Mogą to określać układ zbiorowy, regulamin płacowy albo umowa o pracę. Jeżeli jednak takich regulacji brak lub jednostką organizacyjną warsztatu jest gmina lub powiat, to warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej opisanemu pracownikowi ustala rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990).
Zgodnie z nim dieta przysługuje na zwiększone koszty wyżywienia w trakcie delegacji. Za każdą dobę wycieczki należy się zatrudnionemu dieta w pełnej wysokości, a za niepełną rozpoczętą dobę do ośmiu godzin – połowa diety, i po ponad ośmiu godzinach – pełna. Opiekun nie dostanie jednak diety, gdy cała grupa ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie.
