Telepraca może okazać się doskonałym sposobem organizacji pracy oraz zapewnić firmie oszczędności. Przed jej wdrożeniem pracodawca ma obowiązek uzgodnić jej warunki z załogą. Musi też pamiętać o związanych z tym powinnościach.

Świadczenie telepracy, jako charakterystycznej formy zatrudnienia, zostało uregulowane w oddzielnym rozdziale kodeksu pracy, w art. 675 do 6717.

Wprowadzenie telepracy pracodawca powinien uzgodnić w porozumieniu zbiorowym ze związkami zawodowymi. Jeśli w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia przed- stawienia jego projektu strony nie ustalą wspólnych założeń, pracodawca określa samodzielnie w regulaminie warunki, na jakich będzie obowiązywała telepraca. Powinien jednak wziąć pod uwagę dotychczasowe ustalenia. Jeśli w firmie nie działa organizacja związkowa, zasady dotyczą- ce telepracy należy ustalić w rozmowach z przedstawicielami pracowników. Potem trzeba je spisać w regulaminie telepracy.

Ustalone kwestie

Nie ma przepisów regulujących, co powinien zawierać taki regulamin/porozumienie. Niewątpliwie należy w nim wskazać:

- miejsce wykonywania telepracy – które dawałoby gwarancję zarówno swobodnego kontaktu z telepracownikiem, jak i zapewniałoby bezpieczeństwo danych, dotyczących pracodawcy i wy konywanej pracy,

- rodzaj zadań, które mogą być świadczone w formie telepracy,

- system i czas pracy,

- częstotliwość i formę kontaktu ze zwierzchnikiem,

- zasady i częstotliwość kontroli wykonywania pracy przez zatrudnionego oraz warunków dotyczących korzystania z urządzeń należących do pracodawcy i przebywania na terenie zakładu.

O wykonywaniu telepracy można zdecydować zarówno na etapie zawierania umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia (w trybie poro zumienia zmieniającego). W tym drugim przypadku z inicjatywą wykonywania pracy w tym trybie może wyjść zarówno pracodawca, jak i podwładny. Istotne jest, że jeśli będzie to pomysł zwierzchnika, etatowiec ma prawo odmówić bez żadnych konsekwencji.

W odrębnej umowie uregulować można:

- ustalenia dotyczące wykorzystywania przez telepracownika swojego własnego sprzętu,

- ubezpieczenia sprzętu,

- wysokość ekwiwalentu pieniężnego za użytkowanie prywatnych urządzeń.

Gdy nie zdaje egzaminu

Obie strony mają prawo zrezygnować z tej formy współpracy. Jeśli telepraca trwała od początku zatrudnienia, rozpoczęcie zadań w trybie „stacjonarnym" może nastąpić w każdym czasie – na skutek porozumienia stron lub wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy.

Jeżeli zatrudniony stał się telepracownikiem w trakcie zatrudnienia, to powrót do ,,normalnej'' formy wykonywania służbowych obowiązków może nastąpić na wniosek jego lub pracodawcy. Każda ze stron może się rozmyślić z tego trybu wykonywania obowiązków w ciągu 3 miesięcy od jej rozpoczęcia. To pewnego rodzaju okres próbny, podczas którego obie strony stosunku pracy mają okazję przetestować, czy ta forma realizacji zadań się sprawdza. Szef może np. dojść do wniosku, że jakość i terminowość  zadań wykonywanych przez pracownika  go nie satysfakcjonuje i przynosi organizacji wymierne efekty.

Bez względu na to, która strona wystąpiła z wnioskiem o powrót do wcześniejszego trybu pracy, jest on wiążący. Po upływie ustalonego terminu – nie dłuższego jednak niż 30 dni – świadczenie pracy zaczyna biec na ,,starych zasadach''.

Pracodawca musi być przygotowany, że mimo poniesionych w związku z telepracą kosztów i inwestycji, np. ubezpieczenie sprzętu, zakup stosownych zabezpieczeń, zatrudniony ma prawo uznać, że ta forma mu nie odpowiada. Ma prawo wrócić do zatrudnienia w typowym trybie i nie może ponosić negatywnych konsekwencji z tego tytułu.

Upływ 3 miesięcy telepracy nie zamyka pracodawcy ani podwładnemu drogi powrotu do poprzednich warunków zatrudnienia. Jeśli z takim wnioskiem wystąpi zatrudniony, pracodawca powinien, w miarę możliwości, przychylić się do tej prośby. Gdy to pracodawca uzna, że ta forma współpracy nie spełnia jego oczekiwań albo z innego powodu chce, żeby etatowiec nie wykonywał pracy zdalnie, może go nakłonić do podpisania stosownego porozumienia o zaprzestaniu wykonywania pracy w formie telepracy lub też skorzystać z instytucji wypowiedzenia zmieniającego.

Dodatkowe obowiązki

Pracodawca zatrudniający telepracownika ma obowiązek przekazać mu informację dotyczącą warunków zatrudnienia. Oprócz danych wymaganych przez art. 29 § 3 k.p., musi ona określać jednostkę organizacyjną, do której przypisane jest stanowisko jego pracy, a także osoby/organ odpowiedzialne zarówno za współpracę i kontakty z telepracownikiem, jak i przeprowadzanie stosownej kontroli w miejscu wykonywania pracy.

Rolą pracodawcy jest też dostarczenie zatrudnionemu niezbędnego, odpowiednio wyposażonego i zabezpieczonego sprzętu w sposób przewidziany w odpowiednich przepisach. Po jego stronie leży też ubezpieczenie urządzeń, pokrycie wszystkich kosztów związanych z ich instalacją, serwisowaniem i konserwacją. Podwładny ma prawo oczekiwać od szefa stosownej pomocy technicznej oraz szkolenia w zakresie obsługi powierzonego mu sprzętu. Powyższe obowiązki są generalną, powszechnie stosowaną zasadą. Strony stosunku pracy mogą jednak inaczej uregulować swoje powinności w tym zakresie.

Jeśli zwierzchnik będzie sprawdzał podwładnego, który wykonuje pracę w swoim domu, powinien najpierw uzyskać od niego odpowiednią zgodę. Kontrola nie może utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych i oddziaływać na prywatność rodziny telepracownika. Pierwszą wizytę należy odbyć jeszcze przed rozpoczęciem wykonywania telepracy. Pracodawca powinien również wyjaśnić podwładnemu zasady ochrony danych, które mu powierza.

Osoby świadczące pracę w tej formie – tak jak wszyscy inni zatrudnieni – mają prawo przebywać w stacjonarnym zakładzie pracy, utrzymywać kontakty z innymi pracownikami oraz brać udział w szkoleniach i kursach. Nie mogą być też pomijane przy awansach, a pracodawca powinien umożliwić im rozwój swojej ścieżki zawodowej.

Autorka jest aplikantką adwokacką w Kancelarii TGC Corporate Lawyers

Sposób na obniżenie kosztów

Dorota Strzelec, psycholog pracy, dyrektor firmy doradczej StaffPoland sp. z o.o.

Według prawa telepracownik to osoba wykonująca regularnie pracę poza zakładem (wyłącznie lub tylko w niektóre dni tygodnia), w miejscu ustalonym z pracodawcą oraz przekazująca jej wyniki za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Za wdrożeniem tej formy zatrudnienia przemawiają m.in. korzyści finansowe. Zatrudniając pracowników zdalnych, pracodawcy oszczędzają przede wszystkim na wynajmie powierzchni biurowej, kosztach organizacji stanowisk, nieobecności czy nadgodzin. Telepraca jest również sposobem na dopasowanie struktury zatrudnienia do bieżących potrzeb firmy. Dzięki niej można pozyskać osoby mniej mobilne, np. niepełnosprawne, matki wychowujące dzieci, studentów czy osoby, które mieszkają poza miejscem siedziby zakładu pracy. Niestety wielu pracodawców i menedżerów nadal jest przekonanych, że podwładni najbardziej efektywnie pracują, spędzając długie godziny na swoich stanowiskach i pod stałą kontrolą przełożonych. Ze względu na to, że praca zdalna opiera się na podejściu zadaniowym, a zatrudnieni rozliczani są z wykonania pracy, a nie liczby odsiedzianych godzin, szefowie telepracowników muszą stosować inne metody delegowania odpowiedzialności, ustalania norm efektywności oraz komunikacji.

Zanim podpiszemy umowę o telepracę, należy pamiętać, że nie jest to model pracy idealny dla każdego. Osoby, które mają problemy z opanowaniem komunikacji elektronicznej lub te, które nie wyobrażają sobie braku bezpośrednich kontaktów w miejscu pracy, miewają problem z samodzielną organizacją pracy i ustalaniem priorytetów. Dlatego telepracę zaleca się osobom z określonym stażem w tradycyjnym systemie – do pracy w domu łatwiej przystosować się osobie, która dysponuje już doświadczeniem oraz zdobytymi wcześniej umiejętnościami zawodowymi.