Urzędnik też może pójść do lekarza w godzinach pracy

Dzięki nowelizacji kodeksu pracy z 12 lipca 2013 r. (DzU z 2013 r., poz. 896, dalej nowelizacja) od kilkunastu tygodni pracodawcy mogą bardziej elastycznie rozkładać czas pracy podwładnych. Dodatkowo nowe przepisy wprowadziły długo oczekiwaną regulację dotyczącą procedury odpracowania tzw. wyjść osobistych przez pracowników. Wynikają one np. z tego, że podwładny musi udać się w czasie pracy na zaplanowaną wizytę lekarską, do urzędu, aby załatwić sprawy prywatne lub ma inne osobiste potrzeby związane z koniecznością przerwania pracy lub późniejszego jej rozpoczęcia.

Jak było, a jak jest

Do czasu nowelizacji kodeksu, chcąc taką prywatną sprawę załatwić, pracownik musiał korzystać z urlopu wypoczynkowego udzielonego na cały dzień. Odpracowanie bowiem takich wyjść osobistych nie było uregulowane i niejednokrotnie wiązało się z tym, że etatowcy wykonywali pracę w godzinach nadliczbowych. Najczęściej praktykowano nieformalne i nieoficjalne odrabianie tych wyjść, których nie uwzględniano w ewidencji czasu pracy, a jedynie w firmowych zeszytach lub książkach wyjść prywatnych pracowników. Takiego sposobu postępowania nie uzasadniały ówczesne przepisy. Ponadto narażało to pracodawcę nawet na zarzut popełnienia przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów.

Nowelizacja wprowadziła art. 151 § 21 k.p. Zgodnie z nim nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Jedynym obostrzeniem tej procedury jest to, że odpracowanie zwolnienia od zadań nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego oraz tygodniowego. To niewątpliwie korzystna zmiana przepisów zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Wolno z niej korzystać od 23 sierpnia 2013 r.

W doktrynie powstał jednak problem, czy obejmuje to także urzędników, których przepisy o czasie pracy regulują w pewnym zakresie odrębne ustawy.

Także dla samorządowców

Zatrudnieni w jednostkach samorządowych podlegają ustawie z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (DzU nr 223, poz. 1458 ze zm.). Nie ma w niej jednak odrębnych regulacji dotyczących czasu pracy tej grupy. W związku z tym w pełnym zakresie stosuje się do nich to, co wynika z kodeksu pracy o czasie pracy. Tym samym nowe regulacje o odrabianiu wyjść osobistych pracowników wprost obejmują też pracowników samorządowych. Należy jednak pamiętać, że dotyczą one wyłącznie zaplanowanej wcześniej konieczności naruszenia przez samorządowca swojego rozkładu czasu pracy. Przy tych niezaplanowanych nadal będzie aktualny problem z odpracowaniem nieobecności. Nowelizacja nie uregulowała bowiem tych przypadków, kiedy pracownik nie stawił się do pracy, gdyż przeszkodziła mu w tym jakaś nagła, nieprzewidziana przyczyna.

Przykład

Zatrudniony w urzędzie gminy pan Roman miał pracować zgodnie z grafikiem w całym tygodniu od poniedziałku do piątku od 8 do 16. Ponieważ we wtorek rano utknął w ulicznym korku, do urzędu dotarł dopiero na 10 i pracował jedynie przez 6 godzin. W tym dniu nie mógł pozostać w pracy, więc zobowiązał się odrobić poniedziałkową absencję, zostając dłużej w piątek. Jego pracę w tygodniu zewidencjonowano w taki sposób jak w tabeli 1.

Samorządowiec nabył więc prawo do rekompensaty z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych w wysokości 50 proc. wynagrodzenia za 9. i 10. godzinę pracy w piątek. Nie stosuje się tu nowej regulacji o odrabianiu wyjść osobistych, gdyż nie została zrealizowana ich procedura wynikająca z kodeksu pracy. Pracownik nie złożył pisemnego wniosku o udzielenie mu zwolnienia, gdyż nie mógł przewidzieć takiej potrzeby. W związku z tym przekroczenie przez niego dobowej normy czasu pracy w dniu odrabiania wcześniejszej nieobecności będzie stanowiło pracę w nadgodzinach. Tymczasem ustawodawca przyjął, że nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych wyłącznie czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego podwładnemu, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych.

W urzędach państwowych

Ustawa z 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 269) zawiera pewne szczegółowe rozwiązania z zakresu czasu pracy dla tej grupy pracowników. Jej art. 29       i 30 regulują systemy czasu pracy oraz maksymalne okresy rozliczeniowe, w jakich mogą wykonywać pracę ci urzędnicy. Dodatkowo inaczej niż w przepisach kodeksowych rozstrzygnięto dla nich sposób rekompensaty pracy poza normalnymi godzinami pracy, tj. zarówno w godzinach nadliczbowych, jak i innych, które nie wynikają z ustalonego rozkładu czasu pracy. W zamian za takie godziny przysługuje – według wyboru urzędnika – wynagrodzenie lub wolny czas. Ta ostatnia rekompensata może być udzielona w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu.

Taka regulacja wyłącza zatem stosowanie do pracowników urzędów państwowych kodeksowych przepisów o pracy w nadgodzinach. Zdaniem niektórych komentatorów powoduje to też, że wobec tej grupy urzędników nie działa regulacja dotycząca odrabiania wyjść osobistych. A to dlatego, że ustawodawca umieścił ją w art. 151 k.p., a zatem w przepisie i rozdziale o pracy w godzinach nadliczbowych.

Nie ulega wątpliwości, że chociaż ustawa o pracownikach urzędów państwowych ma charakter odrębny i autonomiczny, to jednak nie reguluje wyczerpująco zagadnień dotyczących czasu pracy tej grupy pracowników. W związku z tym na podstawie art. 5 k.p. w sprawach nieuregulowanych należy do nich stosować przepisy kodeksowe. Ustawodawca celowo w tym miejscu posługuje się pojęciem „nieuregulowanych spraw", a zatem określonych praw i obowiązków stron stosunku pracy.

Samo umiejscowienie w akcie prawnym konkretnej regulacji niejednokrotnie daje duże pole do interpretacji. Nie przesądza jednak w każdym przypadku o wyłączeniu stosowania całego przepisu. Może on przecież zawierać wiele norm prawnych. Dlatego zapisanie wyjść osobistych w kodeksowym przepisie o godzinach nadliczbowych nie pozwala jednoznacznie przyjąć, że z rozwiązań dotyczących procedury wyjść osobistych nie może skorzystać urzędnik, wobec którego nadgodziny określono w przepisach szczegółowych. Należy uznać, że sprawą nieuregulowaną, o której mowa w art. 5 k.p., będzie w tym przypadku m.in. procedura wyjść osobistych urzędników państwowych, o której szczegółowa ustawa milczy.

Podłoże tego problemu jest zawsze identyczne. Wiąże się z osobistą sprawą pracownika, którą musi on załatwić i dlatego potrzebuje zwolnienia z pracy na określony czas w trakcie rozkładowych godzin świadczenia obowiązków. Taka konieczność nie zależy od tego, gdzie pracownik jest zatrudniony i pod jaką ustawę podlega. Dlatego uważam, że intencją ustawodawcy nie było ograniczanie kręgu pracowników, którzy mogą skorzystać z tych rozwiązań, gdyż trudno znaleźć tu obiektywnie uzasadnione podstawy. Potrzeba opuszczenia pracy na określony czas w związku z wizytą lekarską, załatwianiem sprawy urzędowej itp. zdarza się wszystkim, bez względu na to, gdzie są zatrudnieni. Odmowa tego prawa określonej grupie pracowników i jednoczesne tolerowanie lub krytykowanie nieformalnych sposobów radzenia sobie z tym zjawiskiem u pracodawców jest całkowicie nieuzasadnione.

Służba cywilna

Czas pracy pracowników służby cywilnej reguluje ustawa z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (DzU nr 227, poz. 1505 ze zm.). Podobnie jak u zatrudnionych w urzędach państwowych, pragmatyka pracownicza służby cywilnej określa systemy, rozkłady oraz okresy rozliczeniowe czasu pracy, w których są zatrudniane takie osoby. Dodatkowo uregulowano dla nich sprawę godzin nadliczbowych.

Za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych pracownikowi służby cywilnej przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze. Tego, czy pracownik służby cywilnej może skorzystać z wyjścia osobistego, szczegółowa ustawa już nie rozstrzyga. Dlatego zasadna jest tu identyczna interpretacja jak u pracowników urzędów państwowych. Tym samym należy uznać, że ponieważ nie ma takiej regulacji w ustawie szczegółowej, to pracownicy służby cywilnej będą mogli wprost korzystać z nowych przepisów kodeksu pracy dotyczących odrabiania wyjść osobistych. Oczywiście muszą być spełnione przesłanki wymienione w tym przepisie. Urzędnik składa więc pisemny wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy. Pracodawca może, ale nie musi, przychylić się do takiego pisma. Jeśli na to nie przystanie, pracownik opuszczając stanowisko w danym dniu, musi tę nieobecność pokryć np. urlopem wypoczynkowym na żądanie. Zgoda przełożonego na wyjście osobiste umożliwia urzędnikowi odrobienie tej absencji nawet z przekroczeniem dobowej normy czasu pracy. Nie będzie to wówczas stanowiło pracy w nadgodzinach.

Przykład

Pan Wojciech pracuje w podstawowym systemie od poniedziałku do piątku od 8 do 16. Ponieważ w środę miał zaplanowaną wcześniej wizytę u lekarza, złożył do pracodawcy pisemny wniosek o zwolnienie go w tym dniu z pracy od 14 do 16. Na tym samym wniosku zaznaczył, że tę 2-godzinną nieobecność odrobi, pozostając w czwartek 2 godziny dłużej przy biurku, tj. do 18. Takie odrobienie wyjścia prywatnego urzędnika jest zgodne z kodeksem i nie stoi w sprzeczności z ustawą o służbie cywilnej. Jego pracę w tygodniu zapisano zatem w sposób taki, jak w tabeli 2.