Dwa angaże komplikują rozliczenia składek ZUS

Rozliczenia składkowe nieco się komplikują, gdy pracownik zatrudniony jest w co najmniej dwóch firmach i oświadcza, że w danym miesiącu przekroczy roczną granicę składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe. Zgodnie z przepisami, jeśli ubezpieczony ma kilku płatników, to sam musi monitorować przekroczenie składkowego progu. Ma on obowiązek zawiadomić wszystkich płatników o przekroczeniu kwoty rocznej podstawy wymiaru składek. Przesądza o tym art. 19 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Żaden przepis nie mówi jednak, by takie zawiadomienie musiało mieć pisemną formę. Nie ma też regulacji, która zobowiązywałaby ubezpieczonego do przedstawienia zaświadczeń potwierdzających jego dochody osiągnięte u innego płatnika składek. Podstawą do zaniechania naliczania składek emerytalno-rentowych może więc być także ustna informacja uzyskana od podwładnego.

Ubezpieczony informuje

Ponieważ jednak poinformowanie szefa o przekroczeniu granicy składkowej spoczywa na ubezpieczonym, a błędy w tym zakresie obciążają go finansowo, to do celów dowodowych w interesie samego pracującego jest to, aby przekazać wszystkim płatnikom taką pisemną informację.

Jeśli nie złoży takiego pisma, warto by osoba odpowiedzialna za prawidłowe rozliczenia w firmie sporządziła notatkę służbową o przyjęciu od zatrudnionego ustnego zawiadomienia o przekroczeniu kwoty granicznej. Choć przepisy stanowią, że odpowiedzialność za skutki błędnego zawiadomienia ponosi ubezpieczony, to w razie sporu płatnik będzie musiał udowodnić, że uzyskał od zatrudnionego nieprawdziwe informacje.

Pomocny wzór

W zawiadomieniu – zarówno ustnym, jak i pisemnym – pracownik powinien podać informacje, które umożliwią płatnikowi prawidłowe ustalenie podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych w miesiącu przekroczenia rocznej kwoty granicznej, czyli informację o:

- łącznym dochodzie/przychodzie osiągniętym od początku danego roku kalendarzowego do miesiąca poprzedzającego miesiąc przekroczenia oraz

- przychodzie (u drugiego z płatników), który zostanie osiągnięty w miesiącu przekroczenia.

Dopiero taki dokument stanowi dla płatnika podstawę do zaprzestania obliczania i przekazywania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Aby prawidłowo ustalić właściwą w miesiącu przekroczenia podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych, obaj płatnicy (czyli obie firmy zatrudniające tę samą osobę), mogą posłużyć się następującym wzorem:

x = (a × c) : b,

gdzie:

a – łączna kwota przekroczenia ograniczenia podstawy składek u obydwu pracodawców w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie,

b – łączna kwota przychodu osiągnięta u obydwu pracodawców w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie,

c – przychód osiągnięty u danego pracodawcy w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie,

x – wartość przekroczenia kwoty granicznej przez ubezpieczonego za dany miesiąc u danego pracodawcy.

Przykład

Pan Antoni zatrudniony na etacie zarabia miesięcznie 8000 zł. Jest on również pracownikiem innego podmiotu. W listopadzie 2012 r. złożył pracodawcy oświadczenie, zgodnie z którym w tym miesiącu jego przychód podlegający oskładkowaniu przekroczy roczny limit. W oświadczeniu tym wskazał, że:

- suma oskładkowanych przychodów ogółem od stycznia do października br. (z wyłączeniem miesiąca, w którym nastąpi przekroczenie) wyniosła 99 500 zł,

- kwota oskładkowanego przychodu u drugiego pracodawcy uzyskanego w listopadzie br. wynosi 4000 zł (w miesiącu, w którym nastąpi przekroczenie).

Pracodawca ustalił, że kwota, od której obie firmy powinny naliczyć składki emerytalno-rentowe za listopad wynosi 6280 zł:

99 500 zł (oskładkowany przychód uzyskany od początku 2012 r.) + 12 000 zł (przychód uzyskany w listopadzie 2012 r.) = 111 500 zł

111 500 zł – 105 780 zł (roczna kwota ograniczenia składek) = 5720 zł (kwota przekroczenia limitu – we wzorze symbol „a")

- łączna kwota przychodu osiągnięta u obydwu pracodawców w listopadzie wynosiła: 12 000 zł (8000 zł + 4000 zł; we wzorze symbol „b"),

- przychód uzyskany u pierwszego pracodawcy to 8000 zł – we wzorze symbol „c").

Na podstawie tych danych pracodawca obliczył, że za listopad br. powinien rozliczyć składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wymiaru w kwocie 4186,67 zł, zgodnie z wyliczeniem:

(5720 zł x 8000 zł) : 12 000 zł = 3813,33 zł; 8000 zł – 3813,33 zł = 4186,67 zł.

Przykład

Pani Anna jest zatrudniona w dwóch zakładach pracy, w firmie A i B. W listopadzie 2012 r. złożyła obu pracodawcom informacje, że jej przychód stanowiący podstawę składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe od stycznia do listopada br. wyniósł łącznie 105 000 zł. W grudniu w firmie A osiągnie przychód w wysokości 5500 zł, a w firmie B – 5000 zł.

Po zsumowaniu dotychczasowego przychodu z pensją wypłaconą w grudniu, pracodawcy obliczyli, że roczna podstawa składek zostanie przekroczona o 9720 zł, co wynika z poniższych obliczeń:

105 000 zł (przychód uzyskany w 2012 r.) + 10 500 zł (łączny przychód uzyskany w grudniu 2012 r.) = 115 500 zł

115 500 zł – 105 780 zł (roczna kwota ograniczenia składek) = 9720 zł

Pracodawca A obliczy składki od podstawy 408,57 zł, ustalonej następująco: