Jeśli pracodawca decyduje się na elektroniczną ewidencję czasu pracy, to powinna być ona prowadzona w formie imiennej karty przypisanej odrębnie do każdego pracownika.

Elektroniczna wejściówka umożliwiająca dostęp do firmowego budynku to jednak nie ewidencja. Gdy pracodawca nie prowadzi elektronicznego systemu czasu pracy ani nie prowadzi klasycznej papierowej ewidencji, może mieć kłopoty.

Regulamin ustala zasady

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy spoczywa na pracodawcy. To on również wydaje regulamin pracy (obligatoryjnie, jeśli zatrudnia przynajmniej 20 osób), w którym wskazuje przyjęty w firmie sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w niej (art. 104

1

§ 1 pkt 9

kodeksu pracy

). Może to być np. podpisywanie listy obecności czy odbijanie karty zegarowej.

Oczywiście można to również zrobić przez udostępnienie pracownikom karty wstępu. Wymaga to jednak zawarcia odpowiednich postanowień w regulaminie pracy lub w indywidualnej informacji o warunkach zatrudnienia (jeżeli szef nie jest zobowiązany do wydania regulaminu). Trzeba jednak pamiętać, że rejestr z użyciem kart wstępu nie może zastąpić ewidencji czasu pracy.

Rejestr wejść nie wystarczy

Elektroniczna wejściówka, choć pomocna w utrzymaniu bezpieczeństwa w firmie i zabezpieczeniu przed niechcianymi intruzami, może jednak obrócić się przeciwko zatrudniającemu. Szczególnie gdy ten nie prowadzi ewidencji czasu pracy.

Karta skontroluje ruch personelu, potwierdzi jego obecność w firmie, ale nie będzie wyznacznikiem czasu pracy. Nie wskaże godzin przepracowanych przez poszczególne osoby, a jedynie te spędzone w biurze.

Karta wstępu może uzupełniać dane z ewidencji czasu pracy, lecz jej nie zastąpi. Ewidencja powinna bowiem zawierać informacje m.in. o pracy w porze nocnej, zwolnieniach od pracy oraz wskazywać, czy nieobecność była usprawiedliwiona. Rejestr wejść i wyjść sporządzony z odczytów karty wstępu nie spełnia tych wymogów. Może jednak pełnić funkcję pomocniczą i służyć jako dowód w sporze np. o nadgodziny czy dotyczącym zwolnienia z powodu samowolnego opuszczania przez podwładnego miejsca pracy.

Choć ewidencja czasu pracy to nie to samo co ewidencja godzin wykonywania obowiązków, to niekontrolowanie tych ostatnich przez szefa – choćby przez obowiązkowe podpisywanie listy obecności – może rykoszetem odbić się na niefrasobliwym pracodawcy. A to dlatego, że nie mając tego typu dokumentacji, będzie mu trudno udowodnić, że nie wystąpiły nadgodziny.

Co prawda o tym, że wejście na firmowy teren nie jest tożsame z rozpoczęciem wykonywania pracy, nie trzeba przekonywać nikogo. Jednak w konfliktowej sytuacji trudno będzie wytłumaczyć inspektorowi pracy, że czas po przejściu przez bramkę nie stworzył puli nadgodzin, jeśli szef nie ma innych wiarygodnych dowodów potwierdzających faktycznie przepracowany przez pracownika czas.

Zbawienna lista obecności

Podpis na zakładowej liście obecności wraz z godziną zjawienia się w firmie znaczy dużo więcej niż pokonanie elektronicznej bramki przy drzwiach wejściowych do budynku. Tę przeszkodę ostatecznie można sforsować przy użyciu karty kolegi, który wchodzi do biura w tym samym momencie.

Karta wstępu nie powinna więc być rejestratorem czasu pracy podwładnego. Ale jeśli pracodawca nie prowadzi ewidencji czasu pracy, może ona nim się stać w celach dowodowych. Warto o tym zawczasu pomyśleć i zabezpieczyć się przed ewentualnymi sporami, prowadząc rzetelną ewidencję.

Dopuszczona wirtualna

Przepisy nie regulują formy, w jakiej ma być prowadzona ewidencja czasu pracy. Dlatego można zdecydować się na formę elektroniczną. Ważne jest, by prowadzić ewidencję całego czasu pracy pracownika. Nie tylko liczby godzin i minut faktycznie przez niego przepracowanych, ale również okresów, w jakich nie wykonywał obowiązków – czyli dni wolnych, urlopów czy zwolnień lekarskich. Całość tej dokumentacji jest bowiem podstawą do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą pracownika.

Jeżeli karty ewidencji czasu pracy zawierają wszystkie wymagane prawem informacje >patrz ramka, to mogą być prowadzone i przechowywane w formie elektronicznej. Ponieważ ewidencja czasu pracy ma charakter jawny, to szef musi pamiętać o tym, że ma obowiązek udostępniać karty tej ewidencji na każde żądanie pracownika lub organu upoważnionego do kontroli (np. inspektora pracy).

Zatem najlepiej, gdy ewidencja elektroniczna, a raczej program do jej tworzenia i prowadzenia, ma opcję podglądu wyłącznie jednego pracownika oraz funkcję drukowania. Tak by nie ujawnić danych osobowych innego zatrudnionego.

Z uwagi na fakt, że ewidencję czasu pracy prowadzi się w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą, jej brak lub wadliwe prowadzenie może mieć fatalne skutki dla nierzetelnego szefa. Szczególnie wtedy, gdy pracownik będzie domagać się przed sądem wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.

Wprawdzie Sąd Najwyższy w niedawnym wyroku z 2 czerwca 2010 r. (II PK 369/09) zmienił dotychczasową linię orzeczniczą i stwierdził, że zaniechanie prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika przez pracodawcę nie oznacza automatycznie, że każdorazowo i bezkrytycznie sąd pracy powinien przyjmować za miarodajną wersję czasu pracy przedstawianą przez pracownika.

Niemniej bieżące prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy, połączone z ewidencją godzin pracy lub innym podobnym rejestrem, zatwierdzanym na mocy przepisów wewnątrzzakładowych w regularnych odstępach czasu, może być skuteczną metodą uniknięcia sytuacji spornych.

Ewidencja musi zawierać określone dane

Imienna karta ewidencji czasu pracy, bez względu na formę, w jakiej jest prowadzona, musi zawierać informacje dotyczące:

- pracy w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,

- dyżurów,

- urlopów,

- zwolnień od pracy oraz

- innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Dodatkowe ewidencyjne obowiązki spoczywają na firmach, które zatrudniają pracowników młodocianych. W ewidencji muszą uwzględnić także czas wykonywania zadań uznawanych za prace wzbronione młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego.

Ewidencji nie trzeba prowadzić jedynie w stosunku do osób pracujących w zadaniowym systemie czasu pracy, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz tych, które otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.