Gdy w indywidualnej sprawie ze stosunku pracy przepisy zobowiązują pracodawcę do współdziałania z zakładową organizacją związkową, musi zwrócić się do niej o informację o pracownikach korzystających z jej obrony. Jeśli nie uzyska jej w ciągu pięciu dni, jest zwolniony z konieczności współpracy ze związkiem ?w sprawach dotyczących tych pracowników. Tak wynika ?z art. 30 ust. 21 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tj. DzU z 2014 r., poz. 167).

Przepis ten sprawia jednak kłopoty w interpretacji. Pracodawcy często mają wątpliwości, czy za każdym razem, gdy chcą dokonać czynności wymagającej współdziałania z zakładową organizacją związkową, muszą zwracać się do niej o tę informację, czy też wystarczy, że zrobią to okresowo, a nawet jednorazowo.

Za każdym razem...

Organizacje związkowe stoją na stanowisku, że pracodawca powinien każdorazowo zwracać się o informację o przynależności związkowej podwładnego. Musi zapytać, czy należy on do związku i ewentualnie czy organizacja wyraziła zgodę na obronę jego praw pracowniczych mimo braku przynależności do niej. Gdy uzyska twierdzącą odpowiedź, powinien przeprowadzić konsultację np. zamiaru rozwiązania umowy o pracę (art. 38 § 1 k.p.).

...czy jednorazowo

Odmienne stanowisko zajmują pracodawcy. Uznają, że pozyskanie informacji o pracownikach objętych obroną jest jednorazowe. Związek ma wydać imienną listę, którą ma ponadto obowiązek aktualizować.

W tym wypadku podstawowy argument opiera się na przywołanym w art. 30 ust. 21 ustawy związkowej zwrocie „informacja o pracownikach", ?a nie „o pracowniku".

Objęci ochroną

Zakres szczególnej ochrony zatrudnienia dotyczy tylko i wyłącznie pracowników będących działaczami związkowymi, których – zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych – wskazano imiennie w uchwale zarządu tej organizacji. Osoby te powinny być znane pracodawcy z imienia i nazwiska, bo tak stanowi przepis. Inaczej nie mogą powoływać się na ochronę.

Wypowiadając umowę pracownikowi objętemu taką ochronę, pracodawca dokonuje tego z naruszeniem przepisów prawa.

Obrona, nie ochrona

„Szczególną ochronę" należy jednak odróżnić od „obrony związkowej". Na obronę może liczyć każdy członek organizacji, jak również pracownik niezrzeszony, jeśli tylko zwróci się w tej sprawie do związku. Objęcie taką obroną jest bardzo istotne w przypadku zamiaru podjęcia przez pracodawcę choćby takich działań, jak wypowiedzenie umowy zawartej na czas nieokreślony czy dokonanie wypowiedzenia zmieniającego na niekorzyść podwładnego. W takiej sytuacji opinia organizacji związkowej wymusza na pracodawcy ponowne przemyślenie decyzji.

Brak jednomyślności

Niestety, linia orzecznictwa sądowego nie jest jednolita ?i niewiele wyjaśnia. Początkowo przeważało stanowisko, że konsultacja z organizacją związkową powinna być dwustopniowa. Tak uznał m.in. Sąd Najwyższy ?w wyroku z 21 kwietnia 1999 r. ?(l PKN 36/99, OSNP 2000/13/507). Wskazał, że „w celu zadośćuczynienia obowiązkowi prawnemu wynikającemu z art. 38 § 1 k.p. ?w zw. z art. 232 k.p. oraz art. 30 ust. 21 ZwZawU, w każdym przypadku zamierzonego wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony pracodawca powinien o takim zamiarze powiadomić pisemnie organizację związkową, zwracając się równocześnie o informację, czy dany pracownik korzysta z jej obrony stosownie do postanowień art. 30 ust. 1 i 2 ZwZawU".

Jednak w późniejszym okresie SN zmodyfikował swoje pierwotne założenie. W uchwale z 23 listopada 2001 r. (III ZP 16/01, OSNP 2002/12/283) uznał, że „pisemne zwrócenie się przez pracodawcę do wszystkich działających u niego związków zawodowych z zawiadomieniem o zamiarze wypowiedzenia umowy o pracę pracownikowi nienależącemu do żadnego z nich, z podaniem przyczyny tego wypowiedzenia (art. 38 § 1 k.p.) bez wcześniejszego lub równoczesnego zwrócenia się o informację, czy pracownik ten korzysta z ich obrony (art. 30 ust. 21 ZwZawU) wówczas, gdy pracownik nie wybrał organizacji związkowej, która mogłaby bronić jego praw, nie narusza przepisów o wypowiadaniu umów o pracę w rozumieniu art. 45 § 1 k.p.".

W podobny sposób SN wypowiedział się w uzasadnieniu wyroku z 7 maja 2007 r. (II PK 305/06, OSNP 2008/9-10/131), przerzucając na organizację związkową obowiązek aktualizacji danych pracowników podlegających jej obronie.

Bez rozstrzygnięcia

Kwestia pozyskiwania przez pracodawców informacji o pracownikach objętych ochroną związków pozostaje otwarta, chociaż w ostatnim czasie dużo mówi się o konieczności zmiany procedury konsultacji. Wskazał na to SN w uchwale z 21 listopada 2012 r. (III PZP 6/12, OSNP 2013 nr 13–14 poz. 146).

GIODO za zrzeszeniami

Korzystne dla związków zawodowych stanowisko wydał generalny inspektor ochrony danych osobowych (pismo GI-DOLiS-?-024/985/07/196/08 i decyzja z 30 czerwca 2008 r., ?DOLiS/DEC397/08/16455 w przedmiocie przetwarzania danych osobowych członków zakładowej organizacji związkowej). Dokumenty te wydał na wniosek jednej z Komisji Zakładowych NSZZ „Solidarność". Zakazał wówczas pracodawcy pozyskiwania od tej organizacji wykazu pracowników w formie imiennej listy. Zdaniem GIODO pracodawca w swoich działaniach powinien się powstrzymać przed gromadzeniem danych o pracowniku „na zapas", tj. w sytuacji, gdy nie zamierza w stosunku do niego podejmować kroków, które uzasadniałyby konieczność zwrócenia się do organizacji o informację, czy korzysta on z jego obrony.

Nawet to, że administrator danych legitymuje się podstawą do gromadzenia danych osobowych, nie upoważnia go do ich zbierania w zakresie szerszym, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego są one zbierane.

Zatem w myśl stanowiska GIODO pracodawca musi uzyskać informację o przynależności danego pracownika do związku zawodowego każdorazowo, gdy zaistnieje sprawa indywidualna wynikająca ze stosunku pracy, co do której przepisy prawa wymagają współdziałania z organizacją.