Z pracownikiem używającym w pracy auta, trzeba się rozliczyć

Pracodawca, który nie dysponuje samochodem firmowym i nie może takiego udostępnić pracownikowi do przejazdów służbowych, może skorzystać z innej możliwości. Umówić się z podwładnym, że to jego samochód będzie środkiem lokomocji. Jednak pracownikowi, który używa prywatnego auta na potrzeby zakładu pracy, przysługuje zwrot kosztów z tym związanych. Nie można bowiem przerzucać na niego kosztów, jakie ponosi z własnej kieszeni, wykonując pracę na rzecz pracodawcy.

W jazdach lokalnych ryczałt...

Jeśli pracownik ma jeździć po lokalnym terenie - patrz ramka, to w sam raz jest ryczałt pieniężny. Nie trzeba rejestrować kursów w ewidencji przebiegu pojazdu, bo kwota zwrotu jest zryczałtowana.

Ryczałt wypłacany jest na zasadach określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz nr 27, poz. 271 ze zm.) - patrz ramka.

Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu w celach służbowych do jazd lokalnych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między zainteresowanymi stronami. W umowie muszą się znaleźć m.in. takie elementy, jak: rodzaj pojazdu i jego dane, obszar wyjazdów (np. dana gmina lub miasto), przyznany limit kilometrów, stawka za 1 km przebiegu. Samochód nie musi być  własnością pracownika. Może być autem wynajętym czy użyczonym. Istotne jest, aby nie był własnością pracodawcy. Wysokość ryczałtu zależy od dwóch elementów: stawki za 1 km przebiegu uzależnionej od pojemności skokowej silnika samochodu osobowego i określonej w ministerialnym rozporządzeniu oraz miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne. Ryczałt jest iloczynem obu pozycji.

Wypłata ryczałtu następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Zwrot kosztów używania auta następuje na podstawie umowy zainteresowanych stron

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej osiem godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie wyjeżdżał służbowo (np. samochód był w naprawie). Zmniejszenie o 1/22 jest stałe, bez względu na liczbę dni roboczych przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Ryczałt jest wypłacany w ostatnim dniu roboczym miesiąca bądź na początku miesiąca kolejnego. Dlatego że pracodawca musi najpierw ustalić, czy za dany miesiąc pracownikowi przysługuje ryczałt cały czy  odpowiednio zmniejszony.

Pracownik, który w danym miesiącu nie wyjeżdżał w interesach firmy swoim samochodem, nie otrzyma ryczałtu lub otrzyma go w niższej wysokości, jeśli korzystał z niego przez część miesiąca. Na wysokość ryczałtu za dany miesiąc wpływa nie tylko liczba dni nieobecności w pracy, ale również liczba dni roboczych w tym miesiącu. Gdyby np. w miesiącu były 23 dni robocze a pracownik miał nieobecność trwającą 22 dni i tylko w jednym dniu roboczym jeździł autem służbowo, nie dostałby za ten dzień ryczałtu.

Przykład:

Pan Karol, zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, w dniach 25 – 29 lipca korzystał w celach służbowych ze swojego prywatnego samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm3. Ma przyznany miesięczny limit 500 km.

Od 1 do 17 lipca przebywał na urlopie wypoczynkowym (11 dni roboczych), a potem chorował i był na zwolnieniu lekarskim do 24 lipca (5 dni roboczych).

Kwotę przysługującego za lipiec ryczałtu wyliczamy następująco:

0,8358 zł stawki za km x 500 km = 417,90 zł

417,90 zł x 1/22 x 16 dni = 303,93 zł

417,90 zł – 303,93 zł = 113,97 zł

Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy nie mogą mieć obniżonego ryczałtu za dni, które mają wolne w tygodniu zgodnie z rozkładem czasu pracy. Nie traktuje się tych dni jako dni nieobecności w pracy.

...lub kilometrówka

Zwrot kosztów eksploatacji pojazdu na potrzeby zakładu pracy w jazdach lokalnych może następować również w ramach tzw. kilometrówki, czyli według faktycznie przejechanych kilometrów, wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu. Wówczas liczbę kilometrów mnoży się przez urzędową stawkę za 1 km. Tak ustalony iloczyn stanowi zwrot kosztów.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu (tj. pracownika), numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu, podpis podatnika i płatnika (pracodawcy) oraz jego dane.

Od nadwyżki są składki

Miesięczny ryczałt pieniężny, ustalony zgodnie z rozporządzeniem, zwolniony jest ze składek na ZUS. Również zwrot kosztów według kilometrówki nie wchodzi do podstawy wymiaru składek  do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu obowiązujących stawek za 1 km przebiegu pojazdu.  Przebieg pojazdu (z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego) musi być jednak udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Gdyby pracodawca przyjął do ustalenia kwoty zwrotu wyższą niż urzędowa stawkę za km lub przy ryczałcie przyznał wyższy limit kilometrów, to nadwyżka ponad kwoty graniczne zwolnienia podlega oskładkowaniu. Składki należałoby również naliczyć, gdyby pracodawca w umowie cywilnoprawnej uregulował, że kwota ryczałtu nie podlega obniżeniu za dni wskazane w rozporządzeniu, za które obniżenie powinno być zastosowane, czyli np. za dni nieobecności w pracy. Wówczas kwota, o którą ryczałt powinien być zredukowany, zgodnie z rozporządzeniem podlega składkom na ZUS (w naszym przykładzie byłoby 303,93 zł, gdyby pracodawca nie obniżał ryczałtu).

PIT unikną tylko niektórzy

Wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w jazdach lokalnych, ale tylko gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Zwolnienie obejmuje wówczas ryczałt  lub kwotę nie wyższą niż ustalona przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, jeśli przebieg pojazdu (oprócz ryczałtu) jest udokumentowany w ewidencji prowadzonej przez pracownika.

Aby zatem zwolnienie podatkowe miało tu zastosowanie, obowiązek ponoszenia kosztów eksploatacji pojazdu przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu ww. kosztów musi wynikać wprost z przepisów innych ustaw. Zwolnienie to dotyczy zatem jedynie niewielu grup zawodowych, np. pracowników służby leśnej, listonoszy. W przypadku pozostałych pracodawców  zarówno ryczałt, jak i kilometrówka podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych jako przychód ze stosunku pracy.

Do kosztów uzyskania przychodów pracodawca może zaliczyć wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności, ale w wysokości nie wyższej niż miesięczny ryczałt lub nieprzekraczającej kwoty obliczonej według obowiązującej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm., dalej ustawa o PIT, oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, DzU z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.).

Decyduje miejsce pracy

O jazdach lokalnych mówimy wtedy, gdy odbywają się na obszarze, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika. Może to być obręb jednej lub kilku miejscowości, np. leżących w tej samej gminie. Punktem odniesienia jest tu miejsce świadczenia pracy pracownika, określone w umowie o pracę. Jeżeli przykładowo wskazano w niej Gdańsk, to tylko jazdy po tym mieście (w jego granicach administracyjnych) będą traktowane jako jazdy lokalne. Natomiast jeśli w umowie widnieje Trójmiasto, to jazdami lokalnymi będzie poruszanie się po miastach należących do tej aglomeracji (Gdańsk, Sopot, Gdynia). Wyjazdy pracownika poza miejsce wykonywania pracy/siedzibę pracodawcy, na polecenie przełożonego, stanowią podróż służbową, rozliczaną na innych zasadach i na podstawie odrębnych przepisów.

Limity określa rozporządzenie

Stawka ryczałtu dla samochodu osobowego wynosi:

- 0,5214 zł  przy pojemności skokowej silnika do 900 cm3

- 0,8358 zł   przy pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca, w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony.

Limit nie może jednak przekroczyć:

- 300 km – do 100 tys. mieszkańców