Sam obowiązek składania sprawozdań finansowych to nie nowość. Już jednak za dwa miesiące, na początku października, zmieni się forma ich składania do Krajowego Rejestru Sądowego. Jedyną akceptowalną postacią będzie sprawozdanie w formacie XML. Będzie to zatem rewolucja podobna do tej, jaką niedawno przeszła sprawozdawczość podatkowa. Sprawozdania będą przypominały nieco pliki JPK.

Czytaj także: Elektroniczne składanie sprawozdań finansowych krok po kroku

W marcu wprowadzono wymóg składania sprawozdań w formie elektronicznej. W praktyce jednak są to najczęściej zwykłe skany dokumentów sporządzonych w tradycyjnej papierowej formie. Od października taka forma już nie będzie akceptowana. Jak dokładnie ma wyglądać struktura takich plików – na razie nie wiadomo. Ministerstwo Finansów przedstawiło przed kilkoma tygodniami niektóre struktury logiczne sprawozdań (dotyczące np. banków czy małych jednostek), a w sierpniu ma przedstawić pozostałe. Ostatecznie te techniczne wymogi mają być zawarte w ministerialnym rozporządzeniu.

Jeden cyfrowy wzorzec

Podstawowy pożytek z nowej formy sprawozdań to m.in. możliwość sprawniejszego wygenerowania danych wskazujących na różne trendy gospodarcze i finansowe wśród firm je składających. Dane będą bowiem ujęte w zestandaryzowanym pliku elektronicznym, łatwo będzie poddawać je przetwarzaniu. Dzisiejsze skany dokumentów takiej możliwości nie dają.

Zdaniem resortu finansów dotychczasowa forma składania takich sprawozdań do organów podatkowych jest skomplikowana i czasochłonna. „Może to ograniczać efektywność polskich podatników, a tym samym negatywnie wpływać na możliwości rozwojowe polskiej gospodarki" – czytamy w informacji na stronie internetowej MF.

Wymagania resortu co do struktury logicznej plików mają spore znaczenie dla firm zobowiązanych do stosowania nowej formy sprawozdań. O ile podstawowe dane w bilansie, jak przychody i koszty, dają się jednoznacznie przedstawić liczbowo, o tyle nie dotyczy to już kwestii typowo opisowych. Na przykład opis, co się działo ze środkami trwałymi firmy w ciągu roku, trudno ująć inaczej niż w polu tekstowym (a nie w ciągu liczb). To samo dotyczy danych niefinansowych dotyczących m.in. polityki danej firmy wobec społeczności lokalnej. Wątpliwości mogą mieć też spółki stosujące Międzynarodowe Standardy Rachunkowości. Pozwalają one na pewną dowolność w skonstruowaniu sprawozdania finansowego i również może być trudno o standaryzację takich sprawozdań.

Obowiązek sporządzania sprawozdań wyłącznie w formie elektronicznej pojawi się 1 października. Trzeba będzie podpisywać je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zaufanym profilem ePUAP. Zniknie też obowiązek równoczesnego przesyłania sprawozdań do urzędów skarbowych. Zrobi to KRS. Dane ze sprawozdań trafią w ten sposób do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.

Biegli też się przygotowują

Elektroniczna rewolucja dotknie też od 1 października biegłych rewidentów i firm audytorskich. Będą musiały sporządzać sprawozdania z badania w formie elektronicznej oraz podpisywać je kwalifikowanym podpisem. Ma to jednak dotyczyć tylko usług wykonywanych dla podmiotów wpisanych do KRS.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości wszystkie podmioty prowadzące księgi rachunkowe mają obowiązek publikacji sprawozdań finansowych w KRS. Maksymalny termin na złożenie sprawozdania to 15 dni kalendarzowych od dnia zatwierdzenia sprawozdania za dany rok. Gdy rok bilansowy pokrywa się z kalendarzowym, obowiązek złożenia sprawozdania do KRS upływa 15 lipca następnego roku.

Niedopełnienie obowiązku publikacji zatwierdzonego sprawozdania w KRS grozi karami przewidzianymi w kodeksie karnym skarbowym.

Andrzej Karpiak biegły rewident, członek Krajowej Rady Biegłych Rewidentów

Uważam wprowadzenie sprawozdań elektronicznych za krok w dobrym kierunku, choć zapewne będzie się to wiązało z pewnymi wydatkami przedsiębiorców na oprogramowanie. Być może na dalszą metę będzie to dla nich dobra inwestycja. Wprawdzie już dziś sprawozdania finansowe są składane w formie elektronicznej, ale ich forma – czyli skan papierowego dokumentu – nie daje takich możliwości, jakie da format XML. Sprawozdania w tej ostatniej formie ułatwią przetwarzanie danych i generowanie zbiorczych raportów. W efekcie, gdy zainteresowane osoby będą chciały przeanalizować jakieś trendy w sprawozdaniach finansowych spółek, będą miały ułatwione zadanie.