Jak obliczyć wyrównanie za zaległe ryczałty noclegowe

W wyniku uchwały Sądu Najwyższego z 12 czerwca 2014 r. (II PZP 1/14) należy się liczyć z falą wystąpień kierowców do pracodawców o zaległe ryczałty noclegowe i/lub ich uzupełnienie, jeśli zakład stosował je ?w zaniżonej wysokości. Wyrównanie należy się za trzy lata wstecz, licząc od daty zgłoszenia podania.

Samą kwotę wyrównania pracodawca szacuje najpierw w walutach obcych na podstawie starego rozporządzenia ?o zagranicznych podróżach służbowych z 2002 r. i nowego rozporządzenia o podróżach służbowych z 2013 r. – według daty noclegu spędzonego ?w kabinie ciężarówki. Ryczałtów noclegowych nie przelicza jednak na walutę polską według jej stanu w dacie odbycia noclegu w tirze, lecz odnosi do średniego kursu walut obcych z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (art. 11a ?ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm., dalej ustawa PIT, i § 4 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. ?w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, DzU nr 161, poz. 1106 ze zm., dalej rozporządzenie składkowe). Dzieje się tak dlatego, że uiszczone wyrównanie stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy w miesiącu uzyskania przychodu (jego wypłaty bądź postawienia do dyspozycji zatrudnionego).

Skoro rekompensata jest przychodem 2014 r., rozliczamy ją na liście płac na bieżąco, stosując aktualne wskaźniki składkowo-podatkowe, w tym składkę na ubezpieczenie rentowe pokrywaną przez płatnika na poziomie 6,5 proc. podstawy wymiaru (mimo że przed 1 lutego 2012 r. było to 4,5 proc. podstawy wymiaru). Inne parametry służące ustaleniu listy płac od kilku lat się nie zmieniły.

Zwolnienia aktualne

Od opisanych wyrównań zaległych ryczałtów kierowca może żądać ustawowych odsetek (teraz 13 proc. rocznie), począwszy od daty wymagalności tego świadczenia. Na podstawie zarówno starego, jak i nowego rozporządzenia ?o podróżach służbowych datą wymagalności ryczałtu za nocleg jest najpóźniej ostateczny termin przewidywany przez nie na dokonanie rozliczenia należności z danej delegacji (14. dzień od zakończenia podróży).

Wolne od podatku dochodowego i składek są diety ?i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej ?w rozporządzeniu o podróżach służbowych (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy PIT, § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego). Zaliczkę i wskazane składki pobieramy tylko od kwot przekraczających limity określone w starym i nowym rozporządzeniu o podróżach służbowych. Uchwała SN z 12 czerwca 2014 r. nie wprowadziła żadnych modyfikacji przy tych zwolnieniach.

Na przyszłość

Uchwała SN z 12 czerwca 2014 r. postawiła przewoźników w trudnej sytuacji. Nie dość, że muszą wypłacać kosztowne wyrównania, to jeszcze nie mają dobrego sposobu obronienia się ?w przyszłości przed dodatkowymi kosztami. Jeśli nie chcieliby regulować szoferom przewozów międzynarodowych ryczałtów za nocleg ?w kabinie ciężarówki, musieliby im zapewnić bezpłatne spanie w hotelu, motelu, pensjonacie. Nie jest to jednak wariant tańszy, gdyż ceny zagranicznych obiektów hotelarskich są bardzo wysokie. Przewoźnik ma alternatywę: albo funduje kierowcy drogi nocleg w hotelu, motelu, albo wypłaca ma ryczałt za spanie ?w tirze na poziomie 25 proc. limitu hotelowego z rozporządzenia o podróżach służbowych przypisanego do danego kraju.

Przystąpmy zatem do rachunków.

Wariant 1

Obliczenie zaległych ryczałtów za nocleg przez przewoźników, którzy dotychczas zaniżali ich wysokość

Przykład

Zgodnie z regulaminem wynagradzania firmy transportowej kierowcom przewozów międzynarodowych przysługują ryczałty za nocleg w wysokości 15 proc. limitów hotelowych określonych w załączniku ?do rozporządzenia o podróżach służbowych. ?W wyniku uchwały SN z 12 czerwca 2014 r. okazało się, że pracodawca wprawdzie wypłacał ryczałty kierowcom nocującym ?w kabinach ciężarówek, ale zaniżone ?o 10 punktów procentowych.

Jeden z szoferów we wniosku z 2 lipca 2014 r. zażądał wyrównania z tego tytułu – do minimalnego poziomu ryczałtu za nocleg z rozporządzenia o podróżach służbowych (25 proc. limitu hotelowego), za trzy lata wstecz (od 2 lipca 2011 r. do 2 lipca ?2014 r.), wraz z odsetkami. Wspólnie ?z szefem ustalili, że za podany okres przysługuje mu wyrównanie do:

Pracodawca musi najpierw ustalić wartość wyrównania poszczególnych ryczałtów i przeliczyć je na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP 1 lipca 2014 r. (4,1550 zł) >patrz tabela >D2

Wariant 2

Obliczenie zaległych ryczałtów za nocleg w kabinie przez przewoźnika, który wprowadził ryczałty za nocleg wyższe niż w rozporządzeniu o podróżach służbowych

Przykład

Na podstawie zakładowego układu zbiorowego pracy spedytor wypłaca kierowcom tras międzynarodowych ryczałty noclegowe wyższe o 20 proc. od limitów hotelowych z rozporządzenia o podróżach służbowych. Wcześniej nie wypłacał ryczałtów za spanie w ciężarówkach.

Wskutek uchwały SN z 12 czerwca ?2014 r. jeden z kierowców zgłosił ?2 lipca 2014 r. podanie o wyrównanie ?z tego tytułu za trzy lata wstecz ?(od 2 lipca 2011 r. do 2 lipca 2014 r.). Wspólnie z pracodawcą ustalili, ?że za podany okres przysługuje mu za noclegi w kabinie tira wyrównanie do:

Ponadto w lipcu 2014 r. kierowca dostał 5800 zł brutto wynagrodzenia za pracę. Przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodu 111,25 zł, zaliczka na podatek dochodowy 18 proc. i złożył PIT-2. Jego przychody nie przekroczyły górnej rocznej podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowych w 2014 r. ?(112 380 zł).

Pracodawca musi najpierw ustalić wartość wyrównania poszczególnych ryczałtów i przeliczyć je na złote według średniego kursu walut obcych ogłoszonego przez NBP 1 lipca 2014 r. (euro – 4,1550 zł, korona duńska DKK – 0,5573 zł).>patrz tabela >D2

Łącznie kierowcy należy się:

Następnie pracodawca rozlicza wyrównanie na lipcowej liście płac łącznie z wynagrodzeniem wypłaconym w tym miesiącu >patrz tabela poniżej.

Wariant 3

Obliczenie zaległych ryczałtów za nocleg w kabinie tira przez przewoźnika stosującego rozporządzenie o podróżach służbowych

Przykład

Firma transportowa zatrudniająca 17 pracowników nie jest objęta układem zbiorowym pracy i nie ma regulaminu wynagradzania, bo nie musi go tworzyć. Umowy o pracę zapewniają należności za czas delegacji służbowych na zasadach określonych w rozporządzeniu ?o podróżach służbowych. Dotychczas ?firma nie uiszczała międzynarodowym kierowcom ryczałtów za noclegi ?w kabinie ciężarówek.

W wyniku uchwały SN z 12 czerwca 2014 r. jeden z kierowców zażądał we wniosku ?z 2 lipca 2014 r. wyrównania z tego tytułu za trzy lata wstecz (od 2 lipca 2011 r. do 2 lipca 2014 r). Wspólnie z pracodawcą ustalił, ?że za podany okres przysługiwało mu:

Pracodawca najpierw ustala wartość wyrównania poszczególnych ryczałtów ?i przelicza je na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP 1 lipca 2014 r. (4,1550 zł). >patrz tabela poniżej.