Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży towarów przez internet. Odsprzedawane towary kupuje m.in. od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Na udokumentowanie zakupu towarów od tych osób przedsiębiorca posiada specyfikację zawartości przesyłki, która zawiera następujące informacje:
- adresat/nadawca (strony zawierające transakcje kupna/sprzedaży),
- data nadania/odbioru (data zawarcia transakcji),
- przedmiot transakcji (z określeniem ilościowym oraz jego wartością),
- podpisy stron biorących udział w transakcji,
- numer dokumentu.
Specyfikacja zawartości przesyłki:
- ściśle określa strony transakcji wraz ze wszystkimi danymi, takimi jak imię i nazwisko i adres zamieszkania,
- określa datę zawarcia transakcji (datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej, której dotyczy dowód),
- określa przedmiot transakcji (model, marka, numer seryjny, ilość, wartość),
- zawiera podpisy obu stron biorących udział w transakcji (sprzedający-nadawca, kupujący-odbiorca),
- określa numer dokumentu (numer przesyłki),
- potwierdza wykonanie przelewu pieniężnego na rachunek bankowy/adres sprzedającego z wyszczególnieniem wartości przedmiotu oraz ceny za przesyłkę.
Czy taka specyfikacja może stanowić podstawę do ujęcia wydatku jako kosztu uzyskania przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? – pyta czytelnik.
Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być wyłącznie dowody księgowe spełniające warunki określone w rozporządzeniu ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie).
Stosownie do § 12 ust. 3 rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, do których zalicza się w szczególności:
1.
faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
2.
inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczy dowód,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres wykonania operacji gospodarczej, której dotyczy dowód, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,
- określenie przedmiotu operacji gospodarczej i jego wartości oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Nie tylko faktury i rachunki
Stosownie do § 13 rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:
1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3) dowody przesunięć;
4) dowody opłat pocztowych i bankowych;
5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.
Dowody wewnętrzne
Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) (§ 14 ust. 1 rozporządzenia). W § 14 ust. 2 rozporządzenia zawarty jest zamknięty katalog dokumentów, jakie mogą zostać uznane za dowody wewnętrzne. W katalogu tym nie ma dokumentów potwierdzających zakup towarów handlowych od ludności, z wyjątkiem surowców, roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0) oraz odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych (rozumiem, że takie towary nie są przedmiotem zakupu), zatem przepis ten nie ma zastosowania do zakupu tych towarów.
Podstawa zapisu
Dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być co do zasady faktura bądź rachunek. Podstawą zapisów w księdze mogą być również inne dowody księgowe, jednak pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów zawartych w § 13 i § 14 rozporządzenia. Jeżeli zakup na potrzeby działalności gospodarczej dokonywany jest od osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, to dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów powinny być umowy sprzedaży lub inne dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.
Są wszystkie niezbędne dane
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że na udokumentowanie towarów nabywanych od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przedsiębiorca posiada specyfikacje zawartości przesyłki. Specyfikacja ta zawiera takie elementy, jak:
- ścisłe określenie stron zawierających transakcję: sprzedający-nadawca, kupujący-odbiorca (wraz ze wszystkimi danymi, tj. imię i nazwisko, adres zamieszkania),
- data zawarcia transakcji (datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dotyczy dowód),
- określenie przedmiotu transakcji (model, marka, numer seryjny, ilość, wartość),
- podpisy obu stron biorących udział w transakcji (sprzedający-nadawca, kupujący-odbiorca),
- numer dokumentu (numer przesyłki),
- potwierdzenie przelewu pieniężnego na rachunek bankowy/adres sprzedającego z wyszczególnieniem wartości przedmiotu oraz ceny za przesyłkę.
Można zatem uznać, że specyfikacja ta jest dokumentem zawierającym wszystkie dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, łącznie z podpisami osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych. Może ona zatem być dokumentem będącym podstawą do ujęcia wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów i zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Pogląd ten podzielają organy podatkowe (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 marca 2016 r., ILPB1/4511-1-1568/ 15-4/AA).
Autor jest doradcą podatkowym
Wydatek jest kosztem, gdy spełnia ustawowe warunki
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Aby zatem wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
