Przedsiębiorca, który chce prowadzić lub nawet rozszerzać swój biznes, powinien poszukiwać kolejnych lokali, w których jego działalność będzie mogła być taniej i efektywniej wykonywana. Przy tej okazji musi zwracać uwagę na umowę najmu lokalu, którą podpisuje. Pierwszą ważną sprawą jest sprawdzenie, czy osoba działająca w imieniu wynajmującego jest umocowana do zawarcia umowy.
Aby można było wynająć lokal, nie trzeba być jego właścicielem, wystarczy dysponowanie innym prawem np. również prawem najmu. Niezależnie od tego warto zażądać od wynajmującego dokumentów wykazujących jego uprawnienia. Może to być odpis z księgi wieczystej albo umowa. Osobnym problemem jest zawarcie umowy z osobą prawną (spółką z o.o.) lub ułomną osobą prawną (wspólnotą mieszkaniową).
W takiej sytuacji należy zweryfikować, czy osoby, które działają w imieniu tych podmiotów, mają umocowanie do zawierania kontraktów. W przypadku większości podmiotów gospodarczych wiarygodną informacją na temat ich reprezentacji są dane w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Czasami jednak wskazany jest wgląd do uchwały organu stanowiąco – kontrolnego podmiotu (w przypadku wspólnot mieszkaniowych – zebrania właścicieli). Dobrze jest też zaproponować wynajmującemu zawarcie w umowie klauzuli, zgodnie z którą oświadcza on, że jest prawidłowo umocowany i w związku z tym obciążają go wszystkie roszczenia odszkodowawcze.
Po sprawdzeniu, czy osoba podpisująca umowę jest odpowiednio umocowana, należy określić cel, dla którego przedsiębiorca będzie wykorzystywał lokal.
Z punktu widzenia interesów najemcy nie można poprzestać na ogólnie sformułowanej „działalności gospodarczej". Później mogą się pojawić problemy w zakresie wykorzystywania przedmiotu najmu do danej działalności. Tak więc im bardziej konkretnie i zgodnie z intencjami najemcy zostaną sformułowane zapisy umowy dotyczące przeznaczenia lokalu, tym więcej najemca będzie miał praw i możliwości kierowania wobec wynajmującego żądań.
Przykładowo, bardziej precyzyjne od „celów związanych z działalnością gospodarczą" wydawać się może sformułowanie „cele biurowe". Najlepiej jest wskazać rodzaj podejmowanej działalności, np. naprawa zegarków, kopiowanie materiałów.
Dobrze jest również określić w umowie obowiązki wynajmującego i najemcy w zakresie podejmowanych napraw i nakładów na rzecz lokalu. Co do zasady, jest to opisane w kodeksie cywilnym, ale ogólnie. Dlatego strony powinny dokładnie określić, kto za jakie naprawy i w jaki sposób odpowiada.
Podobnie sytuacja wygląda przy okazji dokonywania rozliczeń między stronami, jeśli chodzi o podjęte przez najemcę w trakcie trwania umowy najmu inwestycje w lokalu. Najlepiej byłoby już na etapie zawierania umowy zaplanować najważniejsze działania i uzyskać w umowie na nie zgodę wynajmującego. Warto określić jednocześnie sposób rozliczenia z tego tytułu po zakończeniu umowy.
Poza tym, jak w innych umowach gospodarczych, nie można zapomnieć o precyzyjnym określeniu terminów i sposobów płatności. Nie można więc zapomnieć o numerze konta, dniu płatności oraz karach umownych.
Maciej J. Nowak radca prawny „Kancelaria Prawnicza dr Maciej Nowak" w Szczecinie
