Ustawa o zmianie kodeksu spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw umożliwia zarejestrowanie spółki w przeciągu 24 godzin (tzw. tryb S24; od 1 stycznia 2012 r.). Zmiana przepisów miała na celu ułatwienie i przyspieszenie zakładania spółek z o.o., a także uproszczenie procedur związanych z zakładaniem oraz umożliwieniem szybszego rozpoczęcia działalności gospodarczej.
W uzasadnieniu projektu wskazywano, iż czas rejestracji spółki ma doniosłe znaczenie z punktu widzenia znoszenia barier w rozpoczęciu działalności gospodarczej. Podobnie jak w innych krajach europejskich ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie instrumentów umożliwiających rejestrację spółki z o.o. drogą elektroniczną. W Polsce, spółka z o.o. jest najbardziej popularną formą prowadzenia małych i średnich przedsiębiorstw.
Zawarcie w systemie teleinformatycznym umowy spółki z o.o. przy wykorzystaniu wzorca umowy wymaga: wypełnienia formularza umowy zawartego w systemie teleinformatycznym (dostępny na portalu Ministerstwa Sprawiedliwości) i opatrzenia go podpisem elektronicznym.
W tym celu osoba, która chce założyć spółkę z o.o. jest zobowiązana do założenia stosownego konta w systemie teleinformatycznym po podaniu m.in. imienia oraz nazwiska, numeru PESEL, jeżeli go posiada, a w innym przypadku – identyfikatora dokumentu tożsamości, nazwy takiego dokumentu, organu, który go wydał ze wskazaniem siedziby i państwa. Konto jest udostępnione takiej osobie po uwierzytelnieniu, które następuje za pomocą podpisu elektronicznego lub bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego na podstawie kwalifikowanego certyfikatu.
Do sporządzenia umowy spółki z o.o. stosuje się formularz z systemu teleinformatycznego. Osoby zakładające spółkę nie mogą modyfikować jego treści. Po wypełnieniu stosownych pól (w tym podaniu danych wspólników) uprawnieni użytkownicy podpisują umowę poprzez użycie podpisu elektronicznego. Podpisanie umowy przez jednego z użytkowników powoduje brak możliwości jej uzupełniania lub edycji. Zmiana tak zawartej umowy spółki z o.o. będzie możliwa po zarejestrowaniu spółki i wymaga aktu notarialnego.
Umowa spółki z o.o. jest zawarta po wprowadzeniu do systemu teleinformatycznego wszystkich danych koniecznych do jej zawarcia i z chwilą opatrzenia ich podpisem elektronicznym.
Po podpisaniu umowy spółki upoważnieni użytkownicy są zobowiązani do wypełnienia listy wspólników, oświadczenia członków zarządu o wniesieniu wkładów na pokrycie kapitału zakładowego oraz wniosku o rejestrację spółki, które należy podpisać przez złożenie podpisu elektronicznego. Wkłady na pokrycie kapitału zakładowego (o charakterze wyłącznie pieniężnym w wysokości minimalnej 5 tys. zł) mogą być wniesione w terminie 7 dniu od dnia wpisania spółki do rejestru. Do chwili ich zapłaty w dziale pierwszym Krajowego Rejestru Sądowego będzie znajdować się informacja, że kapitał zakładowy nie został pokryty.
Założenie spółki z o.o. przy wykorzystaniu wzorca nie musi być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym. Użytkownik ma możliwość skorzystania z każdego podpisu elektronicznego, który zawiera dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.
Umowa zawierana za pomocą wzorca umowy nie wymaga aktu notarialnego. Wniosek o wpis spółki z o.o. utworzonej przy wykorzystaniu wzorca umownego sąd rejestrowy rozpoznaje w terminie jednego dnia od jego wpływu. Jeżeli rozpoznanie wniosku wymaga wezwania do usunięcia przeszkody do dokonania wpisu, wniosek taki powinien być rozpoznany przez sąd w terminie 7 dni od usunięcia przeszkody przez wnioskodawcę.
W ciągu siedmiu dni od daty zarejestrowania spółki za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, zarząd spółki powinien złożyć w sądzie rejestrowym: wzory podpisów członków zarządu uwierzytelnionych notarialnie albo złożonych przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu oraz oświadczenia wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione, jeżeli oświadczenie takie nie zostało dołączone do zgłoszenia spółki.
Mateusz Dróżdż prawnik Gide Loyrette Nouel, wykładowca Uczelni Łazarskiego
Mateusz Dróżdż prawnik Gide Loyrette Nouel, wykładowca Uczelni Łazarskiego
Niestety w przypadku elektronicznej rejestracji nie ma zastosowania tzw. zasada ,,jednego okienka". Oznacza to, że konieczne jest samodzielne dokonanie odrębnych zgłoszeń do ewidencji podatników i płatników oraz do rejestru organów gospodarki narodowej (REGON) I ZUS.
Zawarcie umowy w systemie teleinformatycznym upraszcza i przyspiesza proces rejestracji spółki z o.o. Część komentatorów wskazuje na brak w nowelizacji standardów w zakresie bezpieczeństwa obrotu. Słusznie wskazują np., że osoba nieuprawniona jest w stanie zarejestrować sp. z o.o. w systemie teleinformatycznym np. za pomocą skradzionego dowodu osobistego.
Mimo to należy wskazać, że nowelizacja przepisów k.s.h. oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym osiągnęła swój cel i w znacząco ułatwia rozpoczęcie działalności gospodarczej.
