Przedsiębiorcy zajmujący się transportem są zdezorientowani. Nie mają pewności, gdzie mogą przechowywać dokumentację księgową czy ewidencję czasu pracy kierowców.

Problem w tym, że mają dokumenty w różnych miejscach. I tak np. przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność trzyma je w domu albo w zewnętrznej firmie zajmującej się jego księgowością, a duże przedsiębiorstwo transportowe w kilku oddziałach oddalonych od siebie o setki kilometrów. Tymczasem z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 z 21 października 2009 r. ustanawiającego wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego wynika, że taka dokumentacja powinna być cały czas w siedzibie firmy. Chodzi o to, by kontrolerzy mieli do niej dostęp w każdej chwili.

7 dni musi minąć od zawiadomienia o kontroli, by ITD weszła do siedziby firmy

–  Trzeba nieustannie przechowywać dokumentację w siedzibie firmy, żeby nie stracić dobrej reputacji, czego konsekwencją jest brak możliwości wykonywania transportu – zauważa Mariusz Miąsko, wiceprezes Stowarzyszenia Uczestników Rynku Komunikacji Samochodowej i Transportu Drogowego „Najlepsza Droga". – Żaden przedsiębiorca, który posiada bazy w innym miejscu niż nominalna siedziba, nie zdoła jednak spełnić wymagań rozporządzenia 1071/2009.

To, że rozporządzenie powoduje pewne komplikacje, potwierdza Tomasz Rejek, prezes Pomorskiego Stowarzyszenia Przewoźników Drogowych.

– Rzeczywiście, przepisy te rodzą pytanie o to, gdzie mogą być przechowywane dokumenty przedsiębiorstwa. Wydaje się, że zgodnie z nimi powinny mieć swoje miejsce w głównej siedzibie firmy – mówi Tomasz Rejek.

Przedsiębiorcy domagają się od ministra transportu interpretacji przepisów i sugerują, aby baza transportowa była traktowana jak siedziba firmy. Wtedy nie tylko zostałby rozwiązany problem lokalizacji dokumentów, ale i ich ewentualnego transportowania z jednego krańca kraju na drugi.

Resort nie widzi jednak potrzeby interpretacji prawa. Wskazuje na rozporządzenie nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego. Mikołaj Karpiński, rzecznik ministerstwa, tłumaczy, że zgodnie z tymi regulacjami dokumenty mają być dostępne, bezpośrednio albo na odległość, na terenie tego przedsiębiorstwa.

Można się zastanawiać, co oznacza owa dostępność na odległość, więc sprawę próbuje wyjaśnić Główna Inspekcja Transportu Drogowego (GITD).

– Przedsiębiorca zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji w lokalach, w których prowadzi główną działalność administracyjną dotyczącą wykonywania transportu drogowego, a więc również w swoich oddziałach – mówi Aleksandra Kobylska z GITD. Dodaje, że przedsiębiorca jest uprzedzany o planowanej kontroli. Dlatego jeżeli przechowuje dokumentację w innym miejscu, to ma czas na należyte jej przygotowanie.

To oznacza, że  będzie musiał jednak ściągnąć wymagane dokumenty z oddziałów porozrzucanych po całej Polsce, ponieważ ITD nie pofatyguje się do każdego z nich osobno.