- Zaczynam prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jak prawidłowo identyfikować zdarzenia gospodarcze i wpisywać je do ewidencji? Czy jest określony sposób numerowania dokumentów? – pyta czytelnik.
Kolumny od 1 do 6 podatkowej księgi przychodów i rozchodów mają za zadanie zidentyfikowanie zarejestrowanej w danym wierszu pojedynczej operacji gospodarczej lub ich grupy (np. w przypadku dziennej sprzedaży ujmowanej zbiorczą kwotą). Kolumna 1 pkpir służy do wpisania kolejnego numeru zapisu w księdze. Ten sam numer powinien zostać przyporządkowany dokumentowi księgowemu.
Nie tylko ułatwi to odszukanie i przyporządkowanie dokumentu do zapisu, ale jest także dopełnieniem obowiązku wynikającego z rozporządzenia w sprawie prowadzenia pkpir. W praktyce biuro rachunkowe lub podatnik może ustalić własny system numerowania zapisów w księdze podatkowej. Ważne jest, aby zachowana była kolejność numeracji, a numery się nie powtarzały. Nie może istnieć więcej niż jedna pozycja z tym samym numerem ewidencyjnym.
Można przyjąć system numeracji rocznej, gdzie od 1 stycznia lub od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej numerację dowodów księgowych zapisanych w księdze rozpoczyna się od cyfry 1 i kolejne numery nadaje do końca każdego roku podatkowego. Każdy kolejny rok rozpoczyna się nową numeracją. Innym sposobem jest rozpoczynanie numeracji od nowa w każdym miesiącu.
W takim przypadku dowody księgowe oznacza się kolejnym numerem pozycji i numerem miesiąca, np. w styczniu 1/01, 2/01, w lutym 01/02, 02/02 i tak dalej. Nie stosuje się odrębnej numeracji dla przychodów i kosztów. Gdy podatnik wybierze już metodę numeracji, to nie powinien jej zmieniać w ciągu roku podatkowego.
W kolumnie 2 wpisuje się datę zdarzenia gospodarczego – dzień miesiąca lub dzień i miesiąc, pod którym został wystawiony dokument wpisywany do księgi lub też dzień uzyskania przychodu, datę zestawienia sprzedaży bądź datę poniesienia wydatku, jeżeli różnią się one od daty dokumentu.
Kolumny 4 i 5 zawierają nazwę (imię i nazwisko) i adres kontrahenta. Nie ma obowiązku podawania numeru NIP. W przypadku sprzedaży rejestrowanej za pomocą kasy fiskalnej lub sporządzania dziennych zestawień sprzedaży oraz w przypadku dowodów wewnętrznych kolumn 4 i 5 nie wypełnia się. W kolumnie 6 wpisywany jest krótki opis zdarzenia.
Przykład
Firma kurierska „Pędziwiatr" s.c. zawarła 2 stycznia 2013 roku umowę ubezpieczenia samochodu ciężarowego z zakładem ubezpieczeń „Spokojny sen" sp. z o.o. Jest to pierwsza operacja gospodarcza w nowym roku podatkowym firmy transportowej. Zapisy w kolumnach od 1–6 księgi podatkowej będą następujące:
Zapisy w pkpir
Lp.
Data zdarzenia gospodarczego
Nr dowodu księgowego
Kontrahent
Opis zdarzenia
gospodarczego
imię
i nazwisko
adres
-1-
-2-
-3-
-4-
-5-
-6-
1
2.01
Polisa
nr 000004/13
„Spokojny sen”
Sp. z o.o.
Gdańsk,
ul. Bezpieczna 1/5
Ubezpieczenie
samochodu ciężarowego
nr rej. GD 6724X
za 2013 r.
—Kamil Sikora partner zarządzający, Biuro Rachunkowe Norwegian Finance
