Praca zmianowa polega na tym, że zatrudnieni realizują zadania według ustalonego rozkładu czasu pracy, który przewiduje zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby dni, godzin lub tygodni.

Tak stanowi art. 128 § 2 pkt 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=B5E347C50E4D2860978BAD3D891C7A48?n=1&id=76037&wid=337521]kodeksu pracy[/link]. W doktrynie rozróżnia się trzy rodzaje organizacji pracy zmianowej. Jest to system:

- nieciągły z dwoma zmianami, z przerwą w nocy i na koniec tygodnia,

- półciągły z trzema zmianami, z przerwą tylko na koniec tygodnia,

- ciągły, gdy praca jest wykonywana 24 godziny na dobę we wszystkie dni tygodnia łącznie ze świętami (por. „Komentarz do kodeksu pracy” pod redakcją W. Muszalskiego; C.H. Beck, Warszawa 2007, s. 635).

Jeśli chodzi natomiast o same zmiany, to można je ułożyć tak, by:

- następowały bezpośrednio jedna po drugiej (np. pierwsza 6 – 14, druga 14 – 22),

- druga zmiana rozpoczynała się jeszcze w trakcie trwania pierwszej (np. pierwsza zmiana 6 – 14, druga 13.30 – 21.30),

- między pierwszą a drugą zmianą jest przerwa (np. pierwsza 6 – 14, druga 16 – 24).

Pracujący na zmiany nie muszą ich rozpoczynać każdego dnia o różnej porze. Ich organizacja pracy może być jednolita, dzięki czemu przykładowo przez pierwszy tydzień okresu rozliczeniowego będą przychodzić na pierwszą zmianę, w drugim tygodniu na drugą, w trzecim na trzecią i w czwartym na czwartą.

Dziś przypominamy, na czym praca zmianowa polega, jak ją zorganizować i z jakim systemem czasu pracy połączyć.

[srodtytul]NIE UNIKNIESZ OPŁAT ZA NOCE[/srodtytul]

[b]Skoro załoga realizuje zadania na zmiany, to ci, którym wypadnie pracować między 21 a 7 rano, powinni dostać dodatek. Należy się on też wykonującym obowiązki w niedziele i święta[/b]

Pracę zmianową wprowadzamy głównie w układzie zbiorowym pracy bądź w regulaminie pracy. Wynika to z tego, że jest ona częścią rozkładu czasu pracy, a ten określamy właśnie w przepisach wewnętrznych firmy. Wpisujemy w nim przykładowo, że zatrudnieni pracują w systemie podstawowym na trzy zmiany. Pierwsza od godziny 8 do 16, druga od 16 do 24 i trzecia od 24 do 8.

Wprowadzenie, modyfikacja zmian albo całkowite wycofanie się z nich musi być poprzedzone korektą przepisów wewnętrznych, co z kolei może wymagać wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy. Tak jest, gdy postanowienia dotyczące rozkładu czasu pracy są zawarte w umowie o pracę.

Wprowadzone w przepisach wewnętrznych zasady dotyczące pracy zmianowej zaczną obowiązywać:

- po dwóch tygodniach od podania ich do wiadomości personelu, o ile wynikają z regulaminu pracy,

- w terminie określonym w protokole zmieniającym układ zbiorowy pracy, ale nie wcześniej niż z dniem jego zarejestrowania.

[srodtytul]Nie dla każdego[/srodtytul]

Praca zmianowa nie jest dla wszystkich. Dlatego że niektórzy pracownicy nie mogą pracować w nocy, a przecież przy tej organizacji czasu pracy nocne zmiany zdarzają się bardzo często. Pamiętajmy zatem, że pracy na nocnej zmianie nie mogą wykonywać:

- ciężarne (art. 178 § 1 k.p.),

- opiekujący się dzieckiem do ukończenia czterech lat, chyba że się na to zgodzą (art. 178 § 2 k.p.),

- młodociani (art. 203 § 1 k.p.),

- niepełnosprawni, chyba że zgodzi się na to lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne, a w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad takimi pracownikami lub gdy praca polega na pilnowaniu (art. 15 ust. 3 i art. 16 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=506AB2552CC0B43DDC6C2FE2BC760285?id=257066]ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, DzU z 2008 r. nr 14, poz. 92 ze zm.)[/link].

Jeśli zatrudnimy kogoś w porze nocnej wbrew tym zakazom, popełniamy wykroczenie przeciwko jego prawom, a za to grozi grzywna.

[srodtytul]Nie płacz, tylko płać[/srodtytul]

Z kolei pozostałym, którzy w nocy mogą pracować bez przeszkód, trzeba za każdą godzinę takiej pracy zapłacić dodatek w wysokości 20 proc. stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2010 r. 1317 zł). Tak stanowi art. 151[sup]8 [/sup]k.p.

Chcąc ustalić ten dodatek, dzielimy minimalną pensję przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu i wynik mnożymy przez 20 proc. Przykładowo w lipcu, sierpniu i we wrześniu dodatek za pracę w nocy wynosi 1,50 zł [(1317 zł : 176 godzin) x 20 proc.].

[ramka][b]Uwaga! [/b]Zgodnie z art. 151[sup]7[/sup] § 1 k.p. pora nocna to osiem godzin przypadających między 21 a 7 rano. Pracodawca powinien wskazać te godziny. [/ramka]

[srodtytul]Kosztowne wolne[/srodtytul]

Odpowiednia zapłata należy się także za zmiany wypadające w niedziele i święta. Poniosą ją głównie firmy, w których praca zmianowa pozwala utrzymać system produkcyjny przez cały tydzień. Ci pracodawcy pracę w niedzielę (nawet jeśli nie stanowi nadgodzin) zrekompensują następująco: w pierwszej kolejności oddadzą dzień wolny w ciągu sześciu dni poprzedzających tę niedzielę lub następujących po niej albo do końca okresu rozliczeniowego, gdy w pierwszym terminie odbiór nie będzie możliwy.

Pieniądze należą się dopiero wtedy, gdy rekompensata w postaci dnia wolnego nie jest w ogóle możliwa. Wtedy wypłacamy dodatek w wysokości 100 proc. za każdą godzinę pracy w niedzielę. W przypadku niedzielnych zmian pamiętamy jeszcze o tym, że dla pracujących w niedziele raz na cztery tygodnie musi być ona wolna od pracy. Ten obowiązek nie dotyczy zatrudnionych w systemie weekendowym.

[ramka][b]Uwaga![/b] Robocze święta kosztują tyle samo i podobnie jak w przypadku niedzieli płacimy za nie dopiero wtedy, gdy zatrudniony nie odbierze wolnego dnia do końca okresu rozliczeniowego. [/ramka]

[srodtytul]Odpoczynek odpoczynkiem[/srodtytul]

Z pracą zmianową wiążą się również zmodyfikowane zasady odpoczynku tygodniowego, który:

- w przypadku większości pracowników powinien trwać nieprzerwanie co najmniej 35 godzin w każdym tygodniu liczonym jako siedem dni od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego,

- składa się z 11 godzin odpoczynku dobowego,

- powinien obejmować niedzielę, na którą składają się kolejne 24 godziny, poczynając od godziny 6 w tym dniu, pod warunkiem że pracodawca nie ustalił innej godziny albo innego dnia, który jest rekompensatą za roboczą niedzielę.

Takie są ogólne zasady. Mogą one wyglądać nieco inaczej m.in. przy zmianie pory wykonywania pracy w związku z przejściem na inną zmianę. Wtedy odpoczynek tygodniowy wolno skrócić do 24 godzin.

[ramka][b]Przykład[/b]

W firmie obowiązuje miesięczny okres rozliczeniowy. W pierwszym tygodniu zatrudniony pracował łącznie z sobotą na trzeciej zmianie (od godziny 22 do 6), w drugim przeszedł na pierwszą zmianę (trwała od 6 do 14).

Pracodawca zagwarantował pracownikowi 24-godzinny odpoczynek w niedziele, od 6 rano tego dnia do 6 rano w poniedziałek.[/ramka]

[ramka][b]Organizacje sobie, rada sobie

Komentuje Patrycja Zawirska, prawnik w Bartłomiej Raczkowski Kancelaria Prawa Pracy[/b]

Istnieją silne argumenty za uznaniem, że wprowadzenie pracy zmianowej podlega procedurze informacyjno- -konsultacyjnej z radą pracowników. Niezależnie od tego konieczna jest modyfikacja regulacji wewnętrznych firmy. W przypadku pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników chodzi tu co do zasady o regulamin pracy.

Zmiana tego dokumentu, polegająca na wprowadzeniu pracy zmianowej, wymaga przeprowadzenia uzgodnień z zakładową organizacją związkową. Dopiero w razie nieosiągnięcia porozumienia szef może samodzielnie wprowadzić pracę na zmiany.

Okoliczność, że w radzie zasiadają te same osoby co w związkach zawodowych, nie zwalnia pracodawcy z – odpowiednio – przeprowadzenia procesu informacyjno-konsultacyjnego z tą pierwszą i z podjęcia rozmów w celu uzgodnienia zmian do regulaminu pracy ze związkami.

Wynika to z tego, że rada pracowników i związki zawodowe stanowią odrębne organy przedstawicielskie, o różnych zakresach uprawnień. Ponadto z radą konsultuje się zamiar wprowadzenia pracy zmianowej, a ze związkami uzgadnia się konkretne przepisy regulaminu pracy dotyczące systemu zmianowego.[/ramka]

[ramka][b]O czym pamiętać, ustalając grafik[/b]

[b]KROK 1. Liczymy wymiar czasu pracy[/b]

Określamy obowiązujący w firmie okres rozliczeniowy. Następnie ustalamy wymiar czasu pracy według art. 130 k.p. Przypominam, że na potrzeby liczenia wymiaru tydzień pracy to siedem dni kalendarzowych poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego, a nie od poniedziałku do piątku. Pamiętajmy, że przy pracy w ruchu ciągłym okres rozliczeniowy trwa cztery tygodnie.

[b]KROK 2. Planujemy zmiany[/b]

Gdy wiemy już, ile godzin w okresie rozliczeniowym ma przepracować zatrudniony, planujemy jego zmiany, zazwyczaj dwie albo trzy. W systemie podstawowym musimy uważać, by praca na każdej z nich nie trwała dłużej niż osiem godzin. Jeśli tego nie dopilnujemy, zaplanujemy pracę nadliczbową, co jest wykroczeniem. Szczególnej rozwagi wymaga też planowanie zmian w równoważnym systemie.

Pracownikowi, który jednego dnia ma 12-godzinną zmianę, trzeba kiedy indziej skrócić odpowiednio dniówkę albo oddać wolne. Uważajmy też, by do pracy na nocnej zmianie nie angażować np. kobiet w ciąży.

[b]KROK 3. Dajemy wolne w szóstym dniu tygodnia[/b]

Nawet jeśli praca zmianowa ma nam zapewnić 24-godzinne funkcjonowanie zakładu pracy, to i tak obowiązuje zasada pięciodniowego tygodnia pracy.

Dzień wolny od pracy wynikający z tej zasady należy prawidłowo oznaczyć w rozkładzie czasu pracy. Jeśli jest to sobota, nie wystarczy wskazać, że jest to dzień wolny. Z harmonogramu musi wynikać jeszcze charakter tego dnia. W rubryce dotyczącej dnia wolnego z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy najlepiej jest wpisać W5.

[b]Uwaga! [/b]Kodeks pracy nie precyzuje, który dzień tygodnia ma być wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Może to być np. poniedziałek, środa lub sobota. Chodzi o to, aby w ogólnym podsumowaniu w jednym tygodniu pracy podwładny nie pracował więcej niż pięć dni w tygodniu. Zatem co do zasady szósty dzień musi być zawsze wolny.

[b]KROK 4. Nie przewidujemy pracy w każdą niedzielę[/b]

Jeżeli zmiany przypadają w niedziele, to zasadniczo jedna na cztery z nich musi być wolna od pracy. Wynika tak z art. 151[sup]12 [/sup]k.p.

[b]KROK 5. Oddajemy wolne za niedziele i święta[/b]

Organizowanie pracy w niedzielę lub święto zobowiązuje do tego, by inny dzień w tygodniu dać wolny. Przykładowo za niedzielną zmianę gwarantujemy wolny wtorek, a za przypadającą w święto – wolny czwartek. Wówczas np. w rubryce wtorkowej wpisujemy Wn (wolna niedziela).

Należy pamiętać, że w zamian za pracę w niedzielę oddajemy dzień wolny w ciągu sześciu dni poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, a w zamian za pracę w święto – jeszcze w tym samym okresie rozliczeniowym.

[b]KROK 6. Zapewniamy czas na relaks[/b]

Zmiany nie mogą przypadać jedna po drugiej bez zachowania co najmniej 11-godzinnego odpoczynku dobowego i co najmniej 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. Gdy zatrudniony przechodzi na inną zmianę, ten ostatni odpoczynek wynosi 24 godziny.[/ramka]

[srodtytul]NAJPROŚCIEJ W PODSTAWOWYM NAJDŁUŻEJ W RÓWNOWAŻNYM [/srodtytul]

[b]Firmy zatrudniające na ośmiogodzinne dniówki mogą mieć w ciągu jednej doby trzy zmiany [/b]

Nie ma przeszkód prawnych, by pracę zmianową łączyć z systemem podstawowym. Wtedy zmiany należy ułożyć tak, by nie trwały dłużej niż osiem godzin, a w obrębie przeciętnie pięciodniowego tygodnia zamknęły się średnio w 40 godzinach.

[srodtytul]Nie tylko na cztery miesiące[/srodtytul]

Przypominam, że grafik dla pracy zmianowej w systemie podstawowym układamy co do zasady na cztery miesiące, z tym że ten okres rozliczeniowy wolno wydłużyć do:

- sześciu miesięcy w rolnictwie lub hodowli, a także przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób,

- 12 miesięcy, gdy takie wydłużenie uzasadniają dodatkowo nietypowe warunki organizacyjne lub techniczne.

Taką decyzję trzeba jednak skonsultować ze związkami zawodowymi. Gdy takich w firmie nie ma lub nie wyrażają zgody na wydłużenie okresów rozliczeniowych, to o ich modyfikacji trzeba uprzedzić inspektora pracy. Z przepisów nie wynika, w jakim terminie czy formie należy tego dokonać. Dla celów dowodowych warto zrobić to na piśmie i wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

[srodtytul]Na cztery brygady[/srodtytul]

Łącząc system podstawowy z pracą zmianową, możemy wprowadzić tzw. czterobrygadówkę. Co prawda kodeks pracy już jej nie reguluje, ale nie ma przeszkód prawnych, by mimo to nadal ją stosować.

W praktyce w czterobrygadowej lub podobnej organizacji pracuje cztery lub pięć zespołów czy grup podwładnych o stałym składzie osobowym. W każdej dobie pracują minimum trzy brygady na trzech zmianach roboczych, a pozostałe odpoczywają.

Do zmiany brygady odpoczywającej dochodzi codziennie lub co kilka dni. Podobnie jak w ruchu ciągłym praca trwa 24 godziny na dobę i siedem dni w tygodniu, ale zatrudnieni w czterobrygadówce pracują po osiem godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie dłuższym niż cztery miesiące.

W jednym tygodniu praca może trwać dłużej niż 40 godzin, pod warunkiem że w innych tygodniach okresu rozliczeniowego zostanie skrócona. Przy czterobrygadówce też można wyznaczać pracę w niedziele i święta, byle pierwszy z tych wolnych dni był co najmniej raz na cztery tygodnie wolny.

[srodtytul]Decyduje rodzaj zadań[/srodtytul]

Praca zmianowa wykorzystywana jest równie często w systemie równoważnym, który w niektórych dniach tygodnia pozwala wydłużyć dniówkę do 12 godzin, pod warunkiem że kiedy indziej szef zrekompensuje to krótszym albo wolnym dniem pracy.

Generalnie chodzi o to, by z upływem okresu rozliczeniowego liczba faktycznie przepracowanych godzin nie przekroczyła wymiaru czasu pracy obliczonego dla danego okresu rozliczeniowego. Zatem praca powyżej ośmiu godzin nie może stać się regułą.

Gdy chodzi natomiast o okres rozliczeniowy, na który organizujemy pracę w systemie równoważnym, to jest on miesięczny. Wyjątkowo wolno go przedłużyć do:

- trzech miesięcy w szczególnie uzasadnionych sytuacjach,

- czterech miesięcy przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych.

Jeśli chodzi o pracowników, do których można stosować system równoważny, to kodeks nie przewiduje żadnych ograniczeń. Wspomina jedynie, że jego wprowadzenie musi uzasadniać rodzaj pracy lub jej organizacja.

A w komentarzach do kodeksu pracy czytamy, że z równoważnego systemu organizacji czasu pracy mogą korzystać firmy, w których nie ma rytmicznej pracy i dochodzi do jej spiętrzenia tylko w określonych dniach tygodnia. Jako przykład eksperci podają hotelarstwo lub gastronomię.

[srodtytul]Wyjątkowo w ruchu ciągłym[/srodtytul]

Zmiany to także stały element pracy w firmach pracujących 24 godziny na dobę i siedem dni w tygodniu. To praca w ruchu ciągłym, która pozwala dodatkowo wydłużyć:

- przeciętny tygodniowy czas pracy do 43 godzin w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym czterech tygodni,

- jednego dnia w niektórych tygodniach w tym okresie dobowy wymiar czasu pracy do 12 godzin.

Oznacza to, że jedną wydłużoną do 12 godzin dniówkę można zaplanować w każdym z trzech z czterech tygodni okresu rozliczeniowego.

Ruch ciągły nie jest dla wszystkich. Kodeks pracy zastrzega bowiem, że mogą go stosować jedynie takie zakłady, gdzie wstrzymanie pracy jest niemożliwe ze względu na technologię produkcji lub dla ciągłego zaspokajania potrzeb ludności.

Warto też wiedzieć, że to dość drogie rozwiązanie, bo za wydłużoną pracę powyżej ośmiu godzin płacimy normalne wynagrodzenie i dodatek. Mimo że nie są to nadgodziny, to stosujemy do niej art. 151[sup]1[/sup] § 1 pkt 1 k.p. Przyjmując, że zatrudniony pracuje od wtorku do piątku po osiem godzin, a w trzy ostatnie poniedziałki po 12 godzin, to za każdą z czterech dodatkowych godzin uiszczamy mu normalne wynagrodzenie i 100-proc. dodatek.

[srodtytul]PRZEBIERZESZ SIĘ W GODZINACH PRACY[/srodtytul]

[b]Zatrudniony nie musi czekać na zakończenie swojej zmiany, by się umyć i zdjąć robocze ubranie. Może to zrobić przykładowo na 15 minut przed fajrantem[/b]

Skoro już wiemy, na czym praca zmianowa polega oraz jak i w których systemach czasu pracy wolno ją zastosować, to omówmy teraz kilka problemów, które się z nią wiążą.

Wyobraźmy sobie taką sytuację: zatrudniony pracuje w systemie podstawowym na zmiany. 26 lipca rozpocznie trzecią zmianę o godzinie 22, a zakończy 27 lipca o 5. Tego też dnia idzie na urlop. Tak wynika z planu urlopów. Czy to oznacza, że wtorek 27 lipca jest już dla pracownika usprawiedliwioną z tytułu urlopu nieobecnością?

Art. 154[sup]2[/sup] k.p. zastrzega, że urlopu udzielamy:

- na dni, które zgodnie z grafikiem są dla pracownika dniami pracy,

- w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu.

W opisywanym przypadku doba robocza kończy się 26 lipca o 22 (w dniu, w którym zatrudniony kończy nocną zmianę). Po tej zmianie zatrudnionemu przysługuje co najmniej 11-godzinny odpoczynek dobowy. Trzeba też pamiętać, że kolejna doba robocza rozpoczyna się 27 lipca o 22.

I to właśnie od tej godziny należy rozpocząć urlop pracownika, bo według harmonogramu czasu pracy będzie to pierwsze robocze osiem godzin. Niemożliwe jest udzielenie urlopu od razu, po zakończonej zmianie. 

[srodtytul]Co ze spóźnieniem i…[/srodtytul]

U innego czytelnika pracę zmianową też połączono z systemem podstawowym. W pierwszy tydzień lipca pan Marek pracował na pierwszej zmianie od 7 do 15. W czwartek spóźnił się do pracy trzy godziny, na skutek czego rozpoczął ją o 10.

Spóźnienie odrobił w kolejnych dniach roboczych zostając kolejne trzy dni o godzinę dłużej.Wszyscy byli zadowoleni. On, bo nadrobił zaległe trzy godziny pracy, a pracodawca dlatego że mimo spóźnienia obowiązki zawodowe zostały wykonane z planem.

Jakież było zdziwienie pracodawcy, gdy podczas kontroli inspektor pracy zarzucił brak rekompensaty za trzy nadgodziny z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Szybko się jednak okazało, że inspektor miał rację. Za trzy dodatkowe godziny pracy zatrudniony powinien otrzymać normalne wynagrodzenie i 50-procentowy dodatek.

W opisywanej sytuacji pracodawca nie powinien godzić się na odrabianie trzech zaległych godzin. Powinien je potraktować jako nieobecność nieusprawiedliwioną albo usprawiedliwioną (w zależności od jego woli), za którą zatrudniony nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Dzięki temu zaoszczędziłby na dodatkach za nadgodziny.

[srodtytul]…wymianą garderoby[/srodtytul]

I na koniec ciekawostka dla tych, którzy przed rozpoczęciem zmiany muszą się przebrać w roboczy strój, a po zakończeniu pracy zdjąć go i się umyć. Tu powstaje pytanie: czy można polecić zatrudnionemu, by przychodził do pracy wcześniej, np. 20 minut przed zmianą, i zostawał dłużej, tak by nie tracić czasu podczas pracy na wykonanie tych obowiązków?

Nie. Czas pracy to nie tylko faktyczne wykonywanie zawodowych obowiązków. Zgodnie z art. 28 k.p. to okres pozostawania do dyspozycji pracodawcy. Według ekspertów należy w związku z tym uznać, że przebranie się po przyjściu do pracy w odzież roboczą, umycie się i przebranie w odzież wyjściową po zakończeniu pracy zalicza się do czasu pracy.

Odpowiednie przygotowanie się do pracy i jej zakończenia to bowiem nic innego, jak realizacja obowiązków pracowniczych. Niestety, nie wyszyscy eksperci się z tym zgadzają.

Zobacz [link=http://www.rzeczpospolita.pl/pliki/dobrafirma/wzory/harmonogramy.pdf]Harmonogramy pracy[/link]