdrowia ludzkiego przed zagrożeniem pożarowym. W tych sprawach PIP ma obowiązek współdziałać z Państwową Strażą Pożarną. Inspektor nie może sam regulować tej nieprawidłowości (np. wydając nakaz na wyposażenie zakładu w gaśnice), lecz powinien zawiadomić PSP o stwierdzonym w toku kontroli rażącym naruszeniu przepisów dotyczących ochrony przeciwpożarowej (§ 1 ust. 1 pkt 8 i § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 28 grudnia 2007 r. w sprawie trybu i form współdziałania niektórych organów z Państwową Inspekcją Pracy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz legalności zatrudnienia, DzU nr 250, poz. 1870).
Należy jednak pamiętać, że oprócz licznych przywilejów inspektor ma też dużo obowiązków. Ich przestrzegania może z kolei domagać się kontrolowany pracodawca.
Najpierw formalności
Przede wszystkim inspektor pracy, wchodząc do zakładu, powinien się wylegitymować (art. 24 ust. 2 ustawy o PIP). Jedynie wtedy pracownik, który go wpuszcza na teren firmowy, może mieć pewność, że ma do czynienia z osobą uprawnioną do przeprowadzania czynności kontrolnych.
Uwaga!
Inspektor ma obowiązek okazać legitymację służbową w taki sposób, aby możliwe było odczytanie z niej jego imienia, nazwiska oraz stanowiska służbowego. Nie musi jednak zgadzać się na to, aby ktoś wziął ją do ręki, a tym bardziej kserował.
Inspektor musi też zgłosić swoją obecność podmiotowi kontrolowanemu – tj. pracodawcy lub osobie wykonującej czynności w jego imieniu. Wyjątkiem są przypadki, gdy zgłoszenie to mogłoby mieć wpływ na wynik kontroli (art. 26 ust. 3 ustawy o PIP).
Przykład
Inspektor pracy otrzymał do rozpoznania skargę pracownika, w której ten zarzucił pracodawcy skandaliczne warunki pracy w zakładzie. Aby rzetelnie rozpoznać tego typu sprawę, inspektorzy najczęściej najpierw chcą zwizytować stanowiska pracy, aby naocznie przekonać się o warunkach na nich panujących, a dopiero później zapowiedzieć swoją obecność pracodawcy. Odwrotna kolejność poczynań inspektora zwiększa prawdopodobieństwo, że zakład pracy zostałby przynajmniej w jakimś stopniu przygotowany na inspekcję.
Inaczej u przedsiębiorcy
Jeśli jednak kontrola dotyczy przedsiębiorcy, wówczas samo wylegitymowanie się przez inspektora nie wystarczy. Musi on wtedy dodatkowo przedłożyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli (art. 24 ust. 3 ustawy o PIP).
Jedynie w drodze wyjątku, gdy okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli u przedsiębiorcy, inspektor może ją podjąć po okazaniu legitymacji służbowej. Zwykle tego typu sytuacje związane są z bezpośrednim zagrożeniem życia lub zdrowia pracowników. W takim jednak wypadku kontrolowanemu należy niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni od dnia podjęcia postępowania, doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.
Przykład
Wracając z planowej kontroli, inspektor pracy przechodził obok placu budowy. Zauważył, że robotnicy wykonują prace w niezabezpieczonym wykopie. W związku z tym niezwłocznie wkroczył na teren budowy i zarządził wstrzymanie prac do czasu zapewnienia w wykopie wymogów bezpieczeństwa i higieny pracy. W tym wypadku okoliczności sprawy wymagały, aby kontrolę podjąć niezwłocznie. Wymogi formalne z nią związane (tj. doręczenie upoważnienia) mogą być uzupełnione w późniejszym terminie.
Dyskrecja i zasady
Inspektor ma obowiązek zachowania w tajemnicy informacji, które powziął w związku z kontrolą. Nie zwalnia go z tego nawet zakończenie zatrudnienia w PIP (art. 45 ustawy o PIP).
Podczas wykonywania czynności kontrolnych inspektor pracy oraz osoby mu towarzyszące (np. biegli, specjaliści) muszą przestrzegać przepisów: bezpieczeństwa i higieny pracy, przeciwpożarowych oraz dotyczących ochrony informacji niejawnych (art. 30 ustawy o PIP). Pracodawca może zatem wymagać, aby kontrolujący poddał się wszystkim obowiązującym w zakładzie rygorom z zakresu bhp lub przeciwpożarowym ze względu na jego własne bezpieczeństwo, jak i wszystkich osób przebywających na terenie firmy.
Przykład
W zakładzie wyznaczono tzw. ciągi komunikacyjne, tj. trasy, po których zatrudnieni mogą bezpiecznie się przemieszczać, bez ryzyka narażenia się na jakiekolwiek zagrożenie ze strony np. pracujących w pobliżu maszyn i urządzeń. W razie ewentualnej kontroli w tej firmie również inspektor ma obowiązek poruszać się po tych ciągach komunikacyjnych. Mimo że ma prawo wstępu do wszystkich obiektów i pomieszczeń zakładu, to nie może poruszać się po nim w sposób stwarzający zagrożenie dla niego samego lub pracujących robotników.
Z obowiązkiem przestrzegania przez inspektora pracy przepisów i zasad bhp wiąże się jednak również obowiązek po stronie pracodawcy, który musi zapewnić inspektorowi niezbędną odzież ochronną lub roboczą oraz środki ochrony indywidualnej.
Przykład
W trakcie kontroli młyna inspektor chciał zwizytować pomieszczenia produkcyjne. Ze względu na przedmiot produkcji obowiązują w nich szczególne obostrzenia w zakresie odzieży ochronnej i środków ochrony indywidualnej. Dlatego przed wejściem na halę produkcyjną inspektor musiał się ubrać tak jak osoby pracujące w tym miejscu, tj. włożyć dostarczone przez pracodawcę fartuch, czepek ochronny i maskę na twarz.
Prawo do polemiki
W końcowej fazie kontroli, już po zebraniu materiału dowodowego przez inspektora w postaci protokołu, warto pamiętać o prawie do kwestionowania poczynionych przez niego ustaleń. Dotyczy to zwłaszcza dwóch kwestii:
W pierwszym przypadku na postanowienie inspektora w sprawie zachowania w tajemnicy danych osobowych zawartych w protokole przesłuchania pracodawcy przysługuje zażalenie. Może je złożyć w ciągu trzech dni od dnia otrzymania postanowienia. Jeśli uwzględni je właściwy okręgowy inspektor pracy, protokół przesłuchania podlega zniszczeniu. W konsekwencji nie może stanowić podstawy wydania środków prawnych (art. 23 ust. 2–5 ustawy o PIP).
Kontrolowanemu przysługuje też prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole. Jednak może je wnieść tylko przed podpisaniem tego dokumentu. W dniu, w którym inspektor pracy przedstawia gotowy protokół do podpisu, wystarczy poinformować go o tym zamiarze i pokwitować odbiór protokołu. Same zastrzeżenia można natomiast zgłosić na piśmie w terminie siedmiu dni od dnia przedstawienia protokołu. Inspektor musi je oczywiście zbadać, a jeśli okażą się zasadne – zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu (art. 31 ust. 4–6 ustawy o PIP).
Kontrolowany może nawet odmówić podpisania protokołu. Jednak nie stanowi to przeszkody do zastosowania przez inspektora pracy stosownych środków prawnych przewidzianych ustawą (art. 31 ust. 8 ustawy o PIP).
Obowiązki przedsiębiorcy
Kontrolowany podmiot (tj. pracodawca lub przedsiębiorca, na którego rzecz świadczona jest praca przez osoby fizyczne) ma obowiązek zapewnić inspektorowi warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli (art. 27 ustawy o PIP). Obejmuje to konieczność:
Wszystko to ma na celu zapewnienie sprawnego i szybkiego przebiegu kontroli i zmniejszenie utrudnienia w funkcjonowaniu firmy. Szczegółowo potrzeby inspektora wynikają jednak z zakresu przedmiotowego kontroli i rodzaju działalności prowadzonej przez kontrolowanego.
Przykład
Inspektor pracy sprawdzał czas pracy. W związku z tym poprosił pracodawcę o kserokopie dokumentacji z tego zakresu, czyli ewidencji czasu pracy, harmonogramów, wniosków o odbiór czasu wolnego, druków delegacji itp. Ponieważ analiza takich dokumentów jest czasochłonna, w większości przypadków inspektorzy dokonują jej u siebie w biurze.
Z kolei kontrolując akta osobowe, inspektorzy najczęściej sprawdzają oryginalne akta kilku wybranych pracowników na miejscu w firmie. Ich wypożyczanie czy kserowanie jest bowiem uciążliwe i czasochłonne.
Ze środków technicznych inspektorzy najczęściej potrzebują drukarki (do wydrukowania protokołu) lub kserokopiarki (ewentualnie skanera) do skopiowania dokumentów, które następnie są załącznikami do protokołu z kontroli. Z kolei zapewnienie osobnego pomieszczenia jest niezbędne do przesłuchiwania świadków.
Autorzy są prawnikami, byłymi pracownikami PIP, obecnie wspólnikami w firmie Pogotowie Kadrowe sp.j.
Upoważnienie to nie legitymacja
Upoważnienie do kontroli sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden inspektor pozostawia w zakładzie pracy. To nie tylko formalność. Dokument ten zawiera bowiem pouczenie o prawach kontrolowanego, a także o przewidywanym czasie trwania kontroli oraz o jej zakresie (choć wskazuje się go dość ogólnikowo, jako np. prawną kontrolę pracy i legalności zatrudnienia lub kontrolę bezpieczeństwa i higieny pracy). Oczywiście w trakcie spotkania z inspektorem, od którego zwykle rozpoczyna się postępowanie, pracodawca może żądać doprecyzowania zakresu kontroli i przewidywanego czasu jej trwania.
