Przedsiębiorca powinien zadbać o staranne dokumentowanie wydatków. Jeśli tego nie zrobi, to skarbówka może zakwestionować jego rozliczenie. Takie wnioski można wyciągnąć z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 czerwca 2016 r. (II FSK 1399/14).
Spór dotyczył rozliczenia wydatków na usługi doradztwa. Urząd kontroli skarbowej uznał, że przedsiębiorca bezpodstawnie zaliczył je do kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z zawartą z kontrahentem umową, doradztwo miało polegać na wyszukiwaniu powierzchni pod działalność i doprowadzeniu do podpisania umowy najmu. Przedsiębiorca zapłacił za to prawie 1 mln zł, ale nie potrafił wykazać, jakie konkretnie działania podjął kontrahent i jakie lokale zostały przez niego znalezione. Zdaniem fiskusa, ze zgromadzonych w postępowaniu informacji nie wynika, gdzie znajdowały się te lokale i czy była w nich prowadzona działalność. Dlatego faktury za usługi nie mogą być podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.