Wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem,sms-em, czy przez telefon: wypowiedzenie nie zawsze musi być na papierze

Mimo wielu sposobów rozstania (art. 30 kodeksu pracy) w praktyce najczęściej spotykamy się z wymówieniem i dyscyplinarką.

Parafa zwykła lub elektroniczna

Decyzja w tym zakresie, jeśli oczywiście dotarła do adresata w taki sposób, że mógł zapoznać się z jej treścią (art. 61 § 1 kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 k.p.), jest względnie skuteczna.

Oznacza to, że podważy się ją tylko na drodze sądowej, a powództwo zostanie uwzględnione wyłącznie wtedy, gdy okaże się, że była wadliwa formalnie, a w przy umowach o pracę na czas nieokreślony także merytorycznie (por. wyrok Sądu Najwyższego z 16 maja 1997 r., I PKN 170/97).

Jednym z wymogów, które dotyczą każdego rodzaju kontraktu, jest sporządzenie oświadczenia woli na piśmie (art. 30 § 3 k.p.). W tym zakresie odpowiednio stosuje się przepisy prawa cywilnego (por. wyrok SN z 24 sierpnia 2009 r., I PK 58/09). Zatem do zachowania firmy pisemnej wystarczy własnoręczny i oryginalny podpis lub bezpieczny podpis elektroniczny (art. 78 k.c. w zw. z art. 300 k.p.). Przy czym ten brak nie skutkuje bezwzględną nieważnością zwolnienia.

Informację o zwolnieniu z pracy można wyartykułować na szybie, murze czy tablicy

Jeśli zatem druga strona nie wystąpi na drogę sądową i nie podniesie tej okoliczności, w dodatku w ściśle określonym terminie (art. 264 § 1 i 2 k.p.), to już nic nie będzie można z tym zrobić, nawet jeśli szef naruszy prawo i racja będzie po stronie pracownika (wyrok SN z 17 listopada 1997 r., I PKN 351/97).

Co równie istotne, fakt złożenia oświadczenia woli tej treści można wykazać w dowolny sposób. Zarówno wtedy, gdy pismo zaginie czy zostanie zniszczone, jak i wtedy, gdy w ogóle nie zostanie sporządzone (por. wyrok SN z 21 czerwca 1994 r., I PRN 35/94). Rygoryzm prawa pracy jest bowiem mniejszy niż prawa cywilnego.

Przykład

Zatrudniona w firmie konsultingowej pani Krystyna w czasie spotkania podsumowującego działalność przedsiębiorstwa dowiedziała się od pracodawcy, że nie jest z niej zadowolony i wypowiada jej umowę. Nie uczynił tego na piśmie, więc pracownica wykonywała dotychczasowe obowiązki, licząc że wszystko rozejdzie się po kościach.

Tymczasem w ostatnim dniu miesiąca przełożony zadzwonił do niej i życzył powodzenia w dalszej karierze. Pani Krystyna była rozczarowana, ale przyjęła to do wiadomości i wystąpiła na drogę sądową. Wprawdzie ustne oświadczenie woli było skuteczne, a podwładna złożyła pozew kilka tygodni po przepisanym terminie, ale sąd przywrócił go wobec braku wymaganego pouczenia.

Następnie uwzględnił roszczenie o odszkodowanie z uwagi na pominięcie zastrzeżonej formy pisemnej.

Różne nośniki i narzędzia

Przez wymóg sporządzenia oświadczenia woli na piśmie powszechnie rozumie się wykorzystanie papieru. Tak jest najczęściej. Niekiedy jednak decyzję można wyartykułować inaczej. Nie chodzi tu o formę jej przekazania, w tym ustną, pocztową, telefoniczną, mailową czy smsową, ale o nośnik danych. Można sobie przecież wyobrazić, że szef ujawni pracownikowi swoją decyzję o zakończeniu współpracy, umieszczając ją na tablicy, murze, szybie czy płótnie.

Ważne, żeby wiadomo było, do kogo to oświadczenie kieruje, jaka jest jego treść i od kogo pochodzi. To ostatnie, wyrażające się podpisem osoby uprawnionej do podjęcia takiej decyzji, przesądza o zachowaniu wymaganej formy pisemnej. Z tych względów nie ma też znaczenia, jakiego środka się użyje. Wcale nie musi to być tusz, długopis czy pióro. Można posłużyć się też kredką, flamastrem, farbami czy nożem.

Wprawdzie taka decyzja z pewnością będzie dużo mniej poręczna, czytelna czy estetyczna od tradycyjnej, a niekiedy także mniej trwała, jeśli jednak wszelkie pozostałe warunki zostaną spełnione, to nie da rady czynić z tego powodu zarzutu i skutecznie dochodzić roszczeń na drodze sądowej. Powody takiego zachowania mogą być różne.

Wśród nich należałoby wymienić przede wszystkim pośpiech, zdenerwowanie, nieznajomość prawa, brak nośnika czy środka umożliwiającego skorzystanie z najczęstszego sposobu. O ile przy wypowiedzeniu raczej do tego nie dojdzie, o tyle dopuszczalne przy dyscyplinarce.

Przykład

Pan Jan był właścicielem szkoły językowej. Kiedy dowiedział się, że zatrudniony przez niego lektor wyjechał na wakacje i nie przyszedł na zajęcia, nie informując o swojej nieobecności, postanowił natychmiast go zwolnić.

Był tak zdenerwowany, że przed kolejnym lektoratem wszedł do sali, w której uczniowie oczekiwali na przybycie nauczyciela i za pomocą niezmywalnego flamastra napisał na podręcznej tablicy, że rozwiązuje z nim umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Całość opatrzył swoim podpisem. Kiedy podwładny w końcu przyszedł i zapoznał się z decyzją, zabrał tablicę i pospiesznie wyszedł. W toku zainicjowanego przez niego procesu przełożony wykazał za pomocą zeznań naocznych świadków, że takie oświadczenie woli złożył i że uczynił to w formie pisemnej. Sąd oddalił powództwo lektora.

Wirtualne pożegnanie

W dzisiejszych czasach wiele osób utożsamia zachowanie formy pisemnej z powszechnymi sposobami porozumiewania się na odległość. Zdarza się przecież, że szef zwalnia pracownika, składając oświadczenie za pośrednictwem e-maila, SMS, komunikatora, faksu czy portalu społecznościowego.

Wprawdzie mamy tu do czynienia z pismem, w większości przypadków komputerowym, ale to zdecydowanie za mało. Aby spełnić ustawowe wymagania, potrzebny jest jeszcze bezpieczny podpis elektroniczny.