Osoby układające harmonogramy czasu pracy tworzą je przeważnie na cały okres rozliczeniowy. Z tego powodu uznają, że planując pracę w kolejnym okresie, nie muszą już analizować kończącego się właśnie okresu.
W efekcie, przystępując do układania nowego grafiku, rozpoczynają od pustej karty. W wielu przypadkach jest to błąd. Takie działanie może pracodawcę narazić nawet na odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które grozi mandat.
Dlatego wyjaśnimy, na jakie informacje trzeba spojrzeć wstecz.
Doba pracownicza
Instytucja doby pracowniczej, czyli kolejnych 24 godzin liczonych od momentu rozpoczęcia pracy zgodnie z rozkładem w poprzedniej dniówce, nie jest w żaden sposób powiązana z obowiązującymi pracowników okresami rozliczeniowymi. W konsekwencji modyfikacja godzin pracy podwładnego, a dokładniej zobowiązanie go do rozpoczynania zadań w nowym okresie wcześniej, niż to miało miejsce w poprzednim grafiku, zwykle spowoduje złamanie doby pracowniczej. Z tego powodu mogą wystąpić nadgodziny.
Największym problemem w takim przypadku jest jednak to, że te nadgodziny powinny być zaliczone do poprzedniego okresu rozliczeniowego, gdyż wystąpiły w zakresie ostatniej doby pracy. To z kolei oznacza, że szef nie tylko narusza dobę pracowniczą, ale również nie wypłaca w terminie wszystkich należnych składników wynagrodzenia.
Jedyną możliwością uniknięcia takiej sytuacji jest posiłkowanie się przy planowaniu grafiku planem pracy dla ostatniej dniówki roboczej.
Przykład
W okresie letnim pracodawca postanowił zmienić godziny otwarcia sklepu. Dotychczas był on czynny od 8 do 18. Jednak lokalizacja blisko plaży oraz duży popyt na napoje chłodzące i lody spowodowały, że od czerwca do końca sierpnia sklep będzie czynny od 7 do 19. W tym przypadku ekspedientki zatrudnione w sklepie do czwartku 31 maja przychodziły do pracy na 8, a od piątku 1 czerwca na 7. Pierwsza godzina pracy narusza dobę pracowniczą, gdyż przypada jeszcze w dobie czwartkowej. A to oznacza, że przychodząc do pracy 1 czerwca, zatrudnione pracowały jeszcze przez godzinę w maju. Pracodawca powinien uwzględnić to przy naliczaniu wynagrodzenia za ten miesiąc, gdyż w przeciwnym razie naraża się na ukaranie mandatem.
Mając świadomość potencjalnego naruszenia doby, szef mógłby zaradzić temu problemowi, planując zmianę godzin pracy sklepu np. od 4 czerwca, bezpośrednio po skorzystaniu przez pracownice z odpoczynku tygodniowego.
Omawiany problem występuje na większą skalę w zakładach zatrudniających pracowników przy pracy zmianowej. Przesunięcie pory wykonywania obowiązków może bowiem występować nie tylko po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni, ale również np. co miesiąc. W takim przypadku istnieje poważne ryzyko, że zmiana godzin pracy wystąpi z dnia na dzień, a nie przy okazji odpoczynku tygodniowego, któ- ry mógłby być w związku z tym skrócony do 24 godzin (art. 133 § 2 k.p.). W takim przypadku może dojść nie tylko do naruszenia doby, ale również prawa pracownika do nieprzerwanego, 11-godzinnego odpoczynku dobowego.
Odpoczynek tygodniowy
Kolejny problem dotyczący odpoczynków tygodniowych wynika z tego, że zgodnie z art. 133 § 1 k.p. przysługują one w każdym tygodniu. Uwzględniając definicję tygodnia z art. 128 § 3 pkt 2 k.p. – jest to siedem kolejnych dni kalendarzowych, licząc od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego – należy uznać, że za niektóre okresy pracownik nie nabędzie prawa do odpoczynku tygodniowego. Mowa o dniach wystających poza pełne tygodnie okresu rozliczeniowego. Przepisy nie przewidują za nie prawa do odpoczynków tygodniowych.
Liczba dni wystających zależy od długości okresu rozliczeniowego. Najwyższa przypada w okresach miesięcznych i zmniejsza się stopniowo wraz z wydłużaniem okresu rozliczeniowego.
Odmienną regulację zawiera art. 5 dyrektywy 2003/88/WE. Przewiduje on, że odpoczynek tygodniowy powinien przypadać w każdym okresie siedmiodniowym. W praktyce oznacza to, że zgodnie z prawem wspólnotowym taki odpoczynek powinien być udzielony w każdym tygodniu roku, niezależnie od jego podziału na okresy rozliczeniowe. Rodzima regulacja nie odpowiada więc wymogom dyrektywy, gdyż jest mniej korzystna dla pracowników. Można spodziewać się jej zmiany przy okazji proponowanej nowelizacji przepisów kodeksu pracy regulujących kwestie czasu pracy.
Co czwarta niedziela wolna
Poza sprawdzeniem, czy przestrzegana jest doba pracownicza oraz czy podwładni mają zapewnione odpowiednie okresy odpoczynku, kontrola poprzedniego grafiku pozwoli uniknąć przypadków zaplanowania lub wykonywania pracy przez cztery kolejne niedziele. Tu
Główny Inspektorat Pracy uznał w stanowisku z 4 sierpnia 2009 r. w sprawie zasad wyznaczania niedzieli wolnej od pracy raz na cztery tygodnie (GPP-459-4560-49/09/ PE/RP)
, że art. 151
12
k.p. nie precyzuje, jak należy liczyć te cztery tygodnie. W ocenie GIP uzasadnia to przyjęcie, że rytm, w jakim podwładnemu będzie udzielana wolna niedziela, jest niezależny od okresów rozliczeniowych i w zasadzie powinien być odnoszony do układu tygodni w roku kalendarzowym.
Co więcej, przepis nie określa początku takiego czterotygodniowego okresu. Przez to wywiązanie się z omawianych wymogów jest możliwe pod warunkiem, że wolna niedziela będzie przypadać w każdym, dowolnie wybranym czterotygodniowym okresie.
W praktyce oznacza to, że u regularnie wykonujących pracę w niedziele wolna niedziela powinna przypadać regularnie, raz na cztery tygodnie. Planując to wolne nieregularnie, pracodawca ryzykuje, że inspektor znajdzie w trakcie kontroli czterotygodniowy okres, w którym nie wystąpiła ani jedna wolna niedziela. Planując grafik na kolejny miesiąc, należy więc skontrolować ten z kończącego się okresu. Jedynie w ten sposób szef ma gwarancję, że między dwiema wolnymi niedzielami nie wystąpią więcej niż trzy kolejne niedziele robocze.
Przykład
Pracownik zatrudniony na stacji benzynowej pracuje w równoważnym czasie pracy, w miesięcznych okresach rozliczeniowych. W dwóch ostatnich tygodniach lipca szef zaplanował mu pracę na obie niedziele (22 i 29 lipca 2012 r.).
Co więcej, układając grafik na sierpień, pracodawca nie spojrzał na kończący się okres i zaplanował pracownikowi zmiany w dwie pierwsze niedziele miesiąca. Tym sposobem zatrudniony, który ma wykonywać pracę 5 i 12 sierpnia 2012 r., nie skorzysta z niedzieli wolnej raz na cztery tygodnie. W razie kontroli PIP pracodawca może zostać ukarany mandatem za takie planowanie zadań.
Uwaga!
Naruszenie zasady co czwartej niedzieli wolnej od pracy może wynikać nie tylko z nieprawidłowego planowania czasu pracy (jak to przedstawiono w przykładzie), lecz również z wykonania pracy w wyniku zmian w planie czy dodatkowych poleceń. Taki sam skutek wystąpi bowiem, gdyby pracownik został zobowiązany do przyjścia do pracy niedzielę stanowiącą dla niego dzień wolny zgodnie z grafikiem. Z tego względu prawidłowe planowanie czasu pracy osób wykonujących zadania w niedzielę – poza zatrudnionymi w systemie weekendowym, do których nie stosuje się tej zasady – wymaga kontroli grafiku i ewidencji czasu pracy kończącego się okresu.
Plan krótszy niż okres rozliczeniowy
Dla niektórych grup pracowników przepisy wprost przewidują możliwość układania grafików na części okresu rozliczeniowego. Dotyczy to kierowców wykonujących przewozy regularne osób, którzy w zależności od długości trasy muszą mieć sporządzany harmonogram na dwa tygodnie lub miesiąc (art. 11 ust. 2 oraz art. 31e ust. 1 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, DzU nr 92, poz. 879 ze zm.).
Warto pamiętać, że w zależności od systemu czasu pracy, w którym są zatrudnieni tacy kierowcy, maksymalna długość okresu rozliczeniowego wynosi od trzech do czterech miesięcy. Podobnie jest u pracowników instytucji kultury, których rozkłady czasu pracy trzeba ustalać na okresy nie krótsze niż dwa tygodnie (art. 26b ust. 3 ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej; tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 406).
Rzut oka wstecz
Planowanie kolejnych grafików takim osobom musi uwzględniać analizę poprzednich harmonogramów. To jedyny sposób, aby zachować w skali okresu rozliczeniowego wymaganą liczbę dni pracy, dni wolnych i zaplanować liczbę godzin zgodną z obowiązującym pracownika nominałem.
Przykład
Pracownicy obsługi teatru pracują w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym. W miesiącach wakacyjnych zapotrzebowanie na ich pracę rośnie. Podczas zwiększonej liczby spektakli odbywających się na scenie letniej muszą dostarczać sprzęt, rozstawiać dekoracje i światła.
Z kolei przed i po sezonie wakacyjnym korzystają oni z większej liczby dni wolnych. Przygotowanie wówczas technicznej strony wystawianych sztuk jest znacznie mniej pracochłonne, bo odbywają się one w budynku teatru. W związku z tym od połowy okresu rozliczeniowego (od lipca do września) rośnie liczba dni wolnych w poszczególnych tygodniach pracy, tak aby w skali okresu zachować przeciętnie pięciodniowy i 40-godzinny tydzień pracy. W 8., 9. oraz 10. i 11. tygodniu okresu rozliczeniowego ich praca przedstawia się w następujący sposób >patrz harmonogram.
Tu pracownicy pracują w sezonie sześć dni w tygodniu. Natomiast poza sezonem pracodawca udziela im dni wolnych wynikających z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. W takich okolicznościach brak wglądu we wcześniejsze harmonogramy, przypadające na ten sam okres rozliczeniowy, musi prowadzić do nieprawidłowości w planowaniu czasu pracy. Niezależnie od tego, czy ich wynikiem będą nadgodziny, czy niedopracowanie nominału, związane są z tym konsekwencje finansowe, które zawsze obciążają pracodawcę.
Autor jest asystentem sędziego w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego