Na ostatni dzień roku obrotowego każda jednostka podlegająca ustawie o rachunkowości (dalej: uor) zobligowana jest do przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji składników aktywów i pasywów. Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika również z tego, że jednostki muszą rzetelnie i jasno przedstawić sytuację majątkową, finansową oraz wynik finansowy. ?A inwentaryzacja jest pierwszym krokiem w tym kierunku.
Inwentaryzacja jest elementem wprowadzonych i stosowanych w jednostce zasad rachunkowości, za którą odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Ponosi on odpowiedzialność za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, ?w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji ?w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą (stanowi o tym art. 4 ust. 5 uor).
Uwaga! Kierownik jednostki jest zatem odpowiedzialny za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury, nawet jeśli sam spis wykonują inne osoby.
Przyjęcie tej odpowiedzialności powinno mieć formę pisemną. W sytuacji gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy i nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.
Instrukcja szyta ?na miarę
Zasady przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej powinny wynikać z regulaminu inwentaryzacji będącego częścią polityki rachunkowości lub odrębną regulacją wewnętrzną.
Regulamin (instrukcja) inwentaryzacyjny powinien zawierać następujące elementy:
- ?zakres inwentaryzacji – dostosowany do specyfiki jednostki,
- ?sposób inwentaryzacji przewidziany dla poszczególnych aktywów i pasywów,
- ?rodzaje i terminy inwentaryzacji,
- ?wskazanie osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie inwentaryzacji oraz określenie ich odpowiedzialności i przyporządkowanie zadań dotyczących inwentaryzacji,
- ?zasady powoływania komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych,
- ?zasady weryfikacji i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych,
- ?określenie rodzaju i wzorów dokumentów inwentaryzacyjnych i ich obiegu.
Aby prawidłowo przygotować i przeprowadzić inwentaryzację, niezbędna jest znajomość metod i terminów przeprowadzenia inwentaryzacji przewidzianych w ustawie o rachunkowości dla poszczególnych składników aktywów i pasywów.
Cele i metody
Podstawowym celem przeprowadzenia inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów ?i pasywów jednostki. Z celu podstawowego wynikają kolejne, czyli:
1. porównanie rzeczywistych danych uzyskanych podczas inwentaryzacji z danymi ujętymi w księgach rachunkowych,
2. rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie jednostki,
3. ocena przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem,
4. wycena bilansowa składników aktywów i pasywów.
W zależności od rodzaju składników aktywów i pasywów stosuje się następujące sposoby inwentaryzacji:
- ?spis z natury,
- ?potwierdzenie sald,
- ?porównanie stanów określonych w księgach rachunkowych z dokumentami źródłowymi.
Można rozłożyć ?w czasie
Inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego. Jednak termin i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji uważa się za zachowany, jeżeli inwentaryzacja składników aktywów i pasywów zostanie przeprowadzona ?w terminach wynikających ?z art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości >patrz tabela.
Element kontroli wewnętrznej
Marzena ?Filipowicz, główna księgowa w PKF
Ustawa o rachunkowości wskazuje, co i jaką metodą powinno zostać zinwentaryzowane. Nie określa natomiast samego sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji w jednostce, ?ponieważ w dużej mierze zależy to od organizacji pracy ?w firmie oraz przyjętych praktyk. Do przeprowadzenia ?inwentaryzacji kierownik jednostki powołuje wewnętrznym zarządzeniem komisję, przewodniczącego oraz zespoły ?spisowe, którzy są odpowiedzialni za przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami ?prawa. Inwentaryzacji nie należy traktować jak zła ?koniecznego, ponieważ tylko w taki sposób można ?zweryfikować obecność składników majątkowych, ?sprawdzić ich przydatność w bieżącej działalności ?i wyeliminować błędy w księgach. Czynności związane ?z inwentaryzacją są elementem kontroli wewnętrznej ?w jednostce.
Od inwentaryzacji można odstąpić tylko w przypadku ?ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, ?jeżeli zgodnie z art. 12 ust. 3 pkt 3 uor jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych lub w sytuacji połączenia lub podziału jednostek, z wyłączeniem spółek kapitałowych, jeżeli strony ?w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji (art. 26 ust. 5 uor).
