Outsourcing rozpoczyna się od zrozumienia, jaka jest kluczowa kompetencja firmy, stanowiąca o jej przewadze konkurencyjnej. Innymi słowy, co firma potrafi zrobić lepiej niż inni i na czym powinna się skoncentrować. Taka analiza daje podstawę rozważenia przekazania na zewnątrz części firmowych procesów biznesowych.
Wtedy też zwykle pojawiają się obawy związane z outsourcingiem, dotyczące:
- utraty kontroli nad daną funkcją (np. księgową),
- pogorszenia jakości jej działania,
- wątpliwości, że dany obszar jest zbyt ważny, aby go outsourcować,
- negatywnego odbioru ze strony pracowników i/lub klientów.
Realia natomiast zwykle są takie, że:
- nie następuje utrata kontroli nad danym procesem biznesowym – zmienia się ona z operacyjnego nadzoru na zarządzanie relacjami partnerskimi,
- jakość wyprowadzonego na zewnątrz zakresu działalności firmy jest pochodną wyboru partnera w tym zakresie – dobra decyzja może nawet poprawić efektywność outsourcowanego procesu.
Konieczne jest jednak wytłumaczenie pracownikom, dlaczego optymalizacja działania firmy i polepszenie jej wyników jest niezbędne. Jeśli natomiast chodzi o klientów firmy – to najczęściej konsekwencją outsourcingu jest wzrost efektywności, czego pozytywne skutki klienci doceniają.
Analiza korzyści
Wśród potencjalnych korzyści wynikających z wdrożenia outsourcingu można wymienić:
- redukcję i lepszą kontrolę kosztów,
- możliwość skoncentrowania się przez firmę na jej kluczowej, podstawowej działalności,
- dostęp do nowoczesnych rozwiązań i wiedzy eksperckiej w zakresie outsourcowanego procesu,
- dowolność doboru partnerów biznesowych,
- zwiększenie swobody i efektywności działania.
Wydatki nie zaskoczą
Redukcja kosztów wynika z efektywnego i wyspecjalizowanego trybu pracy w firmach świadczących specjalistyczne usługi, a ich lepsza kontrola z tego, że z góry wiemy, ile dana usługa będzie kosztowała i nie zaskakują nas dodatkowe koszty wynikające np. z nieplanowanych nieobecności personelu i konieczności zatrudnienia zastępstwa.
Outsourcing zdejmuje z głów osób zarządzających wiele takich zmartwień, jak np. rotacja personelu i ponoszenie skutków błędów pracowników.
Zatrudniając wyspecjalizowaną w danej dziedzinie firmę uzyskujemy dostęp do wysokiej klasy specjalistów i wiedzy, których pozyskanie dla firmy poprzez zatrudnienie pracownika byłoby kosztowne lub nieuzasadnione ekonomicznie.
Za ułamek czasu
W firmie świadczącej usługi księgowe doświadczony doradca podatkowy zdobywa latami doświadczenia z wielu sektorów i wielu sytuacji biznesowych w firmach klientów, a następnie może się tą wiedzą i doświadczeniem z nimi dzielić. Zlecający płaci przy tym tylko za ułamek jego czasu poświęcony na analizę danego zagadnienia, a nie za pracę na etacie.
Współpracując z wyspecjalizowaną firmą, uzyskujemy dostęp do stale uaktualnianej wiedzy jej pracowników, do programów komputerowych i nowoczesnych rozwiązań, których zakup na wyłączność oznacza znaczny wydatek. Natomiast w firmie outsourcingowej ten koszt jest „dzielony" na wielu klientów.
Elastyczność
Dowolność doboru partnerów biznesowych oznacza wolność zmiany tego partnera w razie, gdy współpraca nie wygląda tak, jak tego oczekiwaliśmy. Elastyczność polega na tym, że zlecane usługi – w zależności od potrzeb – mogą być świadczone z siedziby usługodawcy lub w siedzibie usługobiorcy. Mogą być świadczone zarówno z wykorzystaniem programu usługobiorcy, ale w razie takiego życzenia – także na programie usługodawcy udostępnionym zdalnie pracownikom usługobiorcy.
Przykład
Firma, która chce korzystać z outsourcingu obsługi kadrowo-płacowej, preferuje prowadzenie teczek pracowniczych u siebie. Może wówczas zlecić na zewnątrz jedynie naliczanie płac oraz administrację płacową. Zarówno kadry, jak i płace mogą być prowadzone z wykorzystaniem tego samego programu, należącego do klienta lub do firmy outsourcingowej. W ten sposób obie strony mają zapewniony dostęp do programu, pracują w nim w zakresie swoich obowiązków, ale jednocześnie mogą się nawzajem sprawdzać. To zapewnia możliwość podwójnej kontroli, a więc podniesienie jakości procesu.
W zakresie kosztów pracowniczych elastyczność wyraża się w tym, że klient płaci tylko za taką pomoc księgową czy kadrowo-płacową, jakiej potrzebuje i kiedy jej potrzebuje – bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów pracowniczych.
Czym się kierować
Wybierając usługobiorcę, któremu chce się powierzyć obsługę części firmowych procesów, należy zwrócić uwagę na:
- doświadczenie i skalę jego działalności,
- zakres świadczonych usług oraz to, czy są one komplementarne (tj. czy w jednym miejscu firma uzyska pomoc z różnych obszarów),
- zespół pracowników – czy jest on odpowiednio stabilny oraz liczny (tj. czy w każdym kolejnym miesiącu współpracy firma nie będzie obsługiwana przez inną osobę oraz czy zostanie zapewnione zastępstwo podczas nieobecności pracownika obsługującego lub odpowiednia obsługa w przypadku większych potrzeb firmy,
- indywidualną obsługę – tj. czy obsługa jest dostosowana do potrzeb i stylu pracy firmy,
- jakość pracy – czy została ona zweryfikowana przez jednostkę zewnętrzną, np. w postaci przyznania certyfikatu ISO,
- możliwość udostępnienia firmie zdalnego dostępu do programu, za pomocą którego firma będzie obsługiwana, a także na to czy program ten zapewni podgląd danych oraz możliwość generowania raportów,
- szybkość obsługi,
- bezpieczeństwo danych – jakie działania są podejmo wane, aby zapewnić poufność.
—Dagmara Matras
Dagmara Matras, dyrektor działu rozwoju i szkoleń ECOVIS System Rewident sp. z o.o.
Warto korzystać z doświadczenia innych
Wyobraźmy sobie przedsiębiorcę, który prowadzi firmę produkującą notatniki z długopisem. Sam jest w stanie wyprodukować długopisy po 40 gr/szt., ale właśnie się okazało, że znalazł dostawcę takich samych długopisów po 10 gr/szt. Czy będzie upierać się przy samodzielnej produkcji zarówno notatników, jak i długopisów, czy zastanowi się, co zrobić z zaoszczędzonym czasem i pieniędzmi?
Już H. Ford powiedział, że jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić lepiej lub taniej niż konkurenci, to powinniśmy zatrudnić kogoś, kto zrobi to lepiej niż my.
Rynek outsourcingu rośnie nieustannie od lat. W znacznym odsetku firm i korporacji outsourcing jest ważną częścią strategii wzrostu. Zadaniem zarządu firmy jest dbanie o jej wynik finansowy, a outsourcing jest wartym rozważenia narzędziem sprzyjającym jego poprawieniu. Potencjalne oszczędności mogą być znaczne i w zależności od dotychczasowej organizacji procesu outsourcingu oraz typu świadczonej przez zewnętrzną firmę usługi usługobiorcy mogą wynieść od kilkunastu do kilkudziesięciu procent.
Doświadczenie we współpracy z klientami oraz konieczność ciągłego uaktualniania wiedzy swoich konsultantów sprawiają, że firma zewnętrzna jest często w stanie zaproponować optymalne rozwiązania podmiotom, które chcą korzystać z jej usług. Wielu specjalistów jest przekonanych, że podział funkcji księgowej między własną obsługę i korzystanie z usług zewnętrznej firmy jest działaniem zapobiegającym nadużyciom finansowym, ponieważ przy takim rozwiązaniu ma miejsce podwójna kontrola operacji. Trzeba też pamiętać o podziale ryzyka, który się osiąga, zlecając część funkcji na zewnątrz. Kompetentny partner biznesowy redukuje to ryzyko.
