Jeżeli lekarz stwierdzi, że pracownik jest chory, wystawia mu zwolnienie. Powinno ono opiewać na okres przewidywanej niezdolności do pracy. Takie postępowanie nakazuje ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2005 r. nr 31, poz. 267 ze zm.). Jeżeli lekarz wpisał, że chory powinien leżeć, ten powinien tak postąpić.

Szef, który podejrzewa, że pracownik wykorzystuje zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem, może skontrolować, co on w tym czasie robi. Zezwala na to § 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (DzU nr 65, poz. 743).

Chodzi o to, aby sprawdzić, czy w czasie choroby pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej, a także czy nie wykorzystuje zwolnienia niezgodnie z jego celem. Jeżeli takie naruszenia zostaną stwierdzone, zatrudniony może stracić zasiłek chorobowy (wynagrodzenie za czas choroby) za cały okres orzeczony w tym zaświadczeniu.

Zakaz działalności zarobkowej (pod rygorem utraty świadczeń chorobowych) oznacza, jak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 5 kwietnia 2005 r. (I UK 370/04), zakaz wszelkiej pracy zarobkowej, bez względu na to, czy jest świadczona legalnie, czy nielegalnie i bez względu na jej wymiar. Chory powinien słuchać wskazań lekarskich, a więc np. leżeć w łóżku (jeżeli takie zalecenie ma w druku ZUS ZLA). Obowiązek przebywania w domu dotyczy też zwolnień z adnotacją, że pacjent może chodzić.

Taka informacja upoważnia go tylko do tego, aby wykonywał zwykłe czynności życia codziennego, np. chodził po mieszkaniu, wyszedł na zabiegi, po leki do apteki, po niezbędne zakupy itp.

Nie ma wyraźnych i jednoznacznych regulacji w zakresie czynności dopuszczalnych do wykonywania podczas zwolnienia, dlatego każdą sprawę badamy indywidualnie. Przy kontroli szef powinien kierować się przede wszystkim tym, czy sposób wykorzystywania chorobowego wpływa negatywnie na odzyskanie przez podwładnego zdolności do pracy, a tym samym opóźnia jego powrót do firmy.

Orzecznictwo sądowe w tych sprawach jest niejednolite. W wyroku z 25 lutego 2008 r. (I UK 249/07) Sąd Najwyższy uznał, że przyłapany na pracy podczas choroby, straci zasiłek należny tylko za czas jednego zaświadczenia, w trakcie którego dorabiał. Wcześniej, 12 sierpnia 1998 r. (II UKN 172/98) SN stwierdził, że wykonywanie innej pracy w okresie zwolnienia wystarczy, aby pracownik utracił prawo do zasiłku chorobowego za cały jego okres. Natomiast 11 lutego 1999 r. (II UKN 467/98) SN zezwolił, aby zatrudniony w dwóch zakładach mógł w jednym z nich pobierać zasiłek, a w drugim wykonywać pracę, jeśli nie pogorszy ona jego stanu zdrowia. Za dopuszczalny SN uznał też udział pracownika we własnym ślubie w trakcie zwolnienia, zawierającego adnotację, że chory może chodzić (wyrok z 2 kwietnia 1998 r., I PKN 14/98).

Kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, gdy pracownik pobiera wynagrodzenie ze środków zakładu, prowadzą pracodawcy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. Oznacza to, że ci, którzy wypłacają jedynie wynagrodzenie za czas choroby, a nie wypłacają zasiłków, nie mogą kontrolować, co robią podwładni podczas chorobowego. Jeżeli chory wykorzysta już 33 dni wynagrodzenia za czas choroby i dalszą wypłatę świadczeń chorobowych (zasiłków) przejmie ZUS, pracodawca może wystąpić do oddziału, aby sprawdził jego pracownika. Natomiast w razie pobierania zasiłków społecznych do przeprowadzenia kontroli upoważnieni są zarówno pracodawcy, którzy te świadczenia wypłacają, jak i oddziały ZUS, gdy to one je regulują.

Pracodawcy muszą kontrolować zaświadczenia lekarskie, stanowiące podstawę zwolnienia od pracy, pod kątem formalnym (czy nie nasuwają podejrzeń podrobienia lub sfałszowania, czy zostały odpowiednio wypełnione) zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, wzoru zaświadczenia lekarskiego i zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika ZUS (DzU nr 65, poz. 741 ze zm.).

Jeśli szef, któremu pracownik dostarczył ZUS ZLA, ma wątpliwości co do jego autentyczności, powinien wystąpić o wyjaśnienia do lekarza, który druk wystawił (jeżeli zachodzi podejrzenie sfałszowania), albo do ZUS (przy podejrzeniach, że nie zachowano przepisów o wystawianiu zwolnień). Sfałszowane lub nieprawidłowo wystawione zaświadczenie nie może być podstawą wypłaty świadczeń chorobowych.

Kontrolę wykorzystywania zwolnień chorobowych przeprowadza się w miarę potrzeby, bez ustalania z góry terminów. Zwiększa się ją w okresach, w których przybywa absencji z powodu choroby zatrudnionych lub sprawowania przez nich opieki.

Pracodawca wystawia kontrolującemu imienne upoważnienie. Jego wzór zawiera załącznik do rozporządzenia z 27 lipca 1999 r.

Po zakończeniu kontroli i stwierdzeniu, że pracownik:

- wykonywał inną pracę zarobkową,

- wykorzystywał zwolnienie lekarskie od pracy w sposób niezgodny z jego celem,

należy sporządzić protokół. W nim podaje się, na czym polegała nieprawidłowość. Z dokumentem trzeba zapoznać pracownika, który może wnieść do niego zastrzeżenia.

Wątpliwości, czy zwolnienie lekarskie wykorzystywane było niezgodnie z jego celem, rozstrzyga właściwy miejscowo oddział ZUS. W miarę potrzeby powinien on uzyskać opinię leczącego i w razie sporu wydać decyzję, od której zainteresowany może odwołać się do sądu w terminie i w trybie podanym w tym piśmie.

- Jeżeli szef ma uzasadnione podejrzenia, że pracownik w czasie zwolnienia wyjechał do pracy za granicę, może zwrócić się do ZUS, aby wezwał go na badanie kontrolne. Przeprowadza je lekarz orzecznik ZUS. Wolno to zrobić zarówno wtedy, gdy pracodawca wypłaca zatrudnionemu wynagrodzenie za czas choroby, jak i wtedy, gdy wypłacany jest mu zasiłek chorobowy.

- Gdy pracownik nie stawi się na wezwanie orzecznika, zwolnienie traci ważność od następnego dnia po tym, w którym miało odbyć się badanie. Lekarz ten może też orzec wcześniejszą datę odzyskania zdolności do pracy przez ubezpieczonego. Wtedy dotychczasowe zwolnienie zostanie przerwane (nie wcześniej niż od następnego dnia po badaniu), a pracownik powinien stawić się do firmy. O wynikach postępowania ZUS powiadamia pracodawcę.

- Jest to dodatkowa forma sprawdzenia polegająca na skontrolowaniu prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich dla celów wypłaty wynagrodzenia za czas choroby, o którym mowa w art. 92 k.p. Zezwala na to art. 59 ust. 12 ustawy chorobowej.