Miejsce pracy delegowanego decyduje o obowiązkach firmy

- Jestem kadrową w warszawskiej spółce budowlanej. Wysyłamy zatrudnionych do pracy za granicę (głównie do Hiszpanii) do realizacji umów, jakie zawieramy z obcymi kontrahentami. Nie wiem, czy musimy zmieniać w ich umowach postanowienia o miejscu pracy, podając jakiś obszar w Hiszpanii? - pyta czytelniczka DOBREJ FIRMY.

To zależy od konkretnej sytuacji. Polska firma zatrudnia delegowanych według naszego prawa pracy. Z wyjątkiem pewnych minimalnych standardów (np. płacy, długości urlopu i odpoczynku), które nie mogą być mniej korzystne od obowiązujących w kraju przyjmującym. Do tych minimalnych standardów nie należy określanie elementów umów o pracę. A zgodnie z art. 29 kodeksu pracy w angażu strony muszą określić miejsce wykonywania pracy. Oczywiste jest, że musi ono być prawdziwe. Czytelniczka podała za mało szczegółów, by konkretnie odpowiedzieć. Można wyróżnić trzy sytuacje.

-Po pierwsze: firmy specjalnie zatrudniają pracowników po to, by ich zaraz delegować. Jako miejsce pracy określają wtedy teren za granicą. W takim wypadku delegowanemu wykonującemu tam pracę nie przysługują należności z tytułu podróży służbowej, ponieważ nie wykonuje obowiązków poza miejscem pracy.

-Po drugie: pracodawca wysyła za granicę pracownika, z którym już współpracuje od jakiegoś czasu. Wtedy musi mu zmienić w angażu postanowienie o miejscu pracy, wskazując konkretny region z kraju przyjmującego. Jeśli to zrobi, nie płaci delegowanemu należności z racji podróży służbowej.

-Po trzecie: wbrew obowiązkowi firma nie zmieniła delegowanemu zapisu o miejscu pracy. Nadal figuruje tam Warszawa. Ma wówczas obowiązek płacić osobie wysłanej przynajmniej najniższą pensję z państwa przyjmującego plus należności z tytułu podróży służbowej.

- Delegowany przez nas do Hiszpanii zarabia 2 tys. euro. Pokrywamy mu oprócz tego koszty zamieszkania za granicą oraz udostępniamy za darmo samochód służbowy. Zaliczki podatkowe odprowadzamy za niego do tamtejszego fiskusa. Jak ustalić podstawę wymiaru należnych od niego składek, które płacimy do polskiego ZUS? Przecież wymienione świadczenia rzeczowe (bezpłatna kwatera i auto) są opodatkowane w Polsce, ale nie w tamtym kraju - docieka czytelniczka.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za delegowanego stanowi przychód podatkowy w rozumieniu naszych przepisów z tytułu zatrudnienia, zawsze łącznie z podatkiem. Nie ma przy tym znaczenia, gdzie spółka odprowadza za niego zaliczki podatkowe: w Polsce czy za granicą. Przychodem są bowiem wszelkie wypłaty pieniężne z firmy polskiej oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania.

W grę wchodzą w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, za godziny nadliczbowe, różne dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub częściowo odpłatnych. Liczne przychody są jednak zwolnione ze składek na mocy rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Są to m.in.

-dodatki za rozłąkę do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju (23 zł za dzień pobytu za granicą);

-korzyści pracownika polegające na używaniu samochodu służbowego do celów prywatnych, pod warunkiem że prawo do tego wynika z ogólnych przepisów obowiązujących z danym zakładzie pracy, np. układów zbiorowych, przepisów o wynagradzaniu. Gdy preferencje takie przysługują na podstawie umowy o pracę, potrącamy od nich składki;

-należności z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju do wysokości ustalonych w odrębnych przepisach.

Ale uwaga! Nie wszystkim pracownikom delegowanym podstawę wymiaru liczymy tak samo. Wszystko zależy od tego, jakie miejsce pracy wskazuje angaż.

- Umowy o pracę zawarte z osobami wysłanymi jako miejsce pracy określają konkretny region za granicą, np. okolice Sewilli. Jak wtedy wyglądają rozliczenia z ZUS?

Chodzi tu o sytuacje pierwszą i drugą, opisane wyżej, kiedy to delegowany nie dostaje należności za podróż służbową. A to dlatego, że pracodawca czasowo zmienił mu w umowie miejsce pracy, np. na Sewillę. Skoro tak, to z jego przychodu odliczamy przede wszystkim za każdy dzień pobytu za granicą równowartość diety z tytułu podróży służbowej poza krajem (zwykle waha się od 42 do 45 euro za dzień). Także dodatki za rozłąkę i ewentualnie korzyści z racji używania auta służbowego do własnych celów.

Ustalona tak podstawa składek nie może być jednak niższa od przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej, które wynosi w bieżącym roku 2616 zł. Zastrzegamy jednak, że do przychodów tej osoby podlegających oskładkowaniu zaliczamy również opłacane przez firmę koszty jego zamieszkania w Hiszpanii. Nie są one bowiem należnościami z tytułu podróży służbowej.

- Czy równowartość diet odliczamy za każdy dzień pobytu zatrudnionego za granicą? Jak traktujemy czas choroby, urlopu spędzonego w Polsce lub w kraju delegowania bądź innych nieobecności? - interesuje się czytelnik.

Równowartość diet odliczamy za każdy dzień pobytu delegowanego za granicą, za który otrzymuje on przychód stanowiący podstawę wymiaru składek. Na pewno więc za każdy dzień pracy, w tym weekendy (jeśli te dni pracownik spędza zagranicą).

Podstawę obniżamy zatem za łączny okres pobytu poza granicami Polski, obejmujący dni robocze, jak i rozkładowo wolne od pracy. Diet nie wolno jednak potrącić za dni:

-choroby (świadczenia wypłacane za ten okres nie wchodzą do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne),

-urlopu wypoczynkowego pracownika, tj. okresu ustawowego zwolnienia pracownika od obowiązku świadczenia pracy,

-urlopu bezpłatnego.

- Kilku pracownikom delegowanym zapomnieliśmy skorygować umowy i nadal jako miejsce wykonywania pracy figuruje w nich Warszawa. Co wtedy?

To diametralnie zmienia postać rzeczy, bo w grę wchodzi sytuacja trzecia, gdy delegowany pobiera należności za podróż służbową. A do należności takich wliczamy m.in. koszty zakwaterowania, dojazdu samochodem i diety żywieniowe.

Korzystają one ze zwolnienia od składek. Dlatego przychodu takich pracowników nie obniżamy o równowartość diet za każdy dzień pobytu. Podstawę tę stanowi przychód, czyli faktycznie mu wypłacone wynagrodzenie z innymi wyłączeniami wynikającymi z rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. Tak ustalana podstawa wymiaru może być niższa od przeciętnej płacy (2616 zł).