Podstawa zapisu
Dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być co do zasady faktura bądź rachunek. Podstawą zapisów w księdze mogą być również inne dowody księgowe, jednak pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów zawartych w § 13 i § 14 rozporządzenia. Jeżeli zakup na potrzeby działalności gospodarczej dokonywany jest od osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, to dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów powinny być umowy sprzedaży lub inne dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.
Są wszystkie niezbędne dane
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że na udokumentowanie towarów nabywanych od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przedsiębiorca posiada specyfikacje zawartości przesyłki. Specyfikacja ta zawiera takie elementy, jak:
- ścisłe określenie stron zawierających transakcję: sprzedający-nadawca, kupujący-odbiorca (wraz ze wszystkimi danymi, tj. imię i nazwisko, adres zamieszkania),
- data zawarcia transakcji (datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dotyczy dowód),
- określenie przedmiotu transakcji (model, marka, numer seryjny, ilość, wartość),
- podpisy obu stron biorących udział w transakcji (sprzedający-nadawca, kupujący-odbiorca),
- numer dokumentu (numer przesyłki),
- potwierdzenie przelewu pieniężnego na rachunek bankowy/adres sprzedającego z wyszczególnieniem wartości przedmiotu oraz ceny za przesyłkę.
Można zatem uznać, że specyfikacja ta jest dokumentem zawierającym wszystkie dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, łącznie z podpisami osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych. Może ona zatem być dokumentem będącym podstawą do ujęcia wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów i zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Pogląd ten podzielają organy podatkowe (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 marca 2016 r., ILPB1/4511-1-1568/ 15-4/AA).
Autor jest doradcą podatkowym
Wydatek jest kosztem, gdy spełnia ustawowe warunki
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
