Nawet przyjęcie jednej osoby powoduje, że przedsiębiorca staje się pracodawcą. Zgodnie bowiem z art. 3 k.p. jest nim jednostka organizacyjna, choćby nie miała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudnia pracowników.

Od czego zacząć

O zatrudnieniu nowego pracownika należy powiadomić niektóre urzędy. Należą do nich: Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) i Państwowa Inspekcja Sanitarna (PIS) oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).

Właściwemu inspektorowi PIP i PIS pracodawca zgłasza fakt zatrudnienia pracownika w ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności. Pisemnie informuje oba urzędy o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności. Z kolei w ciągu siedmiu dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia pracownika trzeba zgłosić w ZUS na formularzu ZUS ZUA.

Wiele wymagań

Najdłuższą listę obowiązków pracodawcy określa kodeks pracy, a i w nim są one rozrzucone po wielu rozdziałach. Nie jest to zresztą jedyny akt, w którym się one pojawiają. Do podstawowych kodeksowych należą te związane z:

-zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,

-zatrudnianiem pracowników za wynagrodzeniem,

-przestrzeganiem przepisów o czasie pracy i uprawnieniach rodzicielskich oraz zatrudnianiu młodocianych,

-przestrzeganiem zasad równego traktowania pracowników i niestosowania dyskryminacji,

-poszanowaniem godności i innych dóbr osobistych pracownika.

Obszerne wymagania stawia pracodawcy także dział dziesiąty kodeksu poświęcony podstawowym jego obowiązkom w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponosi on bowiem odpowiedzialność za stan BHP w zakładzie i ma chronić zdrowie oraz życie pracowników, zapewniając im bezpieczne warunki pracy przy wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki.

Poważna odpowiedzialność ciąży także na przełożonym w zakresie tworzenia właściwej atmosfery oraz przeciwdziałania mobbingowi (art. 943 k.p.). Oznacza to, że ma hamować działania lub zachowania dotyczące pracownika lub skierowane przeciwko niemu, a polegające na jego uporczywym i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu, wywołujące u niego zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, powodujące lub mające na celu poniżenie lub ośmieszenie podwładnego, izolowanie go lub wyeliminowanie z zespołu.

Dobry kandydat to połowa sukcesu

Zawodowa kariera może rozpocząć się bardzo wcześnie, bo obejmie już tzw. młodocianego pracownika, zatrudnianego na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego. Zgodnie z art. 190 k.p. młodocianym jest osoba, która ukończyła 16 lat, a nie przekroczyła 18 lat. To szczególna grupa podwładnych, podlegająca specjalnym przepisom i wobec której pracodawca ma ekstra obowiązki, np. wynikające z odpowiedzialności za ich edukację czy właściwe udzielanie urlopu wypoczynkowego. Nawet jednak angażując pełnoletnie osoby rozpoczynające karierę zawodową, należy uważać na wymogi dotyczące przyjęcia ich do pracy, określenia zadań, wypłaty pensji oraz udzielania urlopu wypoczynkowego.

Nie lada wyzwanie dla każdego szefa to także właściwy dobór załogi. Pomocne będzie zebranie informacji o kandydacie. Ale przepisy ograniczają pracodawcy dostęp do wiedzy o starających się o etat. Najlepiej, gdy może ich wybrać spośród wielu osób. Wówczas ma szansę zdecydować się na najlepszą. Musi jednak pamiętać o tym, że zakres informacji o kandydacie do pracy jest ściśle określony, a do konstytucji oraz ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) dostosowano przepisy kodeksu pracy.

Bez fotografii

Według art. 221 § 1 k.p. od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może żądać podania:

-imienia (imiona) i nazwiska,

-imion rodziców,

-daty urodzenia,

-miejsca zamieszkania (adres do korespondencji),

-wykształcenia,

-przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Nie są to wszystkie informacje, które pozwolą poznać kandydata. Na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.) szef może także poprosić o przedstawienie:

-wypełnionego kwestionariusza osobowego,

-świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia w danym roku kalendarzowym,

-dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

-świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

-orzeczenia lekarskiego o przeciwwskazaniach do wykonywania pracy na danym stanowisku,

-innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów, np. zaświadczenia o niekaralności.

Ubiegając się o zatrudnienie, kandydat ma także prawo ujawnić inne dokumenty potwierdzające jego umiejętności i osiągnięcia zawodowe, np. certyfikaty językowe, potwierdzenia projektów racjonalizatorskich, świadectwa pracy z innego roku kalendarzowego niż ten, w którym ubiega się on o pracę. Może też okazać papiery, z których wynika, że wolno mu korzystać ze szczególnych uprawnień dotyczących stosunku pracy.

Do kwestionariusza osobowego kandydaci nie muszą jednak dołączać fotografii i takie żądanie pracodawcy będzie łamało przepisy.

Bez lekarza ani rusz

Przed podpisaniem umowy o pracę szef wysyła przyszłego pracownika na wstępne badania lekarskie. Te mają stwierdzić, czy kandydat może wykonywać zadania na planowanym dla niego stanowisku. Nie wolno bowiem dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia medycznego o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Po przeprowadzeniu badań lekarz potwierdza, że kandydat może wykonywać pracę albo wskazuje warunki do wykonywania obowiązków na określonym stanowisku. Jeżeli pracownik lub pracodawca nie zgadzają się z jego opinią, to w ciągu siedmiu dni mają prawo wystąpić z wnioskiem o przeprowadzenie ponownego badania.

Pracodawcy muszą pamiętać, że to oni finansują badania lekarskie kandydatów i pracowników.

PESEL dodatkowo

Poza informacjami, które podał kandydat, od pracownika szef może domagać się kilku uzupełniających danych. Ma np. prawo poprosić o ujawnienie numeru PESEL. Z kolei od tych osób, które będą korzystać ze specjalnych uprawnień, np. rodzicielskich, pracodawca będzie chciał, aby podały dodatkowe dane oraz inne, w tym imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci. Innych informacji pracodawcy wolno żądać jedynie, gdy ich udostępnienie nakazują odrębne przepisy. Dotyczy to np. ujawnienia w niektórych zawodach zaświadczenia o niekaralności.