W jaki sposób księgować wydatki na maszyny i urządzenia

- Przedsiębiorca (podatnik VAT czynny) prowadzący działalność w zakresie robót budowlanych nabył 30 sierpnia 2017 r. zagęszczarkę spalinową za 2460 zł brutto, w tym VAT: 460 zł. Podatek naliczony wynikający z otrzymanej od kontrahenta faktury z 30 sierpnia 2017 r. nr 145/08/ 2017 zostanie odliczony w całości w deklaracji VAT-7K za III kwartał 2017 r. Maszyna (kompletna i zdatna do użytku) została nabyta z zamiarem wykorzystywania w prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej przez okres dłuższy niż rok, jednak z uwagi na niską wartość nie została zaliczona do środków trwałych, lecz do wyposażenia. Przyjęto ją do używania w dniu zakupu. W której kolumnie prowadzonej przez przedsiębiorcę metodą kasową podatkowej księgi przychodów i rozchodów powinny zostać ujęte wydatki na zakup tej maszyny? – pyta czytelnik.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika był dla niego kosztem uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż on sam, nie są kosztem uzyskania przychodu podatnika),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Odliczenie poprzez odpisy...

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 1 in principio ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów m.in. wydatków na nabycie środków trwałych. Tego rodzaju wydatki ujmowane są w kosztach poprzez rozłożone w czasie odpisy amortyzacyjne.

Amortyzacji podlegają (z pewnymi wyjątkami określonymi w art. 22c ustawy o PIT) stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

2) maszyny, urządzenia i środki transportu,

3) inne przedmioty

– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu, zwane środkami trwałymi (art. 22a ust. 1 ustawy o PIT).

Nabyty składnik majątku zalicza się więc do środków trwałych podlegających amortyzacji, jeżeli łącznie zostaną spełnione następujące warunki:

- stanowi on własność lub współwłasność podatnika,

- został nabyty lub wytworzony we własnym zakresie,

- jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,

- przewidywany okres używania tego składnika na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej jest dłuższy niż rok,

- jest wykorzystywany przez podatnika na potrzeby prowadzonej przez niego działalności albo został oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu (leasingu operacyjnego),

- nie jest wymieniony w katalogu środków trwałych wymienionych w art. 22c ustawy o PIT (por. interpretację Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 10 września 2015 r., ITPB1/4511-743/15/PSZ).

... ale są też uproszczenia

Opisana w pytaniu maszyna spełnia kryteria pozwalające uznać ją za środek trwały. Jednak na podstawie art. 22d ust. 1 ustawy o PIT, podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, o których mowa w art. 22a i 22b ustawy o PIT, których wartość początkowa, określona zgodnie z art. 22g ustawy o PIT, nie przekracza 3500 zł. Wydatki poniesione na ich nabycie są wówczas kosztem uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.

Wartość początkowa przedmiotowej maszyny odpowiada cenie netto jej nabycia, czyli wynosi 2000 zł (podatek naliczony od nabycia przedmiotowej maszyny w kwocie 460 zł, jako podlegający odliczeniu w deklaracji VAT-7K, nie stanowi, stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a ustawy o PIT, kosztu uzyskania przychodów). Stosownie do art. 22d ust. 1 ustawy o PIT, przedsiębiorca miał prawo nie zaliczać maszyny do środków trwałych, tylko wprost do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania maszyny do używania, tj. w sierpniu 2017 r., jako wyposażenie.

Właściwy zapis

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów regulują przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 728 ; dalej: rozporządzenie).

Stosownie do § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami.

Otrzymana od sprzedawcy faktura z 30 sierpnia 2017 r. nr 145/08/2017 będzie dla przedsiębiorcy podstawą do ujęcia wydatku na nabycie maszyny w podatkowej księdze przychodów i rozchodów po stronie kosztów uzyskania przychodów. Nabyta maszyna stanowi dla przedsiębiorcy wyposażenie. Wyposażenie obejmuje rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone, zgodnie z przepisami ustawy o PIT, do środków trwałych (zob. § 3 pkt 7 rozporządzenia).

Co wynika z objaśnień

Jak wynika z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia. Wydatki poniesione na nabycie przedmiotowej maszyny zaliczonej u przedsiębiorcy do wyposażenia powinny więc zostać zaewidencjonowane w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów >patrz wzór.

Dodatkowa ewidencja

Osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą, które są obowiązane do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, stosownie do § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, prowadzą ewidencję wyposażenia.

Ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa, w rozumieniu odrębnych przepisów, przekracza 1500 zł (§ 4 ust. 2 rozporządzenia). Wartość początkowa przedmiotowej maszyny wynosi 2000 zł, a zatem przedsiębiorca jest zobowiązany do ujęcia jej w ewidencji wyposażenia.

Uwaga! Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę nabycia, numer faktury lub rachunku, nazwę wyposażenia, cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia, numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia, datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji wyposażenia (§ 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia). ?

Autor jest doradcą podatkowym