Jak zmienić regulamin pracy w firmie

Jeśli w zakładzie, w którym ma zostać wprowadzony regulamin pracy, działają związki zawodowe, pracodawca z nimi ustala jego treść i zakres.

Identycznej procedury przestrzega przy wprowadzaniu zmian do regulaminu już obowiązującego. Ustalenie jego treści oznacza w praktyce uzyskanie zgody związków na postanowienia zawarte w sporządzonym przez pracodawcę projekcie. Można do niego wnieść proponowane przez organizację poprawki. Jednak decydujący głos co do tego regulaminu należy do pracodawcy.

Jeśli w ustalonym przez siebie terminie strony nie dojdą do porozumienia, szef samodzielnie ustala jego treść. Pamiętać jednak musi o przeprowadzeniu uzgodnień ze związkami.

[b]Mimo braku szczegółowej regulacji kodeksowej regulamin pracy wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładowym związkiem nie ma mocy wiążącej. Tak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 21 marca 2001 r. (I PKN 320/00).[/b]

Pracodawca musi podać do wiadomości wszystkich podwładnych treść wprowadzonych zmian. Jest to warunek konieczny, aby te regulacje weszły w życie. Następuje to w 14 dni od podania regulaminu do wiadomości pracowników. Dopiero po tym czasie przełożony może egzekwować od nich przestrzeganie nowych zasad.

[srodtytul]Neutralne zmiany[/srodtytul]

[b]Podając do wiadomości regulamin pracy, szef musi zapewnić pracownikom obiektywną możliwość zapoznania się z nowymi warunkami pracy.[/b] Będzie tak wtedy, gdy dołoży starań, aby podwładni mieli dostęp do informacji o zmianie dotychczasowych zasad. Jeśli więc poda ją w sposób znany wszystkim z dotychczasowej praktyki w firmie, nie musi sprawdzać, czy rzeczywiście wszyscy zapoznali się z regulaminem i przyjęli go do wiadomości.

Dotyczy to zwłaszcza tych, którzy w czasie wprowadzania zmian są np. na urlopie wypoczynkowym czy zwolnieniu lekarskim. To, że nie mogli zapoznać się z informacją o zmianach regulaminu pracy, nie tamuje wejścia w życie tych przepisów. Szef nie musi też dokładać starań, aby takie osoby poinformować o dokonywanych zmianach.

[srodtytul]Pogorszenie warunków pracy[/srodtytul]

Inaczej będzie jednak, [b]gdy regulamin ma pogarszać warunki pracy lub płacy. Wtedy szef nie może ograniczyć się do ogłoszenia nowego aktu. Wejście w życie nowych postanowień wymaga albo porozumienia stron, albo wypowiedzenia zmieniającego[/b].

Przy porozumieniu pracownik i pracodawca muszą złożyć dwa zgodne oświadczenia woli. Jeśli podwładny akceptuje okresowe lub stałe pogorszenie warunków zatrudnienia, sporządzamy aneks do umowy o pracę. Z niego wynikać będą nowe warunki pracy lub płacy. Podpisując taki aneks, pracownik w sposób dorozumiany godzi się na wprowadzenie nowego regulaminu pracy.

Gdy rozmowy szefa i podwładnego nie przyniosą efektu, dotychczasową sytuację podwładnego wolno pogorszyć tylko w wypowiedzeniu zmieniającym. W nim pracodawca przedstawia pracownikowi nowe warunki pracy lub płacy. Dokonanie takiego wypowiedzenia przez szefa stanowi propozycję kontynuowania stosunku pracy na nowych warunkach. Jeśli pracownik przyjmie propozycję, zatrudniony będzie na zasadach przewidzianych nowym regulaminem pracy.

[srodtytul]Pracownik odmawia[/srodtytul]

Jeżeli jednak nie zgodzi się na modyfikację, jego stosunek pracy ustanie. Okres wypowiedzenia rozpoczyna swój bieg dopiero od dnia pisemnego przedstawienia nowych warunków pracy. W takim wypadku pracownik może odmówić pracy na nowych warunkach tylko do połowy obowiązującego go okresu wypowiedzenia. Przypominamy, że okres wypowiedzenia wynika z dotychczasowego okresu pracy w firmie i dla każdego określany jest indywidualnie.

[b]Wprawdzie prawo nie określa, w jakiej formie pracownik powinien odmówić przyjęcia nowych warunków, ale w praktyce powinna być ona pisemna.[/b]

Jeżeli pracownik nie zgodzi się na zaproponowane warunki i złoży takie oświadczenie przed połową okresu wypowiedzenia, jego umowa o pracę rozwiąże się z upływem tego okresu. Jeżeli natomiast przed połową tego okresu nie poinformuje szefa o odmowie przyjęcia nowych warunków, ten przyjmuje, że pracownik zgodził się na zmiany.

Szef musi jednak w piśmie wypowiadającym warunki pracy i płacy poinformować go o takim domniemaniu. W przeciwnym razie podwładnemu wolno zdecydować o pozostaniu w firmie do ostatniego dnia okresu wypowiedzenia.

Natomiast [b]wobec pracowników przebywających przez dłuższy okres poza zakładem z propozycją nowych, gorszych warunków zatrudnienia szef musi czekać, aż wrócą do firmy.[/b] Kodeks pracy zakazuje bowiem wypowiedzenia angażu w czasie urlopu i innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Usprawiedliwiona nieobecność to taka, gdy pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego, wychowawczego, szkoleniowego czy okolicznościowego. Będzie usprawiedliwiony także wtedy, kiedy nie ma go w pracy, bo ma zwolnienie lekarskie lub jest tymczasowo aresztowany. Dopiero po powrocie do firmy przedstawiamy mu na piśmie propozycje nowych warunków zatrudnienia. Od tego momentu zacznie biec okres wypowiedzenia, w trakcie którego pracownik decyduje o pracy na nowych zasadach.

[i]Autorka jest aplikantką radcowską w Kancelarii Prawnej BSO Prawo & Podatki Bramorski Szermach Okorowska we Wrocławiu[/i]

[ramka][b]Jak poinformować o nowym regulaminie[/b]

Pracodawca podaje regulamin w sposób przyjęty w firmie, aby umożliwić wszystkim zapoznanie się z jego treścią. W dużych produkcyjnych przedsiębiorstwach może to polegać na wywieszeniu informacji o zmianach regulaminu na tablicy ogłoszeń. W biurach częściej spotkamy się z podaniem informacji na wewnętrznej stronie internetowej lub ogólnodostępnej dla załogi liście dyskusyjnej bądź z rozesłaniem nowego regulaminu pocztą elektroniczną na adresy e-mailowe pracowników.