W niektórych wypadkach ryczałty należy przeliczać i dopłacać dodatkowe kwoty. Kiedy należy to robić?
Zasady ustalania
Zgodnie z kodeksem pracy stosowanym odpowiednio do kierowców ryczałt za nadgodziny lub pracę w nocy może zostać przyznany jedynie pracownikom wykonującym pracę stale poza zakładem pracy. Tak stanowią art. 151
1
§ 4 i art. 151
8
§ 2
.
Związane jest to z utrudnieniami w ustalaniu i wynagradzaniu faktycznie przepracowanych godzin takich osób ponad normy czasu pracy. W założeniu ryczałt ma odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w nadgodzinach czy odpowiednio porze nocnej. Ustalając jego kwoty, należy więc uśrednić dane dotyczące nadgodzin lub pracy w nocy z poprzedniego okresu np. roku i na podstawie wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika oszacować jego właściwą wysokość.
Uwaga! Wysokość ryczałtu nie może odbiegać na niekorzyść dla pracownika w stosunku do wysokości wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych ustalonego według zasad ogólnych. Ustalenie ryczałtu nie pozbawia zatrudnionego roszczeń o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, nieobjętych ryczałtem (por. wyroki Sądu Najwyższego z 12 września 2008 r., I BP 4/08, i z 17 czerwca 2008 r., I PK 307/07).
Ilość ryczałtowanych nadgodzin nie powinna stać w sprzeczności z art. 20 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (DzU nr 92, poz. 879 ze zm., dalej ustawa) mówiącym o maksymalnej liczbie godzin nadliczbowych szofera w ciągu roku kalendarzowego. Jeśli nie zostanie podwyższona w przepisach wewnątrzzakładowych, to wynosi 260 godzin. Oznacza to, że wprowadzając ryczałt, liczba nadgodzin przewidywanych na miesiąc nie powinna co do zasady przekraczać 21,67 godziny (260 godzin : 12 miesięcy).
Ryczałt musi być wyraźnie określony w umowie o pracę zawartej z kierowcą lub innych przepisach wewnątrzzakładowych. Przy jego wprowadzeniu zakłada się stałe występowanie nadgodzin, czyli pracodawca prognozuje pojawienie się określonej ilości dodatkowej pracy.
W razie sporów o wynagrodzenia kierowców sąd pracy może przyjąć, że inne wypłacane im świadczenia, które nazwane były np. dietami, nie są ryczałtem za nadgodziny, jeśli z postępowania dowodowego będzie wynikało, że pracodawca nie przewidywał, iż zakres zadań pracownika poza zakładem będzie wymagał świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych i nie miał świadomości, że praca ponadnormatywna jest wykonywana (por. wyrok SN z 3 grudnia 2010 r., I PK 116/10).
Razem z pensją
Ryczałt należy wypłacać wraz z normalnym wynagrodzeniem pracownika w terminie zgodnym z wewnętrznymi przepisami firmy, czyli nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca. Z płacowego punktu widzenia ryczałty są stałymi składnikami płacowymi płatnymi miesięcznie. Ten za godziny nadliczbowe i pracę w nocy nie może spowodować obniżenia należnego podwładnym wynagrodzenia za dodatkowe godziny pracy. W większości wypadków oznacza to konieczność rozliczania składników ryczałtu.
Kiedy nie trzeba rozliczać przyznanych stałych kwot? Gdy ustalony ryczałt w całości pokrywa wypracowane przez pracownika godziny nadliczbowe i dodatkowe wynagrodzenie za pracę w nocy.
Przykład
Pan Marek pracuje jako kierowca w firmie wykonującej przewóz na potrzeby własne. Pracę rozpoczyna o 8 i planowo kończy o 16. Czasami wykonuje pracę w godzinach nadliczbowych, maksymalnie dwie godziny w ciągu jednego dnia.
W firmie pana Marka wprowadzono jednomiesięczny okres rozliczeniowy oraz ryczałt za godziny nadliczbowe w wysokości 300 zł. Wynagrodzenie pana Marka wynosi 1600 zł.
Pracownik nie wykonywał pracy w porze nocnej.
Stawka godzinowa:
styczeń – 1600 : 168 = 9,52 zł
luty – 1600 : 168 = 9,52 zł
marzec – 1600 : 176 = 9,09 zł
kwiecień – 1600 : 160 = 10 zł >patrz tabela 1
Wypłacony przez pracodawcę ryczałt za godziny nadliczbowe w ciągu czterech miesięcy to kwota 1200 zł.
Należne pracownikowi wynagrodzenie za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych w ciągu czterech miesięcy – 662,10 zł.
Ustalając tzw. bezpieczny ryczałt, czyli taki, który w każdym miesiącu pokrywa faktycznie powstałe składniki wynagrodzenia związane z pracą w godzinach nadliczbowych, pracodawca określił go na 300 zł. W konsekwencji pan Marek, mimo że nie wypracował pełnej ilości zryczałtowanych godzin nadliczbowych, zachowuje prawo do wynagrodzenia w pełnej kwocie ryczałtu.
Będąc pewny, że w żadnym miesiącu pan Marek rażąco nie przekroczy liczby zryczałtowanych godzin nadliczbowych, szef nie dokonuje dodatkowego rozliczania ryczałtów.
Przedsiębiorcy związani z transportem wielokrotnie nie są w stanie określić tzw. bezpiecznego ryczałtu, który w każdym okresie pokrywałby w całości wynagrodzenie należne za pracę poza planowanymi godzinami pracy. W takich wypadkach konieczna jest wewnętrzna kontrola polegająca na rozliczeniu stałych kwot.
Częściej trzeba przeliczyć
To przedsiębiorstwo ustala okresy, po których tego dokona. Najlepiej jeśli w umowie o pracę lub regulaminie wynagradzania wprowadzi stały okres, po którym wypłacone ryczałty będzie porównywać z faktycznym wynagrodzeniem pracownika za pracę w godzinach nadliczbowych, aby w sytuacjach, gdy stała kwota okaże się zbyt niska, została odpowiednio uzupełniona.
Przykład
Pana Irka zatrudnia firma wykonująca międzynarodowy transport drogowy. Czas pracy kierowcy kształtuje się różnie i zależy od powierzonych mu zleceń. W trakcie wykonywania operacji transportowych pan Irek pozostaje w pracy nawet do 15 godzin dziennie.
W tygodniach, w których jest w bazie, wykonuje inne prace od 7 do 15. Z powodu dużych wahań liczby godzin nadliczbowych w poszczególnych miesiącach pracodawca nie jest w stanie określić stałej miesięcznej liczby zryczałtowanych godzin. Dlatego na podstawie danych z poprzednich lat uśrednił wysokość ryczałtu i ustalił go na 400 zł.
Kierowca świadczy także pracę w godzinach nocnych wprowadzonych w firmie od 21 do 5. Dlatego szef ustalił też ryczałt za pracę w porze nocnej w kwocie 100 zł.
Wynagrodzenie kierowcy to 1600 zł.
Okres rozliczeniowy – 2 miesiące.
Informacja z regulaminu wynagradzania mówi o rozliczaniu ryczałtów z końcem okresu rozliczeniowego.
Stawka godzinowa:
styczeń – 1600 : 168 = 9,52 zł
luty – 1600 : 168 = 9,52 zł
marzec – 1600 : 176 = 9,09 zł
kwiecień – 1600 : 160 = 10 zł
- patrz tabela 2
Dodatek za pracę w nocy (który liczy się od kwoty minimalnego wynagrodzenia):
Styczeń– 1500 : 168 x 20 proc. = 1,79 zł
Luty – 1500 : 168 x 20 proc. = 1,79 zł
Marzec – 1500 : 176 x 20 proc. = 1,70 zł
Kwiecień – 1500 : 160 x 20 proc. = 1,88 zł
Rozliczenie ryczałtów:
a) Okres rozliczeniowy styczeń – luty:
Ryczałt za godziny nadliczbowe – 800 zł
Należne pracownikowi wynagrodzenie za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych – 714 zł
Uzupełnienie ryczałtu – 0 zł (wyrównanie wynagrodzenia pracownika, gdy ryczałt nie pokryje faktycznego należnego wynagrodzenia pracownika)
Ryczałt za pracę w porze nocnej – 200 zł
Należne pracownikowi wynagrodzenie za czas przepracowany w porze nocnej – 71,60 zł
Uzupełnienie ryczałtu za prace w porze nocnej – 0 zł
b) Okres rozliczeniowy marzec – kwiecień:
Ryczałt za godziny nadliczbowe – 800 zł
Należne pracownikowi wynagrodzenie za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych – 910,86 zł
Uzupełnienie ryczałtu – 110,86 zł
Ryczałt za prace w porze nocnej – 200 zł
Należne pracownikowi wynagrodzenie za czas przepracowany w porze nocnej – 69,80 zł
Uzupełnienie ryczałtu za prace w porze nocnej – 0 zł
Mimo że pan Irek w styczniu wypracował więcej godzin nadliczbowych niż pokrywa kwota ustalonego wynagrodzenia ryczałtowego, czyli 400 zł, to dopłata do wynagrodzenia w okresie rozliczeniowym styczeń-luty nie jest konieczna. A to dlatego, że uśredniono ryczałt za nadgodziny i rozlicza się go w okresach dwumiesięcznych. Inaczej jest w kolejnym okresie rozliczeniowym, gdzie wynagrodzenie za nadgodziny przekroczyło wypłacone ryczałty o 110,86 zł.
Należy pamiętać, że ryczałt za pracę w godzinach nocnych nie może być uzupełnieniem wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach nawet wtedy, gdy ryczałt za pracę w nocy nie został rzeczywiście wypracowany.
Uwaga! Rozliczenie ryczałtów powinno nastąpić z końcem jednego z okresów rozliczeniowych, aby odpowiednio rozliczyć wynagrodzenie za tzw. średniotygodniowe godziny nadliczbowe, w większości przypadków powstałe z powodu niezrekompensowania dniami wolnymi pracy w soboty (dni wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia czasu pracy), niedziele i święta.
Ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych oraz za pracę w porze nocnej nie wolno zdefiniować jako jednego składnika wynagrodzenia, gdyż są odrębnymi świadczeniami przysługującymi z różnych tytułów. Aby sprawdzić prawidłową ich wysokość, inspektor pracy musi znać dokładne kwoty przysługujące z racji nadgodzin i pracy w nocy.
Warto pomyśleć o zmniejszaniu
Kodeks pracy milczy na temat obniżenia ryczałtów za nadgodziny czy pracę w nocy, gdy pracownik w miesiącu choruje lub ma inne nieobecności w firmie. Przyjmując więc ich stały charakter, powinny być wypłacane w wysokości określonej w umowie.
Przy licznych absencjach warto jednak pomyśleć o regulacji wewnętrznej dopuszczającej zmniejszanie ryczałtów. Tym bardziej, że zezwolił na to Główny Inspektorat Pracy już w stanowisku z 29 maja 2009 r. (GPP-110-4560-14/09/PE/RP, DF 2009/146/3).
Przyjął, że w tym zakresie można zastosować przepisy rozporządzenia MPiPS z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm., dalej rozporządzenie).
Jego § 11 dotyczy obliczania wynagrodzenia, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymuje wynagrodzenie chorobowe. Natomiast § 12 rozporządzenia odnosi się do obliczania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy z powodu choroby i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.
Bartosz Najman jest kierownikiem działu sprzedaży w Ogólnopolskim Centrum Rozliczania Kierowców
Łukasz Prasołek jest asystentem sędziego w Sądzie Najwyższym
