Trzeba posiadać bezpieczny podpis elektroniczny

[b]Od 21 lipca 2009 r. podpis ten jest jedyną uznawalną formą potwierdzania dokumentów przesyłanych do ZUS w formie elektronicznej.[/b]

Jest to zgodne z obowiązującą już nowelizacją [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=175AB0CF05B00E24CD51036FB68D5D9E?id=163185]ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU nr 130, poz. 1450 ze zm.)[/link]. Do tej pory płatnicy składek mogli przekazywać do ZUS dokumenty w formie elektronicznej bez konieczności opatrywania ich bezpiecznym podpisem. Mogli wykorzystywać posiadane certyfikaty niekwalifikowane do czasu upływu ważności tych dokumentów, pod warunkiem jednak, że były wystawione przed 21 lipca 2008 r. Ich termin ważności wygasł właśnie 21 lipca tego roku.

[srodtytul]Nie dla każdego[/srodtytul]

Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy użyciu ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest formą autoryzacji dokumentu elektronicznego w sposób umożliwiający jednoznaczną identyfikację osoby składającej ten podpis.

Tylko płatnicy, którzy opłacają składki za więcej niż pięciu ubezpieczonych, muszą go używać. Oni bowiem są zobowiązani do przekazywania do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych w postaci elektronicznej za pośrednictwem programu Płatnik lub innego programu interfejsowego. Taki obowiązek mają również ci przedsiębiorcy, którzy, choć są mniejsi, to korzystają z teletransmisji danych. Pozostali nadal mogą składać do ZUS dokumenty tak jak dotychczas, a więc w formie papierowej.

Warto się udać do uprawnionych centrów certyfikacji po tzw. kwalifikowany certyfikat. Trzeba za to zapłacić. Nie ma jednej ceny – każde centrum ma prawo ustalać własne ceny, ale w każdym przypadku koszt certyfikatu zależy m.in. od okresu ważności, na jaki zostaje wydany.

[srodtytul]Tylko jeden uprawniony[/srodtytul]

Ważne jest też to, że taki certyfikat jest wydawany nie dla firmy, lecz dla określonej osoby. Nie może być wykorzystywany przez innego użytkownika. Wprawdzie dzięki temu można jednoznacznie wskazać osobę, która przesyła dokumenty, ale sprawa się komplikuje, gdy jest ona nieobecna w pracy, np. z powodu choroby albo urlopu wypoczynkowego.

Najprościej jest zakupić więcej niż jeden taki podpis. Dzięki temu w razie nieobecności danego pracownika inna osoba będzie mogła wysłać dokumenty.

Jak natomiast wygląda sytuacja biur rachunkowych, które przekazują do ZUS dokumenty w imieniu kilku płatników? Nie muszą one posługiwać się odrębnymi certyfikatami dla różnych płatników składek. To oznacza, że jedna osoba z biura rachunkowego obsługująca jednocześnie wiele firm może przekazywać przy użyciu swojego certyfikatu dokumenty w postaci elektronicznej za wielu płatników. Nie jest przy tym konieczne rejestrowanie upoważnień do tego w ZUS.

[ramka][b]Uwaga [/b]

Przy pierwszym zakupie certyfikatu należy się zaopatrzyćw czytnik kart kryptograficznych z odpowiednim oprogramowaniem. Można go wykorzystywać do wielu kart.

[b]Zapamiętaj[/b]

Używanie cudzego certyfikatu jest łamaniem prawa. Nie wolno więc udostępniać osobom trzecim karty z certyfikatem i zabezpieczającego go numeru PIN.[/ramka]

[ramka][b]Z jakim certyfikatem na dokumencie[/b]

Niektóre dokumenty w formie elektronicznej można złożyć do ZUS wyłącznie po podpisaniu ich bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego. Obecnie, jak wynika z informacji ZUS, jego system akceptuje certyfikaty wydane tylko przez trzy centra:

- PCC CERTUM – Unizeto Technologies,

- SZAFIR – Krajowa Izba Rozliczeniowa,

- PCCE Sigillum – PWPW.

W przypadku używania certyfikatu wystawionego przez inne niż wspomniane centrum certyfikacji, które jednak jest zrównane pod względem prawnym z kwalifikowanymi certyfikatami wydanymi przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi na terytorium Polski, należy zgłosić zamiar korzystania z Elektronicznego Urzędu Podawczego poprzez formularz:

- ZUS – EWN – wniosek płatnika składek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek,

- ZUS – EZS – wniosek płatnika składek o zwrot nadpłaconych składek,