Angażowany pracownik obowiązkowo podlega ubezpieczeniom społecznym zarówno wtedy, gdy jest to jego jedyny tytuł do ubezpieczeń, a więc umowa o pracę, jak i gdy równocześnie ma inne tytuły, np. w innym zakładzie ma angaż czy zlecenie.

Na druku podwładny i rodzina

Zgłoszenie do ubezpieczeń odbywa się przez złożenie w ZUS formularza ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Należy to zrobić w ciągu siedmiu dni od powstania tego obowiązku, czyli nawiązania stosunku pracy. Druk ten można też wysłać pocztą albo w formie elektronicznej.

Na formularzu ZUS ZUA pracodawca podaje kod tytułu ubezpieczenia (01 10 xx – pracownik, 01 20 xx – pracownik młodociany) oraz dane zgłaszanej osoby – imię, nazwisko, NIP, PESEL, numer paszportu lub dowodu, jeżeli nie ma ona jednego z tych identyfikatorów, oraz pozostałe informacje, m.in. datę urodzenia, adres zamieszkania, zameldowania. Szef zaznacza też, że pracownik podlega obligatoryjnie ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu.

Jeżeli podwładny zgłasza do ubezpieczenia zdrowotnego członków swojej rodziny, te informacje szef również przekazuje do ZUS na druku ZUS ZCNA.

Raport za raportem

Za każdy miesiąc trwania angażu pracodawca składa dokumenty rozliczeniowe za zatrudnionego. Należne składki społeczne za niego wykazuje w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA, składanym z tym samym kodem tytułu, jaki widnieje na zgłoszeniu ZUS ZUA.

W raporcie w podstawie wymiaru składek społecznych szef uwzględnia wszystkie wypłacone lub postawione do dyspozycji ubezpieczonego (od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, za który składa raport) przychody stanowiące podstawę wymiaru składek. A jest nim przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych uzyskiwany z zatrudnienia w stosunku pracy.

Podstawy wymiaru składek nie stanowi natomiast wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy oraz zasiłki. Wyłączone są z niej również przychody wymienione w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Kto i za co płaci

Składkę na ubezpieczenie emerytalne (19,52 proc.) finansują w równych częściach (po 9,76 proc.) pracodawca i pracownik.

Tę rentową (6 proc.) częściowo finansuje pracodawca (4,5 proc.), a częściowo podwładny (1,5 proc.). Chorobową (2,45 proc.) w całości pokrywa pracownik, a wypadkową (1,67 proc.) pracodawca. Za miesiąc, w którym podwładny nie otrzymał żadnego przychodu, szef składa raport, w którym w pole podstawa wymiaru i kwoty składek wpisuje zero.

Pracodawca, który jest przedsiębiorcą i do chwili zatrudnienia, samodzielnie prowadził działalność gospodarczą, był zwolniony z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej za każdy miesiąc. Jeżeli w stosunku do miesiąca poprzedniego nie ma żadnych odstępstw, opłaca należne składki do dziesiątego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Sytuacja ta zmienia się po zaangażowaniu kogoś na etat. Prowadzący działalność, który zatrudnia pracownika, za każdy miesiąc musi składać dokumenty rozliczeniowe, czyli imienny raport miesięczny ZUS RCA za zatrudnionego, raport ZUS RCA za siebie z tytułu własnych ubezpieczeń z biznesu (jeżeli prowadzący działalność podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, zdaje raport ZUS RZA, gdzie wykazuje tylko składkę zdrowotną) oraz deklarację rozliczeniową ZUS DRA, która jest zbiorczym zestawieniem informacji zawartych w raportach. Te dokumenty rozliczeniowe przekazuje ZUS do 15. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Szef musi także na piśmie podawać podwładnemu za każdy miesiąc informację o składkach, jakie za niego wykazał w drukach składanych do ZUS. Podaje to w formularzu ZUS RMUA – raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej.