Jak wyliczyć podstawę wymiaru składek ZUS

Podstawę wymiaru składek ZUS stanowi co do zasady przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z uwzględnieniem przewidzianych przez ustawodawcę wyłączeń z tej podstawy. Niezależnie od tej definicji ustawodawca wprowadził roczne ograniczenie przychodu, od którego należy odprowadzać składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. To równowartość 30 kwot przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej, prognozowanego na dany rok. Tę stawkę wskazuje ustawa budżetowa.

W 2015 r. ten limit wynosi 118 770 zł. Po jego przekroczeniu od zarobków pracownika czy zleceniobiorcy nie należy już naliczać składek na ubezpieczenia emerytalne oraz rentowe (art. 19 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych; dalej: ustawa o sus). Osiągnięcie tego pułapu zwalnia równocześnie z obowiązku opłacania za pracownika składek na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP).

Przekroczenie rocznej podstawy składek emerytalno-rentowych nie wpływa natomiast na konieczność naliczania składek na pozostałe ubezpieczenia. To ograniczenie nie ma bowiem zastosowania do podstawy opłat na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych ani na ubezpieczenie zdrowotne.

Kto czuwa nad limitem

Przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych powinien w pierwszej kolejności pilnować płatnik składek, dokonując na rzecz zatrudnionego wypłat stanowiących podstawę ich wymiaru. Na podstawie własnej dokumentacji płacowej sprawdza, czy podstawa wymiaru składek liczona narastająco od początku roku nie osiągnęła maksymalnego pułapu. Gdy tak się stanie, od nadwyżki zaprzestaje naliczać składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (ewentualnie na FEP). Na ogół płatników wyręczają w tym zakresie nowoczesne systemy kadrowo-płacowe, które pilnują limitów. To bardzo wygodne rozwiązanie, pod warunkiem że użytkownik programu dba o aktualność stawek. W każdym przypadku rolą płatnika jest natomiast weryfikacja poprawności dokonywanych rozliczeń.

Mnożenie płatników

Sytuacja się komplikuje, gdy składki za daną osobę opłaca jeszcze inny płatnik. Ustawodawca odniósł się do takiej sytuacji, stanowiąc, że to ubezpieczony ma wówczas obowiązek poinformować wszystkich płatników o przekroczeniu rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych. I to on odpowie za skutki błędnie złożonej informacji, która spowoduje nieopłacenie należnych składek (art. 19 ust. 6 ustawy o sus). Gdy przez jego oświadczenie niezgodne ze stanem faktycznym powstanie zadłużenie z tytułu składek społecznych, spada na niego ciężar spłacenia go w całości (§ 10 rozporządzenia składkowego).

Aby zminimalizować ryzyko przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek ZUS, warto, aby obie strony stosunku pracy dołożyły należytej staranności w zakresie ustalania podstawy ich wymiaru. Szczególną uwagę płatnik powinien zwrócić na osoby zatrudniane w trakcie roku oraz te, które poinformowały o dodatkowym tytule do ubezpieczeń społecznych. Warto im przypominać o rocznym limicie składek, jak też o ciążącym na nich obowiązku poinformowania płatnika o przekroczeniu granicy 30-krotności wynagrodzenia.

Jeśli już dojdzie do takiego przekroczenia, to płatnik otrzyma informację w tej sprawie z ZUS.

Do przeliczenia

Jeżeli składki były przekazywane do ZUS, mimo przekroczenia limitu 30-krotności, to zarówno na koncie ubezpieczonego jak i płatnika powstaje nadpłata składek emerytalno-rentowych (ewentualnie również na FEP). Ze względu na sposób ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, dochodzi równocześnie do jej zaniżania, a tym samym do obliczania zbyt niskiej składki zdrowotnej. Liczy się ją bowiem od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (bez stosowania ograniczenia do 30-krotności i bez pomijania wynagrodzenia chorobowego), po odliczeniu od niej składek finansowanych przez ubezpieczonego.

Reasumując, w razie opłacania składek po przekroczeniu limitu 30-krotności, dochodzi:

- po stronie ubezpieczonego – do nadpłaty na koncie emerytalnym i rentowym oraz niedopłaty składki zdrowotnej,

- po stronie płatnika – do nadpłaty na koncie emerytalnym i rentowym (ewentualnie na FEP).

Bez względu na to, z czyjej winy doszło do przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek, w każdym przypadku płatnik musi sporządzić i przekazać do ZUS korektę dokumentów rozliczeniowych, chyba że z urzędu zrobi ją ZUS (informując o tym płatnika). Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących składa się z:

- raportu ZUS RCA, w którym płatnik prawidłowo rozlicza składki na ubezpieczenia za pracownika, oraz

- deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, w której wykazuje pełne rozliczenie składek za wszystkich ubezpieczonych i kwoty wypłaconych świadczeń.

Skorygowane dokumenty to podstawa do ustalenia wartości nadpłaty składek społecznych oraz niedopłaty na koncie zdrowotnym. Po tych przeliczeniach płatnik powinien niezwłocznie rozliczyć się z pracownikiem, zwracając mu nadpłacone przez niego składki.

Wysokość zwrotu

Nadpłacone składki emerytalno-rentowe w części finansowanej przez pracownika zaniżają podstawę opodatkowania. O ich wartość pomniejsza się bowiem podstawę obliczenia podatku. Dlatego w miesiącu zwrotu nadpłaty pracownikowi stanowi ona przychód ze stosunku pracy.

Kwota nadpłaty składek zwrócona pracownikowi przez ZUS za pośrednictwem płatnika, stanowi jego przychód ze stosunku pracy bez względu na to, czy jest to zwrot składek pobranych od niego w roku bieżącym czy w latach wcześniejszych. W efekcie zatrudniający musi zsumować kwotę zwrotu z wynagrodzeniem i pozostałymi przychodami uzyskanymi przez pracownika w danym miesiącu i od całości pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Zaliczkę pobiera się od kwoty nadpłaconych składek emerytalno-rentowych w części finansowanej przez pracownika, przed ich pomniejszeniem o wysokość niedopłaconej składki zdrowotnej.

Jeżeli korekta podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dotyczy innego roku podatkowego, pracodawca nie ma obowiązku korygowania rozliczeń podatkowych za ten rok. Deklaracje podatkowe (PIT-4R oraz informacja PIT-11) za rok, którego dotyczy zwrot, zostały bowiem sporządzone poprawnie i odzwierciedlały zaistniały wówczas stan faktyczny.

Ustaloną w oparciu o powyższe zaliczkę na podatek w dalszym etapie płatnik pomniejsza o część składki zdrowotnej wcześniej nieopłaconej, która podlega odliczeniu od podatku. Jest to część odpowiadająca 7,75 proc. podstawy jej wymiaru.

Ponieważ zwracane składki są przychodem ze stosunku pracy, to należy je uwzględnić jak każdy przychód w zeznaniu podatkowym za rok, w którym podatnik faktycznie je otrzymał, niezależnie od tego, którego roku dotyczy zwrot.

podstawa prawna: art. 19 ust. 1 i 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 121 ze zm.)

podstawa prawna: § 10 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.)

Przykład

Za pracownika zatrudnionego w listopadzie 2014 r. zakład naliczył pełne składki zarówno od wynagrodzenia wypłaconego mu za listopad, jak i grudzień ub.r. Podwładny nie poinformował jednak, że u poprzedniego płatnika przekroczył już roczną podstawę wymiaru składek. Pracodawca dowiedział się o tym dopiero z pisma ZUS, które otrzymał we wrześniu 2015 r. ZUS jednocześnie z urzędu skorygował składki (patrz: kartoteka).

Odnosząc się do dokonanej korekty, zakład ustalił kwotę nadpłaty i niedopłaty składek w następującej wysokości:

- nadpłata składek społecznych po stronie pracownika: 918,57 zł + 918,57 zł – 164,15 zł – 164,15 zł = 1508,84 zł

- niedopłata składki zdrowotnej: 520,33 zł + 520,33 zł – 588,23 zł – 588,23 zł = –135,80 zł (kwota niedopłaconej składki zdrowotnej stanowi 9 proc. wartości nadpłaconych składek społecznych, tj. 9 proc. z 1508,84 zł = 135,80 zł)

- nadpłata składek po stronie pracodawcy: 1270,99 zł + 1270,99 zł – 181,57 zł – 181,57 zł = 2178,84 zł.

Pracodawca zwrócił podwładnemu nadpłatę we wrześniu. Od kwoty zwrotu, tj. 1508,84 zł, powinien pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Powinien ją pomniejszyć o niedopłaconą składkę zdrowotną w części, którą można odliczyć – tj. o 116,94 zł (1508,84 zł x 7,75 proc.). Tak ustaloną wartość przekazuje następnie do urzędu skarbowego (po zaokrągleniu do pełnych złotych).

Od wartości zwracanych składek nie nalicza się składek ZUS. W praktyce możliwe są dwa sposoby rozliczenia przychodu pracownika:

Wariant 1. Od sumy składników

Pierwszy sposób polega na dokonywaniu na jednej liście płac kolejnych działań:

- doliczenie kwoty składek emerytalno-rentowych nadpłaconych przez pracownika do pozostałych przychodów uzyskanych przez niego we wrześniu,

- naliczenie od tej sumy zaliczki na podatek dochodowy,