Jak prawidłowo rozpisać grafik czasu pracy i wypełnić ewidencję

Mimo że ułożenie harmonogramu czasu pracy nie jest trudne, to pracodawcom przysparza wielu problemów. Zapominają o odpoczynkach i nieświadomie planują nadgodziny. Mało tego, wielu z nich nie rozróżnia grafików od rozkładów czasu pracy. Ta niewiedza wynika zapewne z tego, że kodeks pracy nie wymienia tych dwóch dokumentów jako odrębnych. Z art. 150 § 1 k.p. wynika jedynie, że rozkłady czasu pracy tak samo jak okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie pracy bądź w obwieszczeniu. Zatem na podstawie tej definicji można wysnuć wniosek, że rozkład ma charakter ogólny i globalnie wskazuje dni tygodnia, kiedy pracownik pracuje i po ile godzin. Tymczasem[b] harmonogram czasu pracy określa szczegółowo dni i konkretne godziny pracy w okresie rozliczeniowym.[/b]

Dziś podpowiadamy, o czym należy pamiętać, by planowanie pracy w grafikach nie skończyło się grzywną. Przypomnimy też, jak wypełnić ewidencję czasu pracy. Podajemy też przykład dwóch grafików opracowanych w systemie równoważnym: prawidłowego i błędnego.

[srodtytul]1 Ustalamy okres rozliczeniowy i liczymy wymiar[/srodtytul]

Podstawową informacją, bez której nie ułożymy grafiku, jest wymiar czasu pracy. Ustalamy go na dany okres rozliczeniowy. Rachunki są prostsze, gdy jest on miesięczny. Więcej liczenia jest natomiast wtedy, gdy obejmuje on okresy dłuższe, np. trzy- albo czteromiesięczne. Bez względu na ich długość wymiar czasu pracy ustalamy na podstawie art. 130 k.p. Najpierw liczymy normę. Mnożymy 40 godzin (norma średniotygodniowa) przez liczbę pełnych tygodni w okresie rozliczeniowym, a następnie do otrzymanej liczby godzin dodajemy iloczyn ośmiu godzin (norma dobowa) i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego przypadających od poniedziałku do piątku (tzw. dni wystających). Następnie ustalamy święta. Za te przypadające w okresie rozliczeniowym w innym dniu niż niedziela wymiar obniżamy jednorazowo o osiem godzin. Na koniec odejmujemy usprawiedliwione nieobecności. Obniżamy wymiar czasu pracy o liczbę godzin tych nieobecności, o ile były zaplanowane jako robocze. Ale uwaga: ten etap nie dotyczy planowania czasu pracy, ale jego rozliczania. Wyliczmy wymiar czasu pracy na marzec i kwiecień.

[ramka][b]Przykład[/b]

W firmie obowiązuje miesięczny okres rozliczeniowy. Pierwszy dzień lutego przypadał w niedzielę. Tydzień dla tego okresu rozliczeniowego kończy się więc w sobotę. Zatem w marcu są pełne cztery tygodnie i dwa dni wystające: 30 i 31 marca. [/ramka]

Uwaga! W marcu nie ma żadnego święta. Pracodawca nie musi więc obniżać wymiaru czasu pracy o osiem godzin. W takim razie wymiar czasu pracy w marcu br. wynosi 176 godzin: (40 godzin x cztery tygodnie) + (osiem godzin x dwa dni). W kwietniu rachunków będzie więcej, bo 12. i 13. dnia tego miesiąca są święta wielkanocne. Zatem ogólny wymiar trzeba obniżyć o osiem godzin. Dlatego w firmach, gdzie okres rozliczeniowy jest miesięczny, ustawowy wymiar czasu pracy na ten miesiąc wynosi 168 godzin: (40 godzin x cztery tygodnie) + (osiem godzin x dwa dni) – (osiem godzin x jeden dzień).

Nieprawidłowe wyniki wymiarów są często efektem tego, że pracodawcy źle interpretują pojęcie tygodnia. Dla niektórych jest to siedem dni kalendarzowych, poczynając od poniedziałku do piątku. To błąd, bo te siedem dni należy liczyć od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. Przykładowo w marcu pierwszy tydzień okresu rozliczeniowego nie rozpoczyna się 2 marca w poniedziałek, ale już 1 marca w niedzielę i kończy się 7 marca w sobotę.

[srodtytul]2 Rozpisujemy harmonogram[/srodtytul]

Harmonogram czasu pracy musi obejmować pełny okres rozliczeniowy. Zdarza się, że pracodawcy o tym zapominają i tworzą grafiki na krótsze okresy rozliczeniowe niż przyjęte w firmie. Przykładowo w firmie obowiązuje trzymiesięczny okres rozliczeniowy. Grafik czasu pracy ułożono jednak na miesiąc. To błąd, bo powinien obejmować cały kwartał, np. od 1 kwietnia do 30 czerwca. W tym roku ten kwartał liczy 62 dni robocze i 496 godzin.

Uwaga! Harmonogramy czasu pracy krótsze niż okres rozliczeniowy mogą występować tylko w nielicznych wypadkach, np. przy czasie pracy kierowców.

[srodtytul]3 Planujemy pracę bez nadgodzin [/srodtytul]

W harmonogramie ustalamy godziny pracy przypadające na poszczególne dni robocze. Należy zrobić to tak, by rozpisany czas pracy nie przekroczył:

- w konkretnych dniach ośmiogodzinnej – dobowej normy czasu pracy lub dopuszczalnego w niektórych systemach przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy (np. 12-godzinnej dniówki w systemie równoważnym),

- średnio 40-godzinnej – tygodniowej normy czasu pracy.

Nie przestrzegając tych reguł, zaplanujemy nadgodziny i tym samym popełnimy wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Wynika tak z art. 151 § 1 k.p. w zw. z art. 281 pkt 5 k.p.

Szczególnej rozwagi wymagają harmonogramy układane dla równoważnych systemów czasu pracy. Wydłużając dobową normę czasu pracy jednego dnia, pracodawcy zapominają o tym, aby w następnym dniu skrócić odpowiednio czas pracy albo oddać dzień wolny. Jeżeli np. we wtorek pracownik wykonywał pracę przez 12 godzin, to w innym dniu powinien pracować mniejszą liczbę godzin lub dostać dzień wolny (patrz harmonogram czasu pracy).

[srodtytul]4 Gwarantujemy odpoczynki[/srodtytul]

Przestrzeganie ustawowych norm to nie wszystko. Godziny pracy należy planować jeszcze tak, by w każdym tygodniu zapewnić pracownikowi minimum 35 godzin, w których jest co najmniej 11-godzinny odpoczynek dobowy. W firmach pracujących od poniedziałku do piątku zagwarantuje to wolna sobota i niedziela. – A gdy sobota jest pracująca? – pyta czytelnik. Wtedy dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy może przypadać w innym terminie.

Uwaga! Przy pracy zmianowej odpoczynek tygodniowy wolno skrócić do 24 godzin.

[srodtytul]5 Dajemy wolne w szóstym dniu tygodnia[/srodtytul]

W harmonogramie czasu pracy trzeba koniecznie zaznaczyć dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Jeżeli takim dniem jest sobota, to nie wystarczy wskazać, że jest wolna. Z harmonogramu musi wynikać jeszcze jej charakter. Dlatego w rubryce dotyczącej dnia wolnego z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy możemy wpisać W5.

Uwaga! Kodeks pracy nie precyzuje, który dzień tygodnia powinien być wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Może to być poniedziałek, środa lub sobota. Chodzi o to, aby w ogólnym podsumowaniu w jednym tygodniu nie było więcej dni pracy niż pięć. Taka jest powszechna zasada. Zdarza się jednak, że zatrudnieni wykonują swoje obowiązki przez sześć dni w tygodniu. Nie ma w tym nic złego, o ile w innym tygodniu, należącym do tego samego okresu rozliczeniowego, będzie miał dwa dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Wówczas będzie pracował tylko cztery dni.

[ramka][b]Przykład[/b]

W firmie obowiązuje miesięczny okres rozliczeniowy. Pracownik wykonuje pracę przez osiem godzin na dobę.

Niedziela to dla niego dzień wolny, a sobota jest dniem pracy. Dlatego w pierwszych dwóch tygodniach pracy dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy to czwartek. W trzecim tygodniu nie ma go wcale. Ale za to w ostatnim tygodniu okresu rozliczeniowego szef oddał zatrudnionemu dwa dni wolne za przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy. Efekt? W każdym tygodniu odpoczynek zachowano i odpowiednią liczbę dni wolnych z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. [/ramka]

[srodtytul]6 Rekompensujemy roboczą niedzielę i święto[/srodtytul]

Wolna sobota to nie wszystko. Grafik należy ustalić jeszcze tak, by nie planować pracy w niedzielę i święta. Jeżeli natomiast taka konieczność wynika z potrzeb organizacyjnych firmy, a w stosunku do danego pracownika kodeks pracy dopuszcza pracę w te dni, to wolne z tego tytułu trzeba zagwarantować w innym terminie. Weźmy przykładowo kwiecień. 12. dzień tego miesiąca to niedziela i pierwszy dzień święta Wielkiej Nocy. Z kolei 13 kwietnia to poniedziałek wielkanocny. Z harmonogramu wynika, że zatrudniony pracuje w te dni, ale za to 10 (piątek) i 14 kwietnia (wtorek) ma wolne.

Podobnie jak przy dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, musimy zaznaczyć charakter tych dni wolnych. Ten rekompensujący niedzielę określmy jako Wn, a święto Ws. Te oznaczenia są istotne ze względu na prawidłowe rekompensowanie nadgodzin. Wyobraźmy sobie, że mimo wolnego dnia pracownik przychodzi do firmy. Jak wtedy zrekompensować mu tę pracę? Oznaczenia pozwolą zidentyfikować, czy chodzi o dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dzień harmonogramowo wolny czy właśnie dzień udzielony w zamian za pracę w niedzielę lub święto.

Przypominam, że [b]za pracę w dniu wolnym udzielonym za niedzielę lub święto pracodawca musi udzielić w pierwszej kolejności dnia wolnego. [/b]Jeżeli będzie to dzień wolny za niedzielę, ma to nastąpić w ciągu sześciu dni kalendarzowych następujących lub poprzedzających taką niedzielę. A jeżeli będzie to praca w dniu wolnym za święto, wówczas pracodawca udziela dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego. 100-proc. dodatek za pracę w te dni szef wypłaci dopiero wtedy, gdy pracownik nie będzie mógł odebrać wolnego dnia.

[ramka][b]Tworzymy ewidencję[/b]

[b]Grafik czasu pracy to plan działania na najbliższe miesiące. Jest on podstawą do tego, by prawidłowo wypełnić ewidencję czasu pracy. Chodzi o dokument, który uwzględnia faktyczne, a nie planowane godziny pracy. [/b]