W trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający podejmuje szereg czynności. Jedną z najważniejszych, ale i najtrudniejszych, jest ocena przedkładanych przez wykonawcę dokumentów na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu. Dotyczą one w szczególności wiedzy, doświadczenia czy dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Na pomoc zamawiającemu przychodzi art. 26 ustawy Prawo zamówień publicznych,  dalej p.z.p. Wyposaża on zamawiającego w dwa pomocne instrumenty: wezwanie do wyjaśnień oraz wezwanie do uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów. Jednak w praktyce wzajemna relacja pomiędzy nimi bywa skomplikowana. W efekcie wciąż przysparzają one sporo kłopotów  w praktyce zamówień publicznych. Warto poznać najistotniejsze elementy w tym zakresie.

Jeżeli tylko wyjaśnienie treści dokumentu jest wystarczające, to nie należy wzywać do jego uzupełnienia

Kolejność ma znaczenie

Co do zasady wezwanie do wyjaśnienia powinno poprzedzać wezwania do uzupełnienia dokumentu. W każdym przypadku, gdy zamawiający ma wątpliwości należy w pierwszej kolejności sięgnąć po możliwość wyjaśniania. Dlaczego? Wezwanie do wyjaśnień może być stosowane wielokrotnie, natomiast – co do zasady – wezwań do uzupełnienia w zakresie tych samych okoliczności nie ponawia się. Co więcej,  jeżeli tylko wyjaśnienie treści dokumentu jest wystarczające, to nie należy wzywać do jego uzupełnienia (KIO 438/12). Warto zatem unikać pochopnego wzywania do uzupełnienia dokumentu.

Jasno i precyzyjnie

Wezwanie do uzupełnienia powinno w sposób jasny, jednoznaczny i precyzyjny określać, jakiego warunku udziału w postępowaniu wykonawca nie spełnia i z jakich przyczyn (KIO 4/13). Czynność obejmująca żądanie ponownego wykazania spełniania warunków nie może być traktowana jako zadośćuczynienie wymaganiom formalnym poprzedzającym wykluczenie wykonawcy. Zatem zamawiający powinien w sposób wyczerpujący opisać dokonaną przez siebie ocenę przedłożonych dokumentów tak, by umożliwić wykonawcy dalszy udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Co więcej, wezwanie w sposób ogólnikowy może być wręcz uznane za wymagające ponowienia takiej czynności (KIO 1659/12). Warto także kumulować wszelkie zarzuty w jednym wezwaniu, tak by wyeliminować konieczność kilkukrotnego wzywania do uzupełnienia jednego dokumentu, ale w oparciu o różne jego aspekty.

Czy można samodzielnie uzupełniać

W tym zakresie są spore rozbieżności w orzecznictwie. Sądy jak i Izba dopuszczały możliwość skutecznego samodzielnego przedkładania dokumentów (wyrok Sądu Okręgowego w Katowicach z 29 kwietnia 2010 r., XIX Ga 162/10), jak i zastrzegały skuteczność takiej czynności od sformułowania wezwania przez zamawiającego (KIO 739/12). Zakaz samodzielnego uzupełniania byłby jednak w niektórych przypadkach nadmiernym formalizmem. Pamiętać zarazem trzeba, że każda sytuacja powinna być badana odrębnie, w szczególności w zakresie zachowania zasady uczciwej konkurencji.

Przed upływem terminu

Zgodnie z treścią ustawy p.z.p.  uzupełniany dokument ma potwierdzać spełnianie warunków udziału nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert. Zatem z jednej strony bez znaczenia pozostaje data dostarczonego dokumentu, o ile z jego treści wynika spełnianie warunku najdalej na dzień składania oferty, czy wniosku (KIO/UZP 538/09). Zarazem należy pamiętać, iż potwierdzanie warunku „na dzień składania" oznacza obowiązek uwzględnienia wystąpienia wymaganych okoliczności w określonym dniu, choć niekoniecznie przed upływem terminu na składanie ofert (np. przedłożenie uzupełnionego dowodu opłacenia polisy w dniu składania ofert, choć w godzinach późniejszych niż upływał termin na składanie ofert, podobnie KIO 1156/12).

Zdaniem autora

Paweł Rożyński, ekspert w zakresie prawa zamówień publicznych, prawnik GWW Legal

Uzupełnianie oraz wyjaśnianie treści dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia powinno być postrzegane przez pryzmat celu postępowania o udzielenie zamówienia. Celem tym jest przecież wybór oferty najkorzystniejszej, zgodnie z treścią przyjętych kryteriów oceny ofert. W mojej ocenie instytucje zamawiające winny zatem wykazywać się daleko idącą aktywnością w wyjaśnianiu treści dokumentów. Warto wzywać do wyjaśnień i dopiero w ostateczności domagać się uzupełniania. O ile wyjaśnienia nie prowadzą do zmiany treści dokumentu pierwotnie przedłożonego, nie ryzykujemy w tym zakresie zarzutu obejścia zasady jednokrotności wezwania do uzupełniania.