Wypłacanie kierowcom co miesiąc ryczałtu za nadgodziny to za mało

W niektórych wypadkach ryczałty należy przeliczać i dopłacać dodatkowe kwoty. Kiedy należy to robić?

Zasady ustalania

Zgodnie z kodeksem pracy stosowanym odpowiednio do kierowców ryczałt za nadgodziny lub pracę w nocy może zostać przyznany jedynie pracownikom wykonującym pracę stale poza zakładem pracy. Tak stanowią art. 151

1

§ 4 i art. 151

8

§ 2

kodeksu pracy

.

Związane jest to z utrudnieniami w ustalaniu i wynagradzaniu faktycznie przepracowanych godzin takich osób ponad normy czasu pracy. W założeniu ryczałt ma odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w nadgodzinach czy odpowiednio porze nocnej. Ustalając jego kwoty, należy więc uśrednić dane dotyczące nadgodzin lub pracy w nocy z poprzedniego okresu np. roku i na podstawie wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika oszacować jego właściwą wysokość.

Uwaga! Wysokość ryczałtu nie może odbiegać na niekorzyść dla pracownika w stosunku do wysokości wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych ustalonego według zasad ogólnych. Ustalenie ryczałtu nie pozbawia zatrudnionego roszczeń o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, nieobjętych ryczałtem (por. wyroki Sądu Najwyższego z 12 września 2008 r., I BP 4/08, i z 17 czerwca 2008 r., I PK 307/07).

Ilość ryczałtowanych nadgodzin nie powinna stać w sprzeczności z art. 20 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (DzU nr 92, poz. 879 ze zm., dalej ustawa) mówiącym o maksymalnej liczbie godzin nadliczbowych szofera w ciągu roku kalendarzowego. Jeśli nie zostanie podwyższona w przepisach wewnątrzzakładowych, to wynosi 260 godzin. Oznacza to, że wprowadzając ryczałt, liczba nadgodzin przewidywanych na miesiąc nie powinna co do zasady przekraczać 21,67 godziny (260 godzin : 12 miesięcy).

Ryczałt musi być wyraźnie określony w umowie o pracę zawartej z kierowcą lub innych przepisach wewnątrzzakładowych. Przy jego wprowadzeniu zakłada się stałe występowanie nadgodzin, czyli pracodawca prognozuje pojawienie się określonej ilości dodatkowej pracy.

W razie sporów o wynagrodzenia kierowców sąd pracy może przyjąć, że inne wypłacane im świadczenia, które nazwane były np. dietami, nie są ryczałtem za nadgodziny, jeśli z postępowania dowodowego będzie wynikało, że pracodawca nie przewidywał, iż zakres zadań pracownika poza zakładem będzie wymagał świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych i nie miał świadomości, że praca ponadnormatywna jest wykonywana (por. wyrok SN z 3 grudnia 2010 r., I PK 116/10).

Razem z pensją

Ryczałt należy wypłacać wraz z normalnym wynagrodzeniem pracownika w terminie zgodnym z wewnętrznymi przepisami firmy, czyli nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca. Z płacowego punktu widzenia ryczałty są stałymi składnikami płacowymi płatnymi miesięcznie. Ten za godziny nadliczbowe i pracę w nocy nie może spowodować obniżenia należnego podwładnym wynagrodzenia za dodatkowe godziny pracy. W większości wypadków oznacza to konieczność rozliczania składników ryczałtu.

Kiedy nie trzeba rozliczać przyznanych stałych kwot? Gdy ustalony ryczałt w całości pokrywa wypracowane przez pracownika godziny nadliczbowe i dodatkowe wynagrodzenie za pracę w nocy.

Przykład

Pan Marek pracuje jako kierowca w firmie wykonującej przewóz na potrzeby własne. Pracę rozpoczyna o 8 i planowo kończy o 16. Czasami wykonuje pracę w godzinach nadliczbowych, maksymalnie dwie godziny w ciągu jednego dnia.

W firmie pana Marka wprowadzono jednomiesięczny okres rozliczeniowy oraz ryczałt za godziny nadliczbowe w wysokości 300 zł. Wynagrodzenie pana Marka wynosi 1600 zł.

Pracownik nie wykonywał pracy w porze nocnej.

Stawka godzinowa:

styczeń – 1600 : 168 = 9,52 zł

luty – 1600 : 168 = 9,52 zł

marzec – 1600 : 176 = 9,09 zł

kwiecień – 1600 : 160 = 10 zł >patrz tabela 1

Wypłacony przez pracodawcę ryczałt za godziny nadliczbowe w ciągu czterech miesięcy to kwota 1200 zł.

Należne pracownikowi wynagrodzenie za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych w ciągu czterech miesięcy – 662,10 zł.

Ustalając tzw. bezpieczny ryczałt, czyli taki, który w każdym miesiącu pokrywa faktycznie powstałe składniki wynagrodzenia związane z pracą w godzinach nadliczbowych, pracodawca określił go na 300 zł. W konsekwencji pan Marek, mimo że nie wypracował pełnej ilości zryczałtowanych godzin nadliczbowych, zachowuje prawo do wynagrodzenia w pełnej kwocie ryczałtu.

Będąc pewny, że w żadnym miesiącu pan Marek rażąco nie przekroczy liczby zryczałtowanych godzin nadliczbowych, szef nie dokonuje dodatkowego rozliczania ryczałtów.

Przedsiębiorcy związani z transportem wielokrotnie nie są w stanie określić tzw. bezpiecznego ryczałtu, który w każdym okresie pokrywałby w całości wynagrodzenie należne za pracę poza planowanymi godzinami pracy. W takich wypadkach konieczna jest wewnętrzna kontrola polegająca na rozliczeniu stałych kwot.

Częściej trzeba przeliczyć

To przedsiębiorstwo ustala okresy, po których tego dokona. Najlepiej jeśli w umowie o pracę lub regulaminie wynagradzania wprowadzi stały okres, po którym wypłacone ryczałty będzie porównywać z faktycznym wynagrodzeniem pracownika za pracę w godzinach nadliczbowych, aby w sytuacjach, gdy stała kwota okaże się zbyt niska, została odpowiednio uzupełniona.

Przykład

Pana Irka zatrudnia firma wykonująca międzynarodowy transport drogowy. Czas pracy kierowcy kształtuje się różnie i zależy od powierzonych mu zleceń. W trakcie wykonywania operacji transportowych pan Irek pozostaje w pracy nawet do 15 godzin dziennie.