Od paru lat prowadzę warsztat samochodowy (jeden warsztat). Rozliczam się podatkiem liniowym na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (księgę prowadzi biuro rachunkowe). Otrzymuję dużo faktur zakupowych (części zamienne do naprawianych pojazdów), których ewidencjonowanie jest proste, ale czasochłonne. Czy możliwe jest podzielenie się obowiązkami w zakresie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z biurem rachunkowym, tzn. ja prowadziłbym jedną księgę, w której ujmowałbym faktury zakupu części zamiennych do naprawianych samochodów, a biuro rachunkowe prowadziłoby drugą księgę, ?w której ewidencjonowane byłyby pozostałe zdarzenia gospodarcze, w szczególności przychody ze sprzedaży i pozostałe wydatki (poza zakupem części do naprawianych pojazdów)? Zestawienie z księgi prowadzonej przez mnie dostarczałbym do biura rachunkowego przed terminem miesięcznego rozliczenia, umożliwiając tym samym biuru prawidłowe i terminowe rozliczenie podatku dochodowego. Takie rozwiązanie pozwoliłoby mi znacznie zmniejszyć koszt obsługi księgowej mojej firmy

– pyta czytelnik.

Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów ?i rozchodów albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy. Osoby te mają także obowiązek uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości ?odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 22a–22o ustawy o PIT (art. 24a ust. 1 ustawy ?o PIT).

Przedsiębiorca zaprowadzi kilka ksiąg podatkowych gdy ma firmę wielozakładową

Szczegóły ?w rozporządzeniu

Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określają przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).

Zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w art. 24a ?ust. 1 i 2 ustawy o PIT, są obowiązane prowadzić księgę według wzoru ustalonego ?w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sposób określony w rozdziale 2 rozporządzenia.

Pojawiają się inne powinności

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że czytelnik zlecił prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu.

Stosownie do § 8 ust. 1 rozporządzenia, jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, to podatnik jest obowiązany:

1) ?w terminie siedmiu dni ?od dnia zawarcia umowy ?z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem;

2) ?prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży (obowiązek ten nie dotyczy podatników, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy o VAT), a w ra?zie wykonywania działalności określonej w § 6 rozporządzenia (tj. działalności kantorowej lub prowadzenia lombardów) także ewidencje, o których mowa w tym przepisie.

Tylko w jednej lokalizacji

Z kolei w myśl § 9 ust. 2 rozporządzenia księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, musi znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba (wyjątek dotyczy podatników prowadzących działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego), a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu – w miejscu wskazanym przez podatnika stosownie do § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia.

Jak wskazała Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji ?z 21 stycznia 2011 r. (IBPBI/1/415-1086/10/BK): (...) „wykładnia językowa tego przepisu jednoznacznie wskazuje, iż księga i dowody stanowiące podstawę dokonania zapisów w księdze nie mogą znajdować się jednocześnie ?w dwóch miejscach, tj. w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej i w siedzibie przedsiębiorcy. Tym bardziej dotyczy to sytuacji, gdy prowadzenie księgi powierzono biuru rachunkowemu. Użyte w ww. przepisie słowo »lub« stanowi spójnik wyrażający możliwą wymienność lub wzajemne wyłączanie się zdań lub ich części (Słownik Języka Polskiego – wydanie internetowe), a w logice oznacza alternatywę rozłączną. (...) ?W sytuacji prowadzenia przedsiębiorstwa jednozakładowego, konsekwencją wyżej powołanych przepisów jest konieczność prowadzenia przez określony podmiot gospodarczy, czy też biuro rachunkowe, któremu powierzono prowadzenie księgi, jednej podatkowej księgi przychodów i rozchodów dla całej prowadzonej przez ten podmiot pozarolniczej działalności gospodarczej (...)".

Brak jest zatem podstaw prawnych, aby czytelnik ?w opisanym stanie faktycznym mógł prowadzić dwie odrębne księgi przychodów ?i rozchodów, tj.:

- ?jednej przez siebie w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej, w której ewidencjonowany byłby zakup towarów handlowych i z której dane zbiorcze (zestawienie) byłyby przed terminem miesięcznego rozliczenia dostarczane do biura rachunkowego,

- ?drugiej przez biuro rachunkowe w zakresie pozostałych zdarzeń gospodarczych.

Autor jest doradcą podatkowym

Wyjątek dotyczy przedsiębiorstw wielozakładowych

Odstępstwo od wyrażonej w § 9 ust. 2 rozporządzenia zasady prowadzenia tylko jednej księgi dotyczy wyłącznie przedsiębiorstw wielozakładowych. Przedsiębiorstwo wielozakładowe oznacza działalność prowadzoną przy wykorzystaniu kilku zespołów składników materialnych i niematerialnych, jakimi są ?w szczególności sklepy, zakłady, punkty usługowe, przeznaczone do realizacji określonych zadań gospodarczych (zob. § 3 pkt 10 rozporządzenia). Stosownie do § 9 ust. 3 rozporządzenia, ?w przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księgi muszą się znajdować w każdym zakładzie. Podatnik może jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako jego siedziba, pod warunkiem że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży, o której mowa ?w § 8 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, a w razie wykonywania działalności określonej w § 6 rozporządzenia (działalność kantorowa oraz działalność w zakresie udzielania pożyczek ?pod zastaw, czyli prowadzenie lombardów) – również ewidencje określone w tym przepisie. W przypadku kantorów jest to: ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Natomiast ?w przypadku lombardów jest to ewidencja pożyczek i zastawionych rzeczy.