Świadczenia chorobowe: wypłata w terminie, albo dojdą odsetki

Pracodawca, który jest w danym roku kalendarzowym płatnikiem zasiłków z ubezpieczenia społecznego i wypadkowego, musi je wypłacać terminowo, tak jak zresztą wynagrodzenie za pracę.

Nieuzasadniona zwłoka czy zwykła opieszałość skutkują dodatkowym obciążeniem kieszeni płatnika w postaci odsetek, jakie należą się ubezpieczonemu.

Kto płaci i kiedy

Prawo do zasiłków i ich wysokość ustalają i świadczenia te wypłacają:

1) płatnicy składek osobom ubezpieczonym – jeśli zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych (z wyjątkiem sytuacji, gdy świadczenia przysługują po ustaniu ubezpieczenia, np. zatrudnienia czy pracy na zlecenie);

2) ZUS:

• osobom, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób,

• przedsiębiorcom i osobom z nimi współpracującym,

13 proc. to obowiązująca od 15 grudnia 2008 r. stawka odsetek ustawowych

• duchownym,

• osobom uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia,

• ubezpieczonym podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u zagranicznego pracodawcy.

Zatem zasiłki wypłaca albo ZUS, albo pracodawca (zleceniodawca), który jest uprawniony do pełnienia funkcji płatnika świadczeń, ponieważ 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób.

Gdy są dokumenty

Pracodawcy, którzy mają obowiązek wypłacać zasiłki, muszą je realizować w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń lub dochodów. ZUS robi to natomiast na bieżąco, po stwierdzeniu uprawnień.

Trzeba jednak pamiętać, że zasiłki wypłaca się nie później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia wszystkich dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do świadczenia. Tak wskazuje art. 64 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.); dalej ustawa zasiłkowa.

Zatem w kwestii terminu wypłaty zasiłku dużo zależy od samego ubezpieczonego. Musi on dostarczyć płatnikowi odpowiednie dokumenty, na podstawie których w ogóle będzie można ustalić prawo do danego świadczenia i jego wysokość. Przy zasiłku chorobowym będzie to np. zwolnienie lekarskie na druku ZUS ZLA, przy macierzyńskim m.in. skrócony odpis aktu urodzenia dziecka, a opiekuńczego nie wolno wypłacić bez oświadczenia na druku ZUS Z-15.

Na przełomie miesięcy

Wynagrodzenia, a więc i zasiłki, pracodawcy najczęściej wypłacają z dołu. Dlatego w razie gdy pracownik złoży wszystkie niezbędne dokumenty przed upływem okresu, za który świadczenie przysługuje, termin 30 dni należy liczyć od następnego dnia po ostatnim dniu niezdolności do pracy. Gdy okres absencji zdrowotnej przypada na przełomie dwóch miesięcy, termin na uiszczenie zasiłku za część choroby przypadającej do końca miesiąca trzeba liczyć od następnego dnia po zakończeniu tego miesiąca.

Przykład

W firmie X wypłaty wynagrodzeń przypadają na ostatni dzień każdego miesiąca. Pracownik przyniósł zwolnienie lekarskie na okres od 27 września do 5 października.

Dostarczył je do firmy, która jest płatnikiem zasiłków, w tym samym dniu, w którym był u lekarza, czyli 27 września. W 2012 r. przebywał na L4 już kilkakrotnie i wykorzystał 33-dniowy okres wypłaty wynagrodzenia chorobowego.

Za cztery dni choroby we wrześniu (od 27 do 30 września) zakład pracy wypłacił mu zasiłek 28 września, czyli w dniu realizacji wynagrodzeń za wrzesień (ostatni dzień roboczy miesiąca).

Jednak firma mogła wypłacić świadczenie nawet 30 października, ponieważ 30-dniowy termin należy zacząć liczyć od 1 października. Wypłata zasiłku za pięć dni października powinna nastąpić w terminie wypłaty pensji za ten miesiąc, nie później niż w ciągu 30 dni, licząc od 6 października.

Pośrednictwo poczty

Mogło być również tak, że pracownik wysłał druk ZUS ZLA listem poleconym za pośrednictwem poczty. Zwolnienie nadał 28 września, a do firmy dotarło 2 października. Pracodawca wypłaci zasiłek za cały okres zwolnienia 31 października, razem z poborami za październik. Termin 30 dni jest tutaj liczony dopiero od 3 października, ponieważ 2. dnia tego miesiąca pracodawca otrzymał dowód potwierdzający niezdolność do pracy.

Spóźnialski płaci więcej

Jeżeli pracodawca nie wypłaci zasiłku terminowo, musi wypłacić go z odsetkami. Nalicza je od kwoty zasiłku brutto w wysokości i na zasadach określonych w art. 85 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).

Mówi on, że jeżeli ZUS – w terminach przewidzianych w przepisach określających zasady przyznawania i wypłacania świadczeń pieniężnych z ubezpieczeń społecznych lub świadczeń zleconych do wypłaty na mocy odrębnych przepisów albo umów międzynarodowych – nie ustalił prawa do świadczenia lub nie wypłacił tego świadczenia, jest obowiązany do wypłaty odsetek od tego świadczenia w wysokości odsetek ustawowych określonych przepisami prawa cywilnego.

Nie dotyczy to przypadku, gdy opóźnienie w przyznaniu lub wypłaceniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które ZUS nie ponosi odpowiedzialności. Powyższe uregulowanie ma zastosowanie również do płatników składek (pracodawców czy zleceniodawców) zobowiązanych ustawowo do wypłaty świadczeń pieniężnych z ubezpieczeń społecznych.

Zatem nie tylko ZUS, ale również pracodawca, który spóźni się z wypłatą zasiłku, musi zrealizować należność wraz z odsetkami, chyba że zwłoka wyniknęła z okoliczności, za które nie odpowiada.

Jak obliczyć procent

Odsetki wypłaca się za okres od dnia następującego po upływie terminu na ustalenie prawa do świadczeń lub ich wypłaty, przewidzianego w przepisach określających zasady przyznawania i wypłacania świadczeń, do dnia wypłaty włącznie. Czas opóźnienia w wypłaceniu świadczenia okresowego liczy się od dnia następującego po ustalonym terminie jego płatności.

Tak stanowi § 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 lutego 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad wypłacania odsetek za opóźnienie w ustaleniu lub wypłacie świadczeń z ubezpieczeń społecznych (DzU nr 12, poz. 104). Jeżeli uprawniony otrzymuje świadczenie za pośrednictwem poczty lub na rachunek bankowy, za dzień wypłaty uważa się datę przekazania należności na pocztę lub do banku.

Powyższe rozporządzenie podaje również wzór na ustalenie należnych do wypłaty odsetek. Oblicza się je, mnożąc kwotę opóźnionego świadczenia przez liczbę dni zwłoki i przez roczną stopę procentową odsetek, a następnie iloczyn ten dzieląc przez 365.

Przykład

Pracodawca – płatnik zasiłku, miał wypłacić pani Janinie zasiłek chorobowy w wysokości 584,30 zł najpóźniej 28 września br., a dokonał tego dopiero 31 października. Roczna stopa odsetek wynosi obecnie 13 proc., a liczba dni zwłoki wyniosła w tym przypadku 33 (od 29 września do 31 października). Odsetki wynoszą:

(584,30 zł x 33 dni x 13 proc.) : 365 = 6,87 zł

Odsetki należy wypłacać z urzędu łącznie z opóźnionym świadczeniem. Jeżeli odsetki nie zostaną doliczone do kwoty należności, wypłaca się je:

1) nie później niż łącznie z wypłatą świadczenia w następnym terminie jego płatności – gdy dotyczą świadczenia okresowego,

2) niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 30 dni – gdy dotyczą świadczenia jednorazowego.

OPÓŹNIENIE NA KOSZT PŁATNIKA

Pracodawca, który jest płatnikiem zasiłków, tylko chwilowo wykłada na nie swoje środki.

Zasiłki są bowiem finansowane z funduszy ubezpieczeń społecznych. Dlatego płatnik rozlicza składki i wypłacone w danym miesiącu zasiłki w jednej deklaracji zbiorczej ZUS DRA, ale wpłaty na ubezpieczenia społeczne dokonuje w wysokości stanowiącej różnicę między wykazaną w deklaracji sumą należnych składek za dany miesiąc kalendarzowy a kwotą tzw. uznań, czyli wypłaconych zasiłków oraz przysługującego płatnikowi wynagrodzenia za wykonywanie zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń.

O ile jednak prawidłowo wypłacone zasiłki pracodawca odpisuje w ciężar bieżących zobowiązań wobec ZUS z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, o tyle nie zrobi tego z odsetkami za zwłokę w wypłacie. Te procenty, jako forma sankcji za nieterminowe regulowanie świadczeń, obciążają kieszeń pracodawcy.

Podobnie jest w przypadku, gdy płatnik, mimo że był upoważniony do wypłaty zasiłku, nie zrobił tego. Ubezpieczony może wówczas zwrócić się o wypłatę należności do ZUS. Jednak odsetki za zwłokę powinien mu wypłacić pracodawca, który nie dopełnił obowiązków nałożonych na niego ustawowo. Tak wskazywał Sąd Najwyższy w wyroku z 23 maja 2012 r. (I UK 447/11).