Przedsiębiorca będący osobą fizyczną importuje towary handlowe z Chin. Docierają one do niego po dwóch miesiącach od daty wystawienia faktury przez chińskich sprzedawców. W jaki sposób należy księgować takie zakupy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? – pyta czytelniczka.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów ?i rozchodów (pkpir) zostały określone w przepisach rozporządzenia ministra finansów w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak stanowi § 17 ust. 1 tego rozporządzenia, zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Przepis ten stosuje się z zastrzeżeniem ?§ 30 ust. 1 rozporządzenia, który przewiduje, że w razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, ?w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Jednocześnie art. 22 ust. 6b ustawy o PIT stanowi, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących pkpir uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Z kolei z pkt 3 objaśnień do pkpir wynika, że w kolumnie 2 należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu będącego podstawą zrobienia wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży).

Co wynika z przepisów

Przyjmuje się, że zakupy towarów handlowych otrzymanych po dacie wystawienia faktury dokumentującej ich zakup należy wykazywać (księgować) w księdze w momencie faktycznego ich otrzymania (ze wskazanym powyżej zastrzeżeniem mającym miejsce w przypadku prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe), wskazując w kolumnie 2 datę wystawienia faktury. Dotyczy to również importowanych towarów (zob. przykładowo interpretację Izby Skarbowej w Poznaniu z 9 stycznia 2009 r., ILPB1/415-826/08-4/AG).

A zatem w przedstawionej sytuacji zakupy towarów handlowych importowanych ?z Chin przedsiębiorca powinien księgować w dacie ich otrzymania z datą wystawienia faktury w kolumnie 2 podatkowej księgi (umieszczając jednocześnie w kolumnie 16 pkpir informację zawierającą wyjaśnienie  zapisu z opóźnieniem).

Koszty uboczne tak samo

W podobny sposób należy księgować w kolumnie 11 pkpir wydatki będące kosztami ubocznymi zakupu towarów handlowych (np. koszty dotyczące transportu, załadunku ?i wyładunku czy ubezpieczenia w drodze). Oznacza to, że dotyczące ich zapisy trzeba ujmować w dniu otrzymania dokumentów, na podstawie których są księgowane (nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym – zob. § 17 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów ?i rozchodów). Potwierdzają to organy podatkowe, czego przykładem może być interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 9 stycznia 2009 r. (ILPB1/415-826/08-4/AG). Czytamy w niej, że „w przypadku otrzymania wraz z towarem dokumentów księgowych dotyczących ubocznych kosztów zakupu (importu) towarów zapisy dotyczące tychże wydatków należy ująć w dniu, w którym otrzymano dokumenty księgowe (zgodnie z § 17 ust. 2 cytowanego wcześniej rozporządzenia). Natomiast kiedy dokumenty te zostaną przez wnioskodawcę otrzymane ?w terminie późniejszym niż data ich wystawienia, wtedy wnioskodawca winien dokonać zapisu w dniu faktycznego otrzymania faktury".

Bez obowiązku korekty

Wskazanemu powyżej sposobowi księgowania nie towarzyszy przy tym obowiązek korygowania kosztów miesięcy wystawienia faktur (czyli miesięcy poniesienia kosztów ?– zob. art. 22 ust. 6b ustawy ?o PIT). W ciągu roku podatek dochodowy (zaliczki na podatek) rozlicza się narastająco, ?a w konsekwencji późniejsze uwzględnienie kosztu (np. ?w lutym zamiast w styczniu) skutkuje bieżącym „skorygowaniem" zaliczki za wcześniejszy miesiąc. Taki sposób postępowania (tj. zaliczanie kosztów do miesięcy zaksięgowania, a nie wystawienia faktury) akceptują również organy podatkowe (zob. przykładowo interpretację Izby Skarbowej ?w Katowicach z 15 stycznia ?2010 r., IBPBI/1/415-854/09/BK).

Przykład

16 maja 2014 r. przedsiębiorca otrzymał towary zamówione ?u chińskiego dostawcy ?na początku marca. Razem ?z towarami otrzymał fakturę wystawioną przez chińskiego dostawcę 12 marca 2014 r. ?oraz fakturę wystawioną 13 maja 2014 r. przez firmę spedycyjną (za fracht morski, ubezpieczenie przesyłki, obsługę celną itp.). Obie faktury przedsiębiorca powinien zaksięgować 16 maja 2014 r., przy czym:

1) ?fakturę chińskiego dostawcy przedsiębiorca powinien zaksięgować w kolumnie 10 ?ze wskazaną w kolumnie 2 datą 12 marca 2014 r. ?(oraz informacją w kolumnie 16 o przyczynie opóźnienia ?w zaksięgowaniu),

2) ?fakturę firmy spedycyjnej przedsiębiorca powinien zaksięgować w kolumnie 10 ?ze wskazaną w kolumnie 2 datą 13 maja 2014 r.

Przełom roku bardziej skomplikowany

Wskazane powyżej zasady księgowania obowiązują również na przełomie lat. Także bowiem w takich przypadkach zapisów w podatkowej księdze należy dokonywać w miesiącach otrzymania towarów lub dokumentów ze wskazaniem dat wystawienia faktur lub innych w kolumnie 2 pkpir (zob. przykładowo interpretację Izby Skarbowej ?w Bydgoszczy z 18 grudnia ?2012 r., ITPB1/415-1074/12/WM). Należy jednak pamiętać, że datą poniesienia kosztów pozostaje w takich przypadkach data wystawienia faktury (lub innego dokumentu), ?a więc koszty te nie mogą być uwzględniane jako koszt uzyskania przychodów w roku zaksięgowania. Jak czytamy we wskazanej powyżej interpretacji Izby Skarbowej ?w Bydgoszczy z 18 grudnia 2012 r. (ITPB1/415-1074/12/WM), „pamiętać należy, iż za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu w odniesieniu do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów przyjmuje się, zgodnie ?z cyt. art. 22 ust. 6b ustawy ?o podatku dochodowym od osób fizycznych, dzień wystawienia dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu ?w księgach, dlatego też wydatki poniesione na zakup towarów będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w miesiącu, w którym została wystawiona faktura, a nie w miesiącu, w którym dostarczono ?towar i dokonano zapisu ?w księdze".

Wydatki te mogą być zatem uwzględnione jedynie jako koszt uzyskania przychodu ?w roku wystawienia faktury (lub innego dokumentu), co często wymaga korygowania zeznań podatkowych złożonych za ten rok.

Przykład

15 marca 2014 r. przedsiębiorca otrzymał towary zamówione ?u chińskiego dostawcy ?na początku grudnia. ?Razem z towarami otrzymał fakturę wystawioną przez chińskiego dostawcę 10 grudnia 2013 r. oraz fakturę wystawioną 12 marca 2014 r. przez firmę spedycyjną (za fracht morski, ubezpieczenie przesyłki, ?obsługę celną itp.). Obie faktury przedsiębiorca powinien był zaksięgować 15 marca 2014 r., przy czym:

1) ?fakturę chińskiego dostawcy przedsiębiorca powinien był zaksięgować w kolumnie 10 ?ze wskazaną w kolumnie 2 datą 10 grudnia 2013 r. ?(oraz informacją w kolumnie 16 o przyczynie opóźnienia ?w zaksięgowaniu); koszt wynikający z tej faktury przedsiębiorca powinien „ręcznie" doliczyć do kosztów wykazywanych w zeznaniu PIT-36 lub PIT-36L składanym za 2013 r.; ?jeżeli zeznanie to już zostało złożone, to doliczenie tego kosztu do kosztów uzyskania przychodów 2013 r. wymagało korekty zeznania,

2) ?fakturę firmy spedycyjnej przedsiębiorca powinien zaksięgować w kolumnie 10 ?ze wskazaną w kolumnie 2 datą 12 marca 2014 r.; wydatek ten jest kosztem uzyskania przychodów ?2014 r.

Autor jest doradcą podatkowym