Renegocjacje umów najmu powierzchni handlowych stwarzają możliwość znalezienia satysfakcjonujących rozwiązań dla obu stron,  mogą również zagwarantować najemcom znaczne oszczędności.

Co dzieje się na rynku nieruchomości

Raporty branżowe donoszą o dobrze rokujących, jak na obecne warunki makroekonomiczne, wynikach centrów handlowych.

Po roku  2009, w którym  oddano do użytku rekordową powierzchnię handlową wynoszącą ok. 830 tys. mkw., nastąpił  rok stagnacji. W tym roku planowany jest ponowny wzrost, w którym powierzchnia handlowa oddana do użytku osiągnąć ma ok. 550 tys. mkw.

Świadomość pozycji

Zmiany umowy najmu dopuszczalne są w prawie polskim na podstawie zasady swobody umów, wprowadzającej możliwość dowolnego kształtowania przez strony treści umowy lub jej zmiany, jeśli nie jest to sprzeczne z przepisami ustawy.

Jeżeli zawarta umowa nie przewiduje możliwości jednostronnej zmiany jej postanowień, najemcy pozostaje podjęcie renegocjacji warunków umowy, zarówno komercyjnych, np. wysokość opłat, okres i przedmiot najmu, wysokość sumy zabezpieczenia, jak i prawnych, np. warunki wypowiedzenia, rodzaj zabezpieczenia itp.

Choć należy pamiętać, że skuteczność działań podjętych przez strony w głównej mierze zależy od ich pozycji negocjacyjnej, warto przeanalizować zapisy umowy najmu. Niejednokrotnie okazuje się, że sami najemcy nie są świadomi swojej pozycji negocjacyjnej i posiadanych argumentów.

Przykładowo najemca, który miał być „magnesem” centrum handlowego, tzw. anchor tenant, w ostatniej chwili zahamował swoją ekspansję, powodując wiele komplikacji. Inwestor ten, będąc stroną umów, często narażony jest na utratę innych najemców, dla których istotnym warunkiem ich umów najmu jest obecność wspomnianego anchor tenanta. Wówczas, przy dobrze wynegocjowanych zapisach umowy, najemca może żądać nawet jej rozwiązania.

Warunki biznesowe

Umiejętnie wynegocjowane umowy najmu zawierają klauzule przewidujące możliwość odstąpienia od umowy lub też wysokie kary umowne na wypadek znacznego pogorszenia warunków biznesowych centrum, np. wspomniane wycofanie się z centrum określonego wielkością lub branżą kluczowego najemcy.

Podobnie może być, gdy samo centrum, pomimo założeń, nie spełnia obiecanych parametrów, jak  dojazd do niego, z uwagi na niepomyślne decyzje urzędników. Inną, najgorszą z możliwych sytuacji tego typu, są opóźnienia w budowie centrum lub też przesunięcia wykonawcze, fit outowe, mogące opóźnić otwarcie centrum.

Jaki czynsz

W obecnej sytuacji gospodarczej najemcom powierzchni handlowych łatwiej wynegocjować satysfakcjonującą wysokość czynszu, ze względu na możliwość obniżenia stawki czynszu podstawowego, przy podwyższeniu wyrażonego w procentach czynszu od obrotu.

Choć np.  gdy jeden z głównych najemców zakończy działalność w budynku handlowym lub gdy wskutek błędnej polityki kierowania centrum powierzchnia wynajęta w centrum spadnie poniżej określonego wskaźnika procentowego (z reguły 75 – 80  proc.), w praktyce spotyka się również takie rozwiązanie, że zamiast rozwiązania umowy czynsz najemcy zostaje zmniejszony lub wręcz zamieniony sposób jego naliczania.

Dopuszczalne jest również uzyskanie ulg,  np. okresy wolne od czynszu w przypadku przeprowadzanej adaptacji czy partycypacja właściciela centrum handlowego w kosztach wykończenia wynajętej powierzchni. Zysk najemcy to wpisanie w umowie wyższej stawki za czynsz, mającej wpływ na wycenę nieruchomości, podczas gdy  najemca faktycznie płaci mniejszą stawkę.

Jak wynika z najnowszych badań, choć największe centra handlowe nadal cieszą się sporym zainteresowaniem, w przypadku obiektów drugorzędnych, zwłaszcza lokali małej i średniej wielkości, obserwowany jest spadek czynszów.

W zakresie kosztów eksploatacyjnych pokrywanych przez najemców warto negocjować zmniejszenie stawki za czynsz najmu na rzecz podniesienia stawki za wyszczególnione opłaty eksploatacyjne. Należy pamiętać, że stawki czynszu powinny być rewaloryzowane, natomiast rozliczanie kosztów eksploatacyjnych zwalnia właściciela z udziału w nich. Nawet jeśli koszty eksploatacyjne wzrosną w ciągu roku, najemca otrzyma w rozliczeniu szczegółowe zestawienie kosztów operacyjnych najmowanej powierzchni.

Warto zadbać również o zamieszczenie w umowie lub doprecyzowanie zapisów dotyczących indeksacji, określając jej sposób i częstotliwość. Jeżeli bowiem negocjowana jest większość warunków umowy najmu, najemca ma możliwość negocjowania pierwszej indeksacji po przedłużeniu umowy najmu.

Inna powierzchnia

Możliwość negocjowania zwiększenia powierzchni najmu może być przewidziana w dotychczasowej umowie na podstawie tzw. opcji rozszerzenia powierzchni najmu (expansion option). Jeśli jednak zmiana powierzchni najmu zbiega się z zakończeniem obowiązującej umowy, wówczas strony mogą negocjować stawkę za dodatkową powierzchnię równolegle z pozostałymi warunkami.

W praktyce może wystąpić również sytuacja odwrotna, tj. zmniejszenie powierzchni najmu przez najemcę. Dla wynajmującego będzie to o tyle istotne, że w przypadku gdy powierzchnią tą będzie zainteresowany inny najemca, konieczne jest przeprowadzenie negocjacji równolegle z dwoma najemcami.

Zapis o pierwszeństwie

Często spotykaną praktyką jest również obowiązek wynajmującego dotyczący oferowania zwalniającej się powierzchni najmu najemcy mającemu w umowie zapis pierwszeństwa w tym zakresie. W konsekwencji, zanim wynajmujący zaoferuje powierzchnię najmu nowemu najemcy, najemca z pierwszeństwem musi odpowiedzieć pisemnie, czy jest zainteresowany wynajęciem zwalniającej się powierzchni.

Dopiero  gdy najemca z pierwszeństwem nie jest zainteresowany najmem lub gdy strony nie osiągną porozumienia, powierzchnia ta może być zaoferowana kolejnemu najemcy.

Warto się zabezpieczyć

Renegocjując umowę najmu, warto zwrócić uwagę na zapisy o sposobie jej zabezpieczenia. Co do zasady strony mogą umownie zabezpieczyć każdą sytuację, określając wzajemnie prawa i obowiązki, kary za ich naruszenie oraz warunki czy sposoby naliczania tych kar.  Innym istotnym zabezpieczeniem na trudniejsze czasy z punktu widzenia najemcy mogą być zapisy dotyczące rozwiązania umowy w sytuacji nieosiągnięcia określonego poziomu obrotów w uzgodnionym okresie.

Nieosiągnięcie przez najemcę zamierzonego celu gospodarczego, dotyczącego wygenerowanych obrotów w reprezentatywnym okresie (np. trzech – czterech lat obrotowych), może być wówczas podstawą rozwiązania umowy. Możliwe jest również wynegocjowanie zmiany sposobu zabezpieczenia umowy w zakresie modyfikacji zapisów o gwarancji bankowej i kaucji.

Oczywiście każdemu takiemu zapisowi mogą towarzyszyć dodatkowe zastrzeżenia dające stronom możliwość domagania się kar umownych i na każdym etapie egzekwowania wynegocjowanych zabezpieczeń możliwe są renegocjacje umów. Wszystko zależy od faktorów ekonomicznych, strategii działania i planów finansowych stron. Strony wówczas muszą rozpocząć rozmowy, które w idealnym stanie faktycznym prowadzą do podpisania nowej umowy lub  aneksu do starej umowy najmu.

Dla najemcy, który chce pozostać w budynku, ważny jest standard wykończenia i stan powierzchni najmu. Tym bardziej że często otrzymuje oferty od właścicieli konkurencyjnych obiektów. Wówczas w trakcie negocjacji ustala się warunki remontu. Często jest tak, że w kosztach partycypuje wynajmujący. Najemca może też przerzucić obowiązek zorganizowania i nadzorowania prac na właściciela.

Innym warunkiem najemcy w takcie negocjacji może być poprawa infrastruktury budynku, modernizacja lub poprawa określonej usługi. Np. w budynku jest zainstalowany system klimatyzacji, który z uwagi na wiek budynku np. dziesięć lat, odznacza się zużyciem funkcjonalnym i technicznym. Najemca może  więc żądać wymiany lub modernizacji.

Wszelkie nakłady, które ma ponieść właściciel po zamknięciu negocjacji, należy skalkulować w stawce za czynsz najmu. Dla bezpieczeństwa najemcy można zaproponować, że stawka czynszu będzie wyższa po zakończeniu prac remontowych. Najemca może być niezadowolony z jakości usług świadczonych przez obsługę techniczną. Wtedy po stronie wynajmującego jest poprawienie jakości poprzez przygotowanie programu naprawczego.

Komentuje Ewelina Stobiecka, radca prawny, partner zarządzający w Kancelarii e|n|w|c w Warszawie

Praktyka pokazuje, że wielu najemców wciąż nie zdaje sobie sprawy z korzyści wynikających z profesjonalnie przygotowanych i przeprowadzonych negocjacji umów. Tymczasem przedsiębiorca dysponuje zarówno środkami prawnymi, mającymi na celu zabezpieczenie trwałości umowy, jak i możliwościami dokonywania późniejszych zmian w zawartej umowie.

Podstawowym narzędziem dla osiągnięcia porozumienia pozostaje określenie priorytetów i potencjalnego ryzyka oraz ujęcie w treści umowy istotnych elementów, jak: wysokość i rozliczanie kosztów, prawo pierwszeństwa w zakresie wynajęcia powierzchni, jednostronne wypowiedzenie lub przedłużenie okresu najmu  lub indeksacja opłat.

Komentuje Anna Dylewska, prawnik w Kancelarii e|n|w|c w Warszawie

Renegocjowanie przez przedsiębiorców umów najmu zarówno powierzchni biurowej, jak i usługowej nie musi być procesem żmudnym i długotrwałym. Analiza sytuacji rynkowej, zbadanie stanu wynajmowanego lokalu a także uzgodnienie priorytetów stron prowadzi często do obustronnych sukcesów.

W obecnej sytuacji gospodarczej najemca może bowiem dzięki temu zyskać korzystne warunki dla kontynuacji swojej działalności, podczas gdy dla wynajmującego renegocjowana umowa najmu stanowi gwarancję zysku na następne lata.