Ubezpieczony ma obowiązek dostarczyć pracodawcy zaświadczenie lekarskie wystawione na druku ZUS ZLA w ciągu siedmiu dni od dnia jego otrzymania. Jeśli dostarczy je po tym terminie, zasiłek chorobowy bądź opiekuńczy obniża się o 25 proc. za czas od 8. dnia niezdolności do pracy do dnia dostarczenia dokumentu (art. 62 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, tekst jedn. DzU z 2010r. nr 77, poz. 512 ze zm., dalej ustawa zasiłkowa).

Termin siedmiu dni liczy się natomiast począwszy od dnia następującego po dniu wręczenia zaświadczenia ubezpieczonemu.

Za datę otrzymania L-4 uznaje się przy tym dzień wystawienia dokumentu, chyba że ubezpieczony udowodni, że otrzymał je później. Jeśli zwolnienie zostanie wysłane pocztą, za datę dostarczenia należy przyjąć datę stempla pocztowego.

Przykład

Pani Aneta, pracownica, która była już w 2012 r. niezdolna do pracy przez 33 dni, zachorowała we wrześniu i dostarczyła ZLA od 3 do 30 dnia tego miesiąca. 3 września był też datą, kiedy pracownica otrzymała zwolnienie lekarskie.

Zaświadczenie dostarczyła do zakładu pracy 17 września. Czas na jego dostarczenie minął 10 września. Dlatego zasiłek chorobowy został obniżony o 25 proc. od ósmego dnia absencji do dnia dostarczenia L-4, tj. za okres od 10 do 17 września.

Pracownik może usprawiedliwić niedotrzymanie terminu i w ten sposób uniknąć odpowiedzialności w formie niższego świadczenia. Usprawiedliwieniem mogą tu być szczególne okoliczności takie jak obłożna choroba podwładnego i brak w tym czasie osób bliskich bądź inne zdarzenie losowe (art. 62 ust. 3 ustawy zasiłkowej).

Niezagrożona wypłata

Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, finansowane ze środków pracodawcy na podstawie art. 92 kodeksu pracy, nie ulega obniżeniu nawet, jeśli pracownik przekroczy siedmiodniowy termin na dostarczenie ZLA.

Przykład

Pan Michał 8 października dostarczył zwolnienie lekarskie na okres od 24 września do 5 października.

Ponieważ jednak jest to jego pierwsza niezdolność do pracy w 2012 r., nie poniesie konsekwencji dostarczenia zwolnienia lekarskiego po upływie siedmiu dni od jego wydania.

Wynagrodzenie za czas choroby nie ulega obniżeniu z tytułu nieterminowego dostarczenia dokumentu potwierdzającego niezdolność do pracy.

Krótkie L-4 bez potrąceń

Nie ma możliwości obniżenia zasiłku o 25 proc., mimo że pracownik dostarczy zwolnienie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia otrzymania, jeśli orzeczono na nim niezdolność do pracy na okres krótszy niż osiem dni.

Przykład

Pracownica, pani Kamila, 1 października otrzymała zwolnienie lekarskie uprawniające ją do zasiłku opiekuńczego na dziecko od 1 do 5 października. Dostarczyła je do pracodawcy 10 października. Mimo że nie dotrzymała siedmiodniowego terminu na dostarczenie dokumentu, nie można jej za to ukarać obniżając świadczenie o 25 proc., ponieważ L-4 zostało wystawione na okres krótszy niż osiem dni.

Dwa świadczenia za jedno ZLA

Jeśli pracownik dostarczy po terminie zaświadczenie lekarskie obejmujące okres, za który przysługuje mu najpierw wynagrodzenie za czas choroby, a potem zasiłek, obniża się o 25 proc. stawki tylko to drugie świadczenie.

Przykład

Pan Marek, który w 2012 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim już przez 22 dni (za które otrzymał od pracodawcy wynagrodzenie chorobowe), 1 października otrzymał ZLA na okres kolejnej absencji zdrowotnej od 1 do 20 października. Dokument dostarczył do zakładu pracy 15 października. Podstawą wymiaru należnego mu zasiłku jest kwota 3100,30 zł.

Termin na dostarczenie L-4 upłynął 8 października. Za okres od 1 do 11 października podwładny ma prawo do wynagrodzenia za czas choroby, a tym samym, mimo nieterminowego dostarczenia dokumentu, świadczenie należy wypłacić mu w pełnej wysokości (czyli 80 proc. podstawy wymiaru).

Z kolei od 12 października przysługuje mu zasiłek chorobowy, który do 15 października trzeba obniżyć o 25 proc.

Pan Marek otrzyma zatem:

1) wynagrodzenie chorobowe w wysokości

(3100,30 zł x 80 proc.) : 30 = 82,67 zł za dzień,

82,67 zł x 11 dni = 909,37 zł

2) zasiłek chorobowy

– od 12 do 15 października:

82,67 zł x 4 dni = 330,68 zł

330,68 zł – (330,68 zł x 25 proc.) = 248,01 zł

– od 16 do 22 października:

82,67 zł x 7dni = 578,69 zł.

Wolne odracza termin

Jeśli siódmy dzień na dostarczenie ZLA przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu należy przyjąć najbliższy po tym dniu dzień roboczy (art. 57 § 4 kodeksu postępowania administracyjnego).

Przy czym za dzień ustawowo wolny od pracy uważa się również sobotę (uchwała NSA z 15 czerwca 2011 r., I OPS 1/11).

—Justyna Zdrojkowska specjalista ds. kadr i płac