Dzięki tej zmianie podwładni zyskali dodatkowe pół roku na skorzystanie z dawnych wakacji i to w najbardziej pożądanym okresie, czyli m.in. w letnich miesiącach.

Właściwie inne reguły dotyczące urlopów wypoczynkowych są stałe. Jednak wielu pracodawców musi zwrócić uwagę na to, czy właściwie liczą współczynnik ekwiwalentowy. Czujność jest szczególnie wskazana, gdyż wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 2 października 2012 r. (K 27/11, DzU z 2012 r., poz. 1110) uchylił przepis, zgodnie z którym święto pokrywające się z dniem wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, nie obniżało wymiaru czasu pracy.

Uwaga na święto

Od 8 października 2012 r., czyli od daty publikacji wyroku TK, jeżeli nałoży się na siebie dzień wolny z racji przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy i święto, to święto obniża wymiar czasu pracy. To zaś oznacza, że za takie zdublowane w jednym dniu święto i wolne, trzeba wyznaczyć dodatkowy dzień wolny, aby zachować zasadę przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Wpływa to także na liczenie współczynnika ekwiwalentowego w tych firmach, gdzie dniem wolnym jest np. piątek. W 2013 r. żadne święto nie wypada w sobotę, w którą najczęściej pracownicy mają wolne.

Dla przypomnienia wyjaśniamy to, co zmieniło się od stycznia 2012 r. i co wpływa na obowiązki pracodawców w kolejnych latach. Tradycyjnie też przeliczamy współczynnik ekwiwalentowy.

Dłużej z zaległościami

Pracownik ma obecnie dziewięć miesięcy w kolejnym roku kalendarzowym na to, aby wyjechać na wakacje, jeśli nie zdołał tego zrobić w poprzednim roku. Zatrudnieni zyskali to dzięki zmianie art. 168 kodeksu pracy, mówiącego o najpóźniejszym wykorzystaniu urlopu zaległego, wprowadzonego w ustawie z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (DzU nr 232, poz. 1378, dalej ustawa deregulacyjna).

Przez lata obowiązywał przepis, w myśl którego pracownik, który nie wybrał urlopu w terminie ustalonym zgodnie z  art. 163 k.p. (czyli według planu urlopu lub po porozumieniu z pracodawcą), miał go wybrać do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Spod tej regulacji wyłączona była jedynie część urlopu na żądanie (art. 167

2

k.p.). Ten kawałek wolnego (najwyżej cztery dni w roku kalendarzowym) nadal jest tak samo traktowany.

Na ogół pracodawcy bardzo skrupulatnie przestrzegali marcowego terminu i nawet opornych zatrudnionych mobilizowali do wybrania wakacji w tym czasie. Dlaczego jednak się one tak przesunęły, skoro co do zasady pracownik musi mieć urlop wypoczynkowy w tym roku kalendarzowym, kiedy nabył do niego prawo? Tak stanowi art. 161 k.p. Zdarzają się takie sytuacje, kiedy wybranie go w tym terminie jest niemożliwe, bo np. chorował albo pracownica była na urlopie macierzyńskim. Wtedy wolno przesunąć datę, kiedy realizacja tego uprawnienia będzie możliwa.

Przykład

W połowie września 2012 r. pani Kamila urodziła trojaczki. Do tego czasu nie brała części urlopu wypoczynkowego za 2010 r. i za cały 2011 r., bo wówczas długo chorowała i leczyła się na bezpłodność.

Natomiast część 2012 r. spędziła na zwolnieniach lekarskich z powodu zagrożonej ciąży. Choć nie wykorzystała ani jednego dnia wakacji w 2011 i 2012 r., te dni jej nie przepadły. Może je wybrać w kolejnych latach jako urlop zaległy.

Do końca pierwszego kwartału

Nowe zasady dłuższego wybrania urlopu nie dotyczą jednak wszystkich dawnych wakacji. Te, które pracownik nagromadził sprzed 2011 r., musi wybrać zgodnie z pierwotnym terminem, czyli do końca marca.

Zatem jeszcze do końca pierwszego kwartału 2013 r. może wyjechać na wakacje przysługujące mu za 2009 r. Po tej dacie mogą mu one przepaść, jeśli szef podniesie taki zarzut. Pierwotnie bowiem powinien wybrać urlop z 2009 r. najpóźniej do końca marca 2010 r., a skoro tego nie zrobił dotychczas, to uwzględniając trzyletni okres przedawnienia roszczeń z zakresu prawa pracy, ma na to czas do końca marca 2013 r.

Taka rozbieżność w traktowaniu dawnego urlopu wynika z  braku przepisów przejściowych w ustawie deregulacyjnej, które określałyby sytuacje wątpliwe czy wyjaśniały przedawnienie roszczeń. Dlatego zinterpretowały je Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej oraz Państwowa Inspekcja Pracy. Urzędy uznały, że zaległy urlop sprzed 2011 r. trzeba wziąć do końca marca zgodnie z poprzednim brzmieniem art. 168 k.p. Skoro bowiem prawo do tego wolnego pracownik nabył pod rządami starego przepisu, to nie ma mowy o przyjęciu korzystniejszego okresu na wybranie zaległości, czyli do końca września.

Zgodnie ze stanowskiem Głównego Inspektoratu Pracy z 16 grudnia 2011 r. (GNP-364-4560-63-1/11/PE/RP) jako pierw- sze do końca września można było wziąć tylko wakacje z 2011 r. Pozostałe niewybrane dawne urlopy trzeba zrealizować do końca marca, czyli zgodnie ze starą treścią art. 168 k.p. Zatrudnieni muszą pamiętać o tej opinii i jej się podporządkować, bo pracodawcy będą się jej trzymać, gdyż mogą ją stosować przychodzący na kontrolę inspektorzy pracy.

Przykład

Zgodnie z tymi interpretacjami pani Kamila z poprzedniego przykładu może wykorzystać urlop z 2012 r. do końca września 2013 r., a gdyby jej się to nie udało w tym terminie – to nawet do końca września  2016 r.

Natomiast na wybranie wakacji niezrealizowanych w 2010 r. ma czas tylko do końca marca 2014 r.

Jak liczyć przedawnienie

Po tym czasie przedawnia się prawo do odpoczynku i tym samym trudno domagać się, aby szef go zapewnił. Zgodnie z  art. 291 k.p. oraz wyrokiem Sądu Najwyższego z 11 kwietnia  2001 r. (I PKN 367/00) roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od daty jego wymagalności. Liczy się to od końca roku albo od daty końcowej jego wykorzystania jako urlopu zaległego, jeśli został przesunięty na kolejny rok z przyczyn dotyczących pracownika lub pracodawcy.

Wskazując przykład zaległego urlopu z 2008 r., ministerstwo odwołało się zarówno do  terminu przedawnienia roszczeń pracowniczych, jak i  poprzedniego art. 168 k.p.

Zgodnie z art. 291 § 1 k.p. roszczenia ze stosunku pracy (w tym do urlopu) przedawniają się z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Skoro więc termin na udzielenie wakacji za 2008 r., przypadał zgodnie z  obowiązującym wówczas art.  168 k.p., najpóźniej do 31 marca 2009 r., od tej daty należy liczyć upływ trzyletniego przedawnienia. Zatem roszczenie o wypoczynek za 2008 r. wygasło z końcem marca 2012 r.

Podobnie koniec marca 2013 r. trzeba przyjąć jako definitywny termin wyjazdu na  urlop pochodzący z 2009 r. Aby to uprawnienie pracownikowi nie przepadło, wystarczy, że przynajmniej przed  końcem pierwszego kwartału rozpocznie zaległe wakacje.

Lepiej dla załogi

Łaskawy szef może nie korzystać z uprawnienia do podniesienia przedawnienia urlopu pracownika za  2009 r. i udzielić mu go nawet później, czyli po upływie pierwszego kwartału. To jego dobra wola. Jeśli nie będzie jej miał, pracownikowi nie przysługuje żadne roszczenie.

Inspektor pracy, który przyjdzie na kontrolę do firmy, też będzie rozliczał pracodawców z terminów wynikających z kodeksu pracy i urzędowych opinii. Późniejsze udzielenie zaległego urlopu szef może tłumaczyć działaniem na korzyść podwładnego. W takiej sytuacji powinien mieć pismo pracownika, w którym wnioskuje on o przesunięcie daty wykorzystania zaległości.