Dzienniki zdarzeń: Rejestruj informacje w firmie przy użyciu systemów informatycznych

Analityka biznesowa to zbiór metod i narzędzi wykorzystywanych do analiz działania organizacji. Jej celem jest nowe zrozumienie sposobu działania przedsiębiorstwa. „Nowe", czyli obejmujące fakty, które nie były do tej pory znane i wykorzystywane w zarządzaniu organizacją. Zdobyte „zrozumienie" ma prowadzić do zaproponowania rozwiązań służących poprawie efektywności i skuteczności działania przedsiębiorstwa.

Łatwo o informacje

Analityka biznesowa pojawia się w prasie biznesowej i naukowej we wszystkich przypadkach i postaciach. Krążą na łamach czasopism takie pojęcia jak Big Data czy Business Intelligence, które niosą ze sobą mniej lub więcej treści. Wykorzystanie danych z systemów informatycznych do analiz nie jest nowym zagadnieniem.

Obecna ich popularność wynika z wzrostu o kilka rzędów ilości danych dostępnych do analiz. Kiedyś dane były specjalnie wprowadzane do systemów informatycznych na potrzeby ich analizy. Dziś dane takie są zbierane automatycznie w toku codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Nie jest zatem już potrzebny specjalny wysiłek, aby mieć dane, które można analizować.

Obecna „gorączka danych" przyczynia się do powstania i promowania kilku nowych i jednocześnie wartościowych metod analiz. Metody te, po pierwsze, potrafią poradzić sobie z dużymi ilościami danych gromadzonych przez przedsiębiorstwa. Po drugie, pozwalają przekształcić szczegółowe i różnorodne dane w informacje o wysokiej wartości biznesowej.

Po trzecie, mogą być szybko zastosowane, zatem szybko udowadniają swoją wartość biznesową. Przykładem takiej metody, która powstała na uniwersytetach, a obecnie jest coraz szerzej wykorzystywana w praktyce biznesowej, jest eksploracja procesów.

Jaka jest idea

W kontekście eksploracji procesów mówi się o konkretnym źródle danych, jakim są dzienniki zdarzeń. Dzienniki zdarzeń rejestrują czynności wykonywane przez pracowników organizacji. Takie dzienniki standardowo są tworzone m.in. w systemach obiegu dokumentów, systemach zarządzania relacjami z klientami, systemach zarządzania zadaniami itp. Ponieważ systemy informatyczne wspierają działanie wielu obszarów przedsiębiorstwa, dzienniki zdarzeń są zapisem jego rzeczywistego sposobu funkcjonowania.

Rzeczywistego, czyli niedomniemanego. Analizując dane o sekwencjach wykonywanych czynności, możemy dostrzec pewne wzorce postępowania i wykorzystać je do poprawy działania organizacji przedsiebiorstwa. Analiza rzeczywistych danych jest lepszym podejściem niż tworzenie abstrakcyjnych modeli i opisów procedur, które są tak popularne szczególnie w dużych firmach, ale które szybko się dezaktualizują, bo życie zmienia się szybciej niż procedury >patrz ramka.

Wykorzystując badanie procesów, można odpowiedzieć na wiele pytań zadawanych w przedsiębiorstwach. Jakie czynności wykonują pracownicy, by zrealizować zadania? Ile czasu trwa wykonanie poszczególnych czynności? Czy pracownicy działają zgodnie ze standardami, procedurami i wytycznymi? Które osoby są kluczowe i jak ze sobą współpracują?

Obiektywny i kompletny

Tradycyjnie wyróżniono trzy podgrupy metod wchodzących w skład eksploracji procesów. Pierwsza grupa metod jest wykorzystywana, gdy na podstawie danych z systemów informatycznych chcemy automatycznie i natychmiast uzyskać obraz działania przedsiębiorstwa. Obraz ten opiera się wyłącznie na danych, a nie na opiniach pracowników, więc jest obiektywny i kompletny.

Druga grupa metod jest wykorzystywana, gdy w sposób automatyczny chcemy porównać rzeczywiste działanie organizacji z pewnym zakładanym modelem jej działania lub z przyjętymi w niej regułami biznesowymi. W ten sposób szybko uzyskuje się informację o odstępstwach od pożądanego działania organizacji. Wreszcie trzecia grupa metod pozwala na analizę czasową wykonania sekwencji czynności, analizę obciążenia pracowników, porównanie pracy zespołów, sposobów współpracy pracowników i relacji społecznych istniejących w organizacji.

Jaki jest cel

Zakres analizowanych danych zależy od celu, jaki chce się osiągnąć. W praktyce w dziennikach zdarzeń każda czynność jest opisana przez kilkadziesiąt atrybutów, takich jak: czas rozpoczęcia i zakończenia, wykonawca czynności, miejsce wykonania czynności itp.

Dane te często pochodzą z wielu systemów informatycznych wykorzystywanych w organizacji, bo rzadko organizacja korzysta z jednego systemu. Mogą nawet pochodzić z portali społecznościowych. Różnorodność systemów informatycznych oznacza różnorodność danych i konieczność ich uporządkowania, co jest główną trudnością przy badaniu procesów.

Metody analityki biznesowej, w tym metody eksploracji procesów, są użyteczne głównie w średnich i dużych organizacjach. Obecnie z eksploracji procesów skorzystało już wiele organizacji, od przedsiębiorstw produkcyjnych, przez firmy usługowe, do szpitali i urzędów. Eksploracja procesów zawsze prowadzi do zderzenia wyobrażeń o działaniu organizacji z obrazem faktycznego jej działania. To zderzenie jest zawsze ciekawe i zaskakujące.

Mapy mórz a mapy organizacji

Światowa gospodarka w XIX wieku była w dużej mierze oparta na transporcie towarów drogą morską. Wszystkie statki pod banderą Stanów Zjednoczonych miały za zadanie zapisywać w dziennikach pokładowych dane dotyczące położenia, wiatru i prądów morskich.

Tysiące dzienników pokładowych przechowywano w Obserwatorium Morskim USA. Niestety, nikt do nich nie zaglądał, a w pewnym momencie zastanawiano się nawet nad ich spaleniem. Pojawił się jednak Mathew Fontaine Maury. Ten były marynarz w 1842 r. objął kierownictwo Obserwatorium i zlecił systematyczny przegląd i analizę dzienników pokładowych.

Na tej podstawie opracował ilustrowane mapy zawierające wiatry i prądy morskie oceanów, wspierające kapitanów w planowaniu tras. W 1848 r. Kapitan Jackson z okrętu W.H.D.C. Wright wykorzystał mapy podczas podróży z Baltimore do Rio de Janeiro i wrócił do portu macierzystego miesiąc wcześniej niż planował. Już w 7 lat po publikacji, mapy zaczęły przynosić 10 mln dolarów oszczędności rocznie.

Współcześnie odpowiednikami okrętów są zespoły ludzi współpracujących by osiągnąć cele organizacji. Rolę dzienników pokładowych spełniają dzienniki systemów informatycznych.

Zbigniew Paszkiewicz asystent naukowy w Katedrze Technologii Informacyjnych Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, prowadzi blog www.eksploracjaprocesow.pl.

Komentuje Zbigniew Paszkiewicz, asystent naukowy w Katedrze Technologii Informacyjnych Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, prowadzi blog www.eksploracjaprocesow.pl.

Analiza danych to potężne narzędzie, ale tylko wówczas, gdy jest prowadzona przez osoby kompetentne, a wnioski z niej są mądrze wykorzystywane. Zachęcam każdą organizację, aby zajrzała do danych, które „starzeją się" w jej bazach danych.

Konfrontacja rzeczywistości zapisanej w tych danych z teoretycznym wyobrażeniem o działaniu organizacji zawsze stanowi bardzo dużą wartość i dostarcza niepodważalnych argumentów dla podejmowanych decyzji usprawniających jej działanie.