- Czy i jak można ukarać pracodawcę, który nie udzielił zaległego urlopu za 2011 r. do końca września? Czy danie urlopu w październiku może zniwelować karę? - pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 161 kodeksu pracy pracodawca musi udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym, w którym podwładny nabył do niego prawo. Powinno się to odbywać zgodnie z planem urlopów lub w uzgodnieniu z pracownikiem - na jego wniosek.

Niekiedy później

Oznacza to, że urlopu przysługującego pracownikowi za 2011 r. należało udzielić do końca 2011 r. Jeżeli jednak z różnych przyczyn (np. choroba, wyjazdy służbowe, inne potrzeby pracodawcy) podwładnemu nie udało się wyjechać na wakacje w danym roku kalendarzowym, szef zgodnie z art. 168 k.p. musi mu dać zaległe wakacje najpóźniej do końca września roku następnego.

Oznacza to, że urlop za 2011 r. powinien przypadać do końca września 2012 r. Termin ten został zachowany, jeśli zatrudniony rozpoczął urlop w swoim ostatnim dniu pracy we wrześniu, a kontynuował w październiku. W tym roku ostatnim dniem roboczym, dla tych, którzy pracują od poniedziałku do piątku, był 28 września, gdyż miesiąc skończył się w niedzielę.

Przykład

W 2011 r. pan Łukasz nie wykorzystał 15 dni wakacji. W połowie września 2012 r. zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie zaległego urlopu w pierwszej połowie października.

Aby nie naruszyć przepisów, szef zgodził się na jego rozpoczęcie najpóźniej 28 września, ponieważ w ten piątek przypadał ostatni dzień pracy pana Łukasza w tym miesiącu.

Taki sposób wykorzystania zaległego urlopu potwierdził Główny Inspektorat Pracy w opinii z 30 sierpnia 2012 r. (GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP). Zgodnie z nią „przyjmuje się, że termin 30 września jest zachowany, jeżeli pracownik rozpoczął urlop przed upływem 30 września danego roku kalendarzowego".

Natychmiastowe wolne

Należy jednak podkreślić, że obowiązek wykorzystania urlopu do końca trzeciego kwartału nie dotyczy jego części na żądanie. Oznacza to, że jeśli pracownik nie wybrał należnych mu czterech dni urlopu na żądanie w 2011 r., szef w żaden sposób nie mógł go wysłać na ten urlop do końca września tego roku.

Potwierdza to GIP w stanowisku z 2009 r. (GPP-110-4560-64/09/PE). Wprawdzie charakter tych czterech dni zmienił się z urlopu na żądanie w tzw. dni normalnego urlopu i w 2012 r. nie stanowią one już urlopu na żądanie, niemniej obowiązek ich wykorzystania nie jest objęty art. 168 k.p. Oznacza to, że pracownik może te cztery dni urlopu na żądanie z 2011 r. wykorzystać w dowolnym terminie, ale uzgodnionym z szefem.

Przykład

W ubiegłym roku pan Jacek skorzystał tylko z dwóch dni urlopu na żądanie oraz 18 dni urlopu wypoczynkowego. Ma zatem sześć dni zaległego urlopu.

W takim wypadku pan Jacek musi wybrać cztery dni urlopu do końca września 2012 r., natomiast dwa dni zeszłorocznego urlopu na żądanie ma prawo wziąć w dowolnym czasie uzgodnionym z pracodawcą.

Wysyłamy przymusowo

Bardzo często jednak zatrudnieni mimo wielokrotnych upomnień pracodawcy nie składają wniosków o zaległy urlop. W takiej sytuacji szef nie powinien pozostawać bierny. Jeśli pracownik nie złożył wniosku o taki urlop do końca trzeciego kwartału, pracodawca ma prawo wysłać go na zaległy urlop, nawet bez jego zgody. Tak uważają GIP (stanowisko z 2009 r., GPP-110-4560-8/09/PE/RP) i Sąd Najwyższy (wyrok z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05).

SN stwierdził, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. SN powołał się na brzmienie art. 168 k.p., który określa tylko czas wykorzystania zaległego urlopu (obecnie koniec trzeciego kwartału). Nie wprowadza natomiast żadnych warunków bądź wyjątków jego wykorzystania. Dlatego szef nie musi ustalać terminu urlopu z pracownikiem. Wystarczy, że określi termin i zobowiąże podwładnego, aby udał się na urlop.

Co grozi pracodawcy

Jeśli szef nie dopilnował, aby jego załodzie udzielono zaległego urlopu wypoczynkowego za 2011 r. do końca trzeciego kwartału bieżącego roku, naraża się na odpowiedzialność za popełnienie wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Grozi mu za to grzywna od 1 tys. do 30 tys. zł.

Organem właściwym do ścigania wykroczeń przeciwko prawom pracownika (w tym jego uprawnieniom urlopowym) jest Państwowa Inspekcja Pracy. Ta przy rutynowej kontroli lub w wyniku skargi pracownika sprawdza terminowość wykorzystania urlopów. Jeśli inspektor PIP stwierdzi nieprawidłowości w tym zakresie, może samodzielnie nałożyć grzywnę do 5 tys. zł lub skierować do sądu wniosek o ukaranie, który decyduje o wysokości kary.

Niewykluczone, że przy uporczywym naruszaniu prawa do wypoczynku pracownik zgłaszający roszczenie do sądu uzyska wyrok zobowiązujący pracodawcę do udzielenia urlopu. Jeśli ten w dalszym ciągu będzie uchylał się od wykonania orzeczenia sądowego, takie jego działanie może być uznane za przestępstwo zagrożone karą ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat trzech.

Gdy pracownik odmawia

Częściej zapewne dochodzi do sytuacji odwrotnej - szef wielokrotnie mobilizuje pracownika do wybrania urlopu, a ten odwleka podjęcie tej decyzji. W takim wypadku pracodawca może nałożyć na podwładnego karę porządkową, jeśli ten uchyla się od wybrania zaległości z poprzedniego roku.

Jako przyczynę nałożenia kary porządkowej wskazuje to, że pracownik nie przestrzega obowiązku wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Jeśli zatrudniony w dalszym ciągu nie wykonuje polecenia szefa, ten może nawet rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem.

Kiedy przepadną dawne wakacje

Jeśli pracownik nie wykorzystał zaległego urlopu z 2011 r. do końca września tego roku, to wolne nie przepada. Stosuje się tu zasadę, zgodnie z którą roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem trzech lat od dnia, w którym stały się wymagalne.

Oznacza to, że trzyletni bieg przedawnienia dla roszczeń o urlop za 2011 r. rozpoczął się 31 grudnia 2011 r. lub 30 września 2012 r., jeśli wykorzystanie wakacji przesunięto na 2012 r. Zatem szef w dalszym ciągu musi udzielić urlopu podwładnemu na jego wniosek, niezależnie od tego, że 30 września 2012 r. dawno już minął.

Obowiązek udzielenia urlopu ustaje dopiero po upływie okresu przedawnienia, czyli po trzech latach, kiedy obowiązek pracodawcy przekształca się w jego uprawnienie. Ten może skorzystać z zarzutu przedawnienia i nie dać zaległego urlopu lub mimo upływu tego terminu zgodzić się na wypoczynek podwładnego.

Autorka jest radcą prawnym z kancelarii Schoenherr