Samochód używany w działalności podlega likwidacji bilansowej najczęściej w skutek normalnej eksploatacji lub wypadku, ponieważ koszty ewentualnej naprawy nie są ekonomicznie uzasadnione.
Likwidacja i złomowanie pojazdu
Samochód firmowy postawiony w stan likwidacji (na podstawie dokumentu LT - „likwidacja środka trwałego") usuwa się z ewidencji środków trwałych (likwidacja oznacza jego wycofanie z używania wskutek utraty przydatności spowodowanej uszkodzeniami powypadkowymi, niekwalifikującymi się do naprawy). Do czasu jego fizycznej likwidacji (złomowania), udokumentowanej stosownym protokołem likwidacyjnym sporządzonym przez komisję likwidacyjną, powinien on figurować w ewidencji pozabilansowej (vide KSR nr 11 „Środki trwałe"). W ujęciu rachunkowym, gdy likwidowany pojazd nie jest całkowicie umorzony, jego nieumorzoną wartością (tj. wartością księgową netto) trzeba obciążyć pozostałe koszty operacyjne. Dodatkowe wydatki związane z likwidacją samochodu firmowego również zaliczane są do pozostałych kosztów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości; dalej: uor).
Czytaj także: Nowe prawo 2019: jakie koszty przy sprzedaży środka trwałego
Zgodnie z regulacjami prawa podatkowego, fizyczna likwidacja samochodu uszkodzonego wskutek wypadku drogowego i udokumentowana protokołem likwidacyjnym upoważnia do zaliczenia jego nieamortyzowanej wartości początkowej do kosztów uzyskania przychodów. Jest to możliwe pod warunkiem, że samochód ten był uprzednio objęty ubezpieczeniem dobrowolnym (art. 23 ust. 1 pkt 5 w zw. z pkt 48 ustawy o PIT; art. 16 ust. 1 pkt 5 w zw. z pkt 50 ustawy o CIT) >patrz ramka.
Pamiętać należy, że właściciel pojazdu wycofanego z eksploatacji, w związku z jego złomowaniem powinien przekazać go wyłącznie do przedsiębiorcy prowadzącego stację demontażu lub przedsiębiorcy prowadzącego punkt zbierania pojazdów (art. 18 ustawy o recyklingu pojazdów wycofanych z eksploatacji).
Właściciel pojazdu wycofanego z eksploatacji ma obowiązek w terminie 30 dni, od daty otrzymania zaświadczenia o demontażu pojazdu lub zaświadczenia o przyjęciu niekompletnego pojazdu, złożyć wniosek o jego wyrejestrowanie.
Przedsiębiorca prowadzący stację demontażu przy przyjmowaniu pojazdu wycofanego z eksploatacji nie pobiera – co do zasady – opłaty od jego właściciela. Wyjątek stanowi sytuacja w przypadku spełnienia co najmniej jednego z następujących warunków:
- pojazd wycofany z eksploatacji nie jest zarejestrowany na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym;
- pojazd wycofany z eksploatacji: jest niekompletny, zawiera odpady, które zostały do niego dodane.
Sprzedaż części odzyskanych po likwidacji
Z likwidacją pojazdów firmowych mogą wiązać się odzyski materiałów (np. w formie złomu). Ich wartość zaliczana jest w dacie przyjęcia do magazynu do pozostałych przychodów operacyjnych.
W chwili wydania materiałów pochodzących z odzysku z magazynu, w związku z ich zbyciem, ich wartość odnoszona jest w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Wygenerowany ze sprzedaży materiałów odzyskanych z likwidacji pojazdów przychód nie stanowi – co do zasady – podstawowej działalności operacyjnej podmiotu i zaliczany jest do pozostałych przychodów operacyjnych). Pamiętać przy tym należy, że transakcja związana ze sprzedażą materiałów odzyskanych z likwidacji uszkodzonego w wypadku drogowym samochodu firmowego (złomu) podlega mechanizmowi tzw. „odwrotnego obciążenia", w przypadku którego obowiązek rozliczenia VAT należnego ciąży na nabywcy. Zgodnie bowiem z art. 17 ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT, podatnikami VAT są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne nabywające towary wymienione w załączniku nr 11 do ustawy o VAT, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:
- dokonującym ich dostawy jest podatnik VAT, u którego sprzedaż nie jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT,
- nabywcą jest podatnik VAT, zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
- dostawa nie jest objęta zwolnieniem, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.
Rozliczenie kosztów ubezpieczenia
Po likwidacji samochodu firmowego uszkodzonego w kolizji drogowej należy rozliczyć koszty jego ubezpieczenia (OC, AC). Niewykorzystana przez podmiot do dnia likwidacji pojazdu składka ubezpieczeniowa powinna zostać zwrócona przez firmę ubezpieczeniową. Zgodnie z art. 41 ust. 1 pkt 1 i 6 ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych, zwrot składki za niewykorzystany okres ubezpieczenia przysługuje w przypadku wyrejestrowania pojazdu mechanicznego oraz wydania zaświadczenia o demontażu pojazdu (zaświadczenia o przyjęciu niekompletnego pojazdu).
Pojazd podlega wyrejestrowaniu przez organ właściwy ze względu na miejsce jego ostatniej rejestracji, na wniosek właściciela, w przypadku (art. 79 ust. 1 pkt 1 i 6 prawa o ruchu drogowym):
- przekazania pojazdu do przedsiębiorcy prowadzącego stację demontażu lub przedsiębiorcy prowadzącego punkt zbierania pojazdów, na podstawie zaświadczenia o demontażu pojazdu,
- przekazania niekompletnego pojazdu do przedsiębiorcy prowadzącego stację demontażu lub przedsiębiorcy prowadzącego punkt zbierania pojazdów, na podstawie zaświadczenia o przyjęciu niekompletnego pojazdu.
Również prawo cywilne przewiduje zwrot na rzecz ubezpieczającego składki za okres niewykorzystanej ochrony ubezpieczeniowej (art. 813 § 1 Kodeksu cywilnego).
Księgowe ujęcie likwidacji pojazdu firmowego
Operacje gospodarcze związane z likwidacją uszkodzonego w wypadku drogowym samochodu firmowego, wykluczającą możliwość jego naprawy w księgach rachunkowych.
Zaprzestanie odpisów
Natomiast postawienie samochodu firmowego, zakwalifikowanego uprzednio do środków trwałych, w stan likwidacji powoduje konieczność zaprzestania naliczania odpisów amortyzacyjnych od takiego składnika firmowego majątku. Zgodnie bowiem z art. 22h ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT i odpowiednio art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT), odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym te środki wprowadzono do ewidencji, do końca tego miesiąca, w którym postawiono je w stan likwidacji.
Pojazd niekompletny
Za niekompletny pojazd uważa się pojazd, który nie zawiera co najmniej jednego istotnego elementu określonego w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie listy istotnych elementów pojazdu kompletnego. W przypadku przyjmowania niekompletnego pojazdu wycofanego z eksploatacji, opłata nie może przekraczać 10 zł za każdy kilogram brakującej masy pojazdu.
